Thêm kiểm kê tiền mặt trên Sapo Accounting

Tính năng “Thêm kiểm kê tiền mặt” cho phép người dùng lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, nhằm đối chiếu giữa số tiền thực tế tại két và số tiền ghi nhận trên sổ quỹ trong phần mềm. Mục đích của tính năng là giúp ghi nhận kết quả kiểm kê quỹ tiền mặt và tự động xử lý các khoản chênh lệch (thừa hoặc thiếu) phát sinh trong quá trình kiểm kê.

Bước 1: Truy cập màn hình Danh sách kiểm kê

1. Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền gửi - Tiền mặt > Kiểm kê tiền mặt, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách kiểm kê.
2. Nhấn Thêm kiểm kê tiền mặt (góc trên bên phải màn hình), hệ thống hiển thị cửa sổ Chọn ngày kiểm kê.

Bước 2: Chọn ngày kiểm kê

• Ngày kiểm kê là ngày thực hiện việc kiểm đếm tiền mặt thực tế tại quỹ. Người dùng có thể chọn ngày kiểm kê bằng 2 cách:
• • Gõ trực tiếp vào ô nhập liệu
  • Chọn trên lịch hiển thị
• Nhấn Xác nhận để tạo mới biên bản kiểm kê.

Bước 3: Khai báo thông tin

Sau khi chọn ngày kiểm kê, hệ thống hiển thị màn hình Tạo bảng kiểm kê tiền mặt, gồm các phần:

1. Thông tin phiếu

• Mục đích: hệ thống tự động sinh theo định dạng “Kiểm kê tiền mặt tại quỹ đến ngày …”.
• Kiểm kê đến ngày: là ngày bạn đã chọn ở bước trước và không thể chỉnh sửa.
• Loại tiền: mặc định là VND.
• Số chứng từ: hệ thống tự động đánh số theo thứ tự.
• Ngày chứng từ: là thời điểm lập biên bản kiểm kê.
• Tham chiếu: Chọn chứng từ tham chiếu (Phiếu thu và Phiếu chi tiền mặt).

2. Tên thành viên

Thực hiện khai báo các thành viên trong ban kiểm kê như sau:

• Tên thành viên: Tìm kiếm và chọn Mã nhân viên đã khai báo hoặc chọn (+) Thêm mới để thêm nhanh nhân viên.
• Chức danh: Sau khi chọn Mã nhân viên, phần mềm sẽ tự động điền Chức danh.

Các thao tác khác:

• Thêm dòng: Bấm vào nút Thêm dòng (bên dưới danh sách) để thực hiện thêm các thành viên khác.
• Xoá dòng: Nút X ở cột bên phải danh sách mỗi dòng để xóa thành viên tham gia đã nhập.
• Xóa tất cả thành viên: Chỉ hiển thị khi có ít nhất 1 thành viên (bên dưới danh sách) để xoá tất cả thành viên bạn nhập liệu ở trên.

3. Kết quả kiểm kê thực tế

• Mệnh giá: Phần mềm hiển thị mặc định các mệnh giá tiền Việt Nam đang được lưu hành.
• Số lượng: Nhập số lượng từng loại mệnh giá tiền mặt hiện có trong quỹ.
• Số tiền: Cột Số tiền được hệ thống tự động tính = Mệnh giá × Số lượng.
• Diễn giải: Hiển thị mặc định “Loại mệnh giá…” và có thể chỉnh sửa.

Các thao tác khác:

• Nhấn dấu “x” ở cuối mỗi dòng để xóa dòng.
• Nhấn Thêm dòng để bổ sung mệnh giá khác.
• Nhấn Xóa tất cả dòng để nhập lại từ đầu.

4. Đối chiếu kết quả

Sau khi nhập xong, hệ thống tự động hiển thị:

• Số dư theo sổ kế toán tiền mặt (I): tổng số tiền tồn quỹ theo sổ kế toán tại ngày kiểm kê.
• Số dư kiểm kê thực tế (II): tổng tiền thực tế bạn nhập ở trên.
• Chênh lệch (III): = II - I → nếu âm là thiếu quỹ, nếu dương là thừa quỹ.
• Lý do (Thừa/Thiếu): nhập mô tả nguyên nhân phát sinh chênh lệch (nếu có).
• Kết luận: ghi nhận kết quả kiểm kê chung.
• Đã xử lý chênh lệch: tick chọn khi đã xử lý phần chênh lệch.

Bước 4: Hoàn tất biên bản kiểm kê tiền mặt

• Kiểm tra lại thông tin bảng kiểm kê quỹ đã khai báo.
• Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin biên bản kiểm kê tiền mặt với trạng thái “Chờ xử lý” (nếu chưa xử lý chênh lệch) và xuất hiện thông báo “Thêm kiểm kê tiền mặt thành công”.
• Chọn Lưu & In: Lưu thông tin biên bản kiểm kê và in.
• Chọn Hủy: Hủy biên bản kiểm kê tiền mặt và quay lại màn hình danh sách.