Theo dõi trạng thái đồng bộ chứng từ trên phần mềm Sapo Omni

Màn hình danh sách chứng từ trên Sapo Omni giúp bạn dễ dàng kiểm tra, theo dõi tình trạng đồng bộ dữ liệu sang phần mềm kế toán Sapo Accounting (SA). Sau khi chứng từ được đồng bộ thành công sang Sapo Accounting, hệ thống sẽ tự động gắn nhãn (tags) trạng thái đồng bộ trên chứng từ tương ứng tại Omni. Tính năng này hỗ trợ hộ kinh doanh và doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu chính xác, kịp thời phát hiện lỗi hoặc tránh hạch toán trùng lặp các chứng từ phát sinh ngay trên phần mềm Sapo Omni.

Các trạng thái đồng bộ chứng từ trên phần mềm Sapo Omni

Sau khi chứng từ phát sinh, hệ thống Sapo Omni sẽ tự động ghi nhận dữ liệu và tiến hành hạch toán sang Sapo Accounting. Khi hoàn thành, hệ thống tự động gắn các nhãn (tags) trạng thái trực tiếp ngay trên chứng từ tương ứng với các trường hợp hiển thị cụ thể sau:

Trường hợp 1: Có nhãn đồng bộ (Hạch toán thành công)

Chứng từ đã được hạch toán thành công sang Sapo Accounting theo đúng mã số thuế cấu hình. Nhãn hiển thị chi tiết theo loại hình mô hình:

• Đối với Hộ kinh doanh: Hiển thị nhãn HKD_MSTxxxxxxxxxx_synced_accounting. (Ví dụ thực tế: HKD_MST0123456789_synced_accounting).
• Đối với Doanh nghiệp: Hiển thị nhãn DN_MSTxxxxxxxxxx_synced_accounting. (Ví dụ thực tế: DN_MST0123456789_synced_accounting).

Trường hợp 2: Không có nhãn đồng bộ

Chứng từ đang thuộc một trong hai trạng thái dưới đây:

• Chưa được đồng bộ: Chứng từ mới phát sinh hoặc đang nằm trong hàng đợi hạch toán. Hệ thống sẽ hiển thị tạm thời nhãn Chờ đồng bộ hoặc Đang xử lý.
• Đã bị hủy đồng bộ: Chứng từ tương ứng của nó trên hệ thống Sapo Accounting đã bị người dùng xóa bỏ, hệ thống sẽ tự động gỡ nhãn hạch toán trên Sapo Omni.

Trường hợp 3: Hiển thị nhãn Lỗi đồng bộ

Chứng từ hạch toán thất bại do xung đột dữ liệu hệ thống (ví dụ: thiếu thông tin đối tượng, sai cấu hình kho hoặc trống dữ liệu tài khoản ngân hàng).

Hướng dẫn quan sát trạng thái đồng bộ chứng từ

Bước 1: Truy cập trang quản trị

Bạn tiến hành đăng nhập và truy cập vào trang quản trị hệ thống của Sapo Omni.

Bước 2: Chọn phân hệ chứng từ

Trên thanh menu điều hướng bên trái màn hình giao diện, bạn lựa chọn phân hệ chứng từ muốn kiểm tra tương ứng theo nhu cầu:

• Đối với Đơn hàng bán: Bạn nhấp chọn mục Đơn hàng → chọn tiếp Danh sách đơn hàng.
• Đối với Đơn nhập hàng: Bạn nhấp chọn mục Sản phẩm → Nhập hàng.
• Đối với Đơn trả hàng nhập: Bạn nhấp chọn mục Sản phẩm → Nhập hàng → Quản lý trả hàng NCC.

Bước 3: Quan sát trạng thái đồng bộ của danh sách chứng từ

Có 2 cách để quan sát trạng thái đồng bộ của chứng từ trên phần mềm Sapo Omni:

Cách 1: Lọc và quan sát danh sách chứng từ

Tại màn hình danh sách đơn hàng vừa mở ra, bạn có thể nhận biết trạng thái đồng bộ thông qua Điều chỉnh cột hiển thị và Bộ lọc khác:

Sử dụng "Điều chỉnh cột hiển thị" để xem trực tiếp

• Bấm vào biểu tượng Điều chỉnh cột hiển thị (hình bánh răng hoặc ba dấu gạch đứng ở góc bên phải phía trên bảng danh sách đơn hàng).
• Tích chọn vào ô Tags (Nhãn).
• Bấm Áp dụng để cột Tags xuất hiện trên danh sách.

Sử dụng "Bộ lọc khác" để lọc nhanh danh sách

• Bấm vào nút Bộ lọc khác (nằm ngay cạnh thanh tìm kiếm đơn hàng).
• Một bảng điều kiện lọc sẽ hiện ra, bạn tìm đến ô Tags (hoặc Nhãn đơn hàng).
• Nhập từ khóa: synced_accounting hoặc mã tag đầy đủ của cửa hàng dạng HKD/DN_[Mã_Số_Thuế]_synced_accounting.
• Bấm Lọc. Hệ thống sẽ ẩn toàn bộ các đơn chưa đồng bộ đi và chỉ giữ lại những đơn đã đồng bộ thành công sang bên phần mềm kế toán cho bạn kiểm tra.

Cách 2: Mở chi tiết đơn hàng để quan sát

• Chọn đơn hàng cần kiểm tra: Tại màn hình danh sách đơn hàng, bạn tìm đến đơn hàng muốn kiểm tra (ví dụ bấm chọn vào mã đơn SON28077). Hệ thống sẽ chuyển hướng bạn vào giao diện chi tiết của đơn hàng đó.
• Quan sát phần "Tags" trong chi tiết đơn: Khi màn hình chi tiết đơn hàng mở ra, bạn kéo xuống nhìn vào khối thông tin Tags ở góc bên dưới (thường nằm ở cột bên phải, ngay dưới phần Ghi chú):
  • Nếu đơn đã đồng bộ thành công: Tại ô Tags, bạn sẽ thấy hệ thống hiển thị nhãn màu xanh có tên chính xác là: HKD/DN_[Mã_Số_Thuế]_synced_accounting.
  • Nếu đơn chưa đồng bộ: Ô Tags này sẽ không có nhãn kế toán, hoặc chỉ có các nhãn thông thường.