Thêm mới người dùng trên phần mềm Sapo Accounting

Tính năng Thêm mới người dùng giúp bạn tạo một tài khoản người dùng mới và phân quyền làm việc trên phần mềm kế toán Sapo Accounting. Người dùng mới sẽ được thêm vào danh sách người dùng của phần mềm, được cấp quyền truy cập theo vai trò đã chọn, và có thể bắt đầu sử dụng phần mềm để thực hiện các công việc được giao.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Cấu hình > Quản lý người dùng. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Bạn cần có thông tin của người dùng mới, bao gồm tên, số điện thoại, và vai trò mà bạn muốn gán.
Số lượng người dùng đang hoạt động và chờ tham gia chưa đạt mức tối đa theo gói dịch vụ đã đăng ký.

Bước 1: Truy cập màn hình Thêm mới người dùng

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Cấu hình (biểu tượng bánh răng, góc dưới cùng bên trái). Bạn nhấp chọn mục Người dùng & vai trò > Người dùng trong menu Cấu hình.
Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách người dùng.
Nhấn nút + Thêm người dùng màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách người dùng, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm mới người dùng.

Lưu ý:

Nếu tài khoản của bạn đã đạt giới hạn người dùng tối đa, màn hình Danh sách người dùng sẽ hiện thông báo, ví dụ “Hiện tại tài khoản đang có 3/3 người dùng hoạt động”, nút + Thêm người dùng có thể bị vô hiệu hóa. Bạn vui lòng liên hệ Tổng đài 18006750 để được hỗ trợ nâng cấp gói dịch vụ.

Bước 2: Khai báo thông tin người dùng

1. Nhập thông tin người dùng

Trường thông tin	Mô tả
Tên người dùng*	Tên đầy đủ của tài khoản người dùng
Số điện thoại*	Số điện thoại đang sử dụng của người dùng
Email	Địa chỉ email của người dùng (nếu có)
Mô tả	Mô tả người dùng (nếu có)

2. Chọn chi nhánh làm việc và gán vai trò cho người dùng

Bạn nhấp vào thanh trống Chi nhánh làm việc*, hệ thống hiển thị danh sách các đơn vị (Mã đơn vị, Tên đơn vị). Tích chọn 1 hoặc nhiều đơn vị chi nhánh mà nhân viên đó cần phân quyền để làm việc.
Bạn nhấp vào thanh trống Chọn vai trò, hệ thống sẽ hiển thị tất cả Vai trò đã được thêm trên phần mềm để chọn vai trò phù hợp cho người dùng mới.
Bạn tích chọn ô vuông (bên trái tên vai trò) để chọn vai trò. Người dùng có thể được gán nhiều vai trò, tối đa 50 vai trò.

Lưu ý:

Phải chọn tối thiểu 1 chi nhánh. Nếu để trống và nhấn Lưu, hệ thống hiển thị lỗi bên dưới ô chọn: "Chi nhánh làm việc không để trống".
Hệ thống chưa hỗ trợ phân quyền cho 1 nhân viên vai trò khác nhau cho mỗi chi nhánh làm việc, mà nhân viên đó sẽ giữ nguyên vai trò đối với tất cả các chi nhánh được phân quyền.
Việc thay đổi chi nhánh của một người dùng có hiệu lực ngay trong phiên làm việc tiếp theo của người dùng đó (sau khi tải lại trang hoặc đăng nhập lại).
Người dùng chỉ được nhìn thấy và thao tác trên dữ liệu của chi nhánh mình được phân quyền. Dữ liệu các chi nhánh khác bị ẩn hoàn toàn.
Nếu chi nhánh bị xóa khỏi danh mục chi nhánh của cửa hàng, bạn sẽ cần phân quyền lại cho các nhân viên liên quan vào chi nhánh khác còn hoạt động.

Mẹo:

Bạn có thể xem chi tiết phân quyền vai trò trước khi quyết định, bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên (bên phải vai trò) màn hình sẽ hiển thị pop-up Chi tiết phân quyền [tên vai trò].
Bạn chọn từng tab vai trò (ở dưới tiêu đề pop-up) và chọn Mở tất cả để xem toàn bộ quyền được chọn theo từng tab.
Bạn nhấp nút Đóng để đóng màn hình pop-up và quay lại màn hình Thêm mới người dùng.

Bước 3: Gửi lời mời

Sau khi đã khai báo đầy đủ thông tin tại các mục, bạn kiểm tra lại một lần nữa, đặc biệt là các trường bắt buộc (có dấu *).

Chọn Tạo và gửi lời mời để lưu thông tin người dùng và màn hình xác nhận thông báo “Gửi lời mời thành công”.
Chọn Hủy để hủy các chỉnh sửa và quay lại màn hình Danh sách người dùng.

Bước 4: Người dùng xác nhận lời mời

Phần mềm sẽ gửi một tin nhắn mời tham gia đến số điện thoại của người dùng mới. Trạng thái của người dùng sẽ là Chờ tham gia.

Người dùng mới mở tin nhắn và bấm vào đường link được gửi kèm.
Tại màn hình xác nhận, người dùng bấm Xác nhận tham gia cửa hàng.
Tùy vào lịch sử sử dụng Sapo, người dùng có thể cần nhập thêm mật khẩu nếu là lần đầu đăng ký/tham gia phần mềm Sapo.

Bạn có thể tham khảo hướng dẫn đăng nhập phần mềm Sapo Accounting tại đây.

Bước 5: Hoàn tất

Sau khi người dùng xác nhận tham gia và đăng nhập thành công vào phần mềm Sapo Accounting, tài khoản của người dùng sẽ được cập nhật trạng thái là Hoạt động.

Trợ lý Sapo