Trả lương theo bảng lương trên phần mềm Sapo Accounting

Chức năng Trả lương theo bảng lương dùng để thực hiện nghiệp vụ chi trả tiền lương cho nhiều nhân viên đồng thời theo từng kỳ bảng lương, đồng thời theo dõi lịch sử chi trả lương trong kỳ.

Bước 1: Truy cập màn hình Trả lương theo bảng lương

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương. Bạn nhấp chọn mục Trả lương trong menu con.
• Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Trả lương theo bảng lương.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn bảng lương cần thanh toán

1. Tìm kiếm nhanh

• Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã bảng lương, tên bảng lương để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc danh sách

• Bạn nhấp vào bộ lọc Kỳ bảng lương, nằm bên phải thanh tìm kiếm.
• Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:
  • Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay, Năm trước.
  • Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm (từ Tháng 1 đến Tháng 12).
  • Theo quý: Giúp bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý I, Quý II, Quý III, hoặc Quý IV.
  • Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày (dd/mm/yyyy) đến ngày (dd/mm/yyyy) mong muốn.
• Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

3. Chọn bảng lương cần thanh toán

• Tại dòng chứa bảng lương cần thanh toán, ở cột chức năng (ngoài cùng bên phải), chọn Trả lương.
• Phần mềm tự động điều hướng sang màn hình Thêm Phiếu chi.

Bước 3: Khai báo Thông tin Phiếu chi

1. Phương thức và Lý do thanh toán

• Phương thức thanh toán: Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi tùy theo hình thức thanh toán
• Lý do thanh toán: Phần mềm tự động mặc định chọn Trả lương cho nhân viên

2. Tại tab Thông tin chung

• Loại đối tượng: Khi chọn lí do thanh toán “Trả lương cho nhân viên”, phần mềm sẽ tự động mặc định đối tượng là Nhân viên, và không thể thay đổi.
• Mã nhân viên: Tìm kiếm và chọn Mã nhân viên đã khai báo hoặc chọn (+) Thêm mới để thêm nhanh nhân viên
• Tên nhân viên: Sau khi chọn Mã nhân viên, phần mềm sẽ tự động điền Tên nhân viên
• Số tài khoản đi: Chọn số tài khoản đã khai báo của nhân viên (đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)
• Số tài khoản đến: Chọn số tài khoản đã khai báo của nhân viên (đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)
• Nội dung thanh toán: Phần mềm tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Trả lương cho nhân viên cho” + “Tên nhân viên”
• Ngày hạch toán*: Nhập ngày hạch toán thông tin vào phần mềm
• Ngày chứng từ*: Nhập ngày chứng từ
• Số chứng từ*: Phần mềm sẽ tự sinh số chứng từ

3. Tại tab Chi tiết thanh toán

• Tại cột Mã đối tượng: Phần mềm tự động điền Mã đối tượng tương ứng với danh sách nhân viên trong bảng lương
• Tại cột Tên đối tượng: Phần mềm tự động điền theo Mã đối tượng
• Diễn giải: Phần mềm tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Trả lương cho nhân viên cho” + “Tên đối tượng”
• Tại cột Số tiền trả: Phần mềm tự động điền Số tiền trả bằng Số tiền còn được lĩnh trên bảng lương. Hoặc thao tác nhập thủ công Số tiền trả tương ứng
• Tại cột Khoản mục phí: Khi chọn lí do thanh toán, phần mềm tự động chọn Khoản mục phí là "CPLUONG - Chi phí lương"

4. Các thao tác sau khi đã thêm nhân viên

• Thêm dòng: Bấm vào nút Thêm dòng (bên dưới danh sách) để thực hiện thêm các nhân viên khác.
• Xoá dòng: Nút x ở cột bên phải danh sách mỗi dòng nhân viên để xoá dòng đã nhập
• Xoá tất cả: Chỉ hiển thị khi có ít nhất 2 nhân viên (bên dưới danh sách) để xoá dòng bạn nhập liệu ở trên

Bước 4: Hoàn tất phiếu chi

Kiểm tra lại thông tin phiếu chi đã khai báo và tổng tiền thanh toán

Hoàn tất hành động:

• Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu chi với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu chi thành công”
• Chọn Lưu & thêm: Lưu thông tin phiếu chi vừa nhập và tiếp tục thêm phiếu chi mới
• Chọn Hủy: Hủy phiếu chi và quay lại màn hình danh sách