Theo dõi trạng thái đồng bộ chứng từ trên phần mềm Sapo Omni

Màn hình danh sách chứng từ trên Sapo Omni giúp bạn dễ dàng kiểm tra, theo dõi tình trạng đồng bộ dữ liệu sang phần mềm kế toán Sapo Accounting (SA). Sau khi chứng từ được đồng bộ thành công sang Sapo Accounting, hệ thống sẽ tự động gắn nhãn (tags) trạng thái đồng bộ trên chứng từ tương ứng tại Omni. Tính năng này hỗ trợ hộ kinh doanh và doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu chính xác, kịp thời phát hiện lỗi hoặc tránh hạch toán trùng lặp các chứng từ phát sinh ngay trên phần mềm Sapo Omni.

1. Các trạng thái đồng bộ chứng từ trên phần mềm Sapo Omni

Sau khi chứng từ được đồng bộ thành công sang Sapo Accounting, hệ thống sẽ tự động gắn nhãn (tags) trạng thái đồng bộ trên chứng từ tương ứng tại Sapo Omni.

Trường hợp 1: Có nhãn đồng bộ (Hạch toán thành công)

Chứng từ đã được hạch toán thành công sang Sapo Accounting theo đúng mã số thuế cấu hình. Nhãn hiển thị chi tiết theo loại hình mô hình:

• Đối với Hộ kinh doanh: Hiển thị nhãn HKD_MSTxxxxxxxxxx_synced_accounting. (Ví dụ thực tế: HKD_MST0123456789_synced_accounting).
• Đối với Doanh nghiệp: Hiển thị nhãn DN_MSTxxxxxxxxxx_synced_accounting. (Ví dụ thực tế: DN_MST0123456789_synced_accounting).

Trường hợp 2: Không có nhãn đồng bộ

Chứng từ đang thuộc một trong hai trạng thái dưới đây:

• Chưa được đồng bộ: Chứng từ mới phát sinh hoặc đang nằm trong hàng đợi hạch toán. Hệ thống sẽ hiển thị tạm thời nhãn Chờ đồng bộ hoặc Đang xử lý.
• Đã bị hủy đồng bộ: Chứng từ tương ứng của nó trên hệ thống Sapo Accounting đã bị người dùng xóa bỏ, hệ thống sẽ tự động gỡ nhãn hạch toán trên Sapo Omni.

Trường hợp 3: Hiển thị nhãn Lỗi đồng bộ

2. Quan sát trạng thái đồng bộ chứng từ

Bước 1: Truy cập trang quản trị

Bạn tiến hành đăng nhập và truy cập vào trang quản trị hệ thống của Sapo Omni.

Bước 2: Chọn phân hệ chứng từ

Trên thanh menu điều hướng bên trái màn hình giao diện, bạn lựa chọn phân hệ chứng từ muốn kiểm tra tương ứng theo nhu cầu:

• Đối với Đơn hàng bán: Bạn nhấp chọn mục Đơn hàng → chọn tiếp Danh sách đơn hàng.
• Đối với Đơn nhập hàng: Bạn nhấp chọn mục Sản phẩm → Nhập hàng.
• Đối với Đơn trả hàng nhập: Bạn nhấp chọn mục Sản phẩm → Nhập hàng → Quản lý trả hàng NCC.

Tại màn hình danh sách đơn hàng vừa mở ra, sử dụng "Bộ lọc khác" để lọc nhanh danh sách

• Bấm vào nút Bộ lọc khác (nằm ngay cạnh thanh tìm kiếm đơn hàng).
• Một bảng điều kiện lọc sẽ hiện ra, bạn tìm đến ô Tags (hoặc Nhãn đơn hàng).

Bước 3: Quan sát trạng thái đồng bộ của danh sách chứng từ

Trường hợp 1: Lọc chứng từ đã đồng bộ thành công

• Lọc tags có chứa từ khóa: synced_accounting hoặc mã tag đầy đủ của cửa hàng dạng HKD_MST0123456789_synced_accounting hoặc DN_MSTxxxxxxxxxx_synced_accounting (có thể tìm tag theo MST)
• Bấm Lọc. Hệ thống sẽ ẩn toàn bộ các đơn chưa đồng bộ đi và chỉ giữ lại những đơn đã đồng bộ thành công sang bên phần mềm kế toán cho bạn kiểm tra.

Kết quả: Phần mềm trả ra danh sách Đơn hàng đã được đồng bộ sang Sapo Accounting.

Trường hợp 2: Lọc chứng từ chưa đồng bộ thành công

• Lọc tags không chứa từ khóa: synced_accounting hoặc mã tag đầy đủ của cửa hàng dạng HKD_MST0123456789_synced_accounting hoặc DN_MSTxxxxxxxxxx_synced_accounting (có thể tìm tag theo MST)
• Bấm Lọc. Hệ thống sẽ ẩn toàn bộ các đơn chưa đồng bộ đi và chỉ giữ lại những đơn đã đồng bộ thành công sang bên phần mềm kế toán cho bạn kiểm tra.

   

Kết quả: Phần mềm trả ra danh sách Đơn hàng chưa được đồng bộ sang Sapo Accounting.