Tạo phiếu bù trừ công nợ 1 đối tượng trên Sapo Accounting

Bù trừ công nợ — 1 đối tượng là công cụ xử lý nghiệp vụ kế toán chuyên sâu, giúp bạn cấn trừ số tiền một đối tượng đang nợ bạn với số tiền bạn đang nợ họ — khi đối tượng đó đóng vai trò song song vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của bạn. Tính năng này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền ròng, giảm thiểu các giao dịch chuyển tiền qua lại không cần thiết và tự động hóa 100% quy trình hạch toán vào hệ thống sổ sách kế toán.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền truy cập và thao tác đối với tính năng Bù trừ công nợ trong phân hệ Tổng hợp.
Đối tượng tham gia nghiệp vụ phải được thiết lập đồng thời cả 2 vai trò Khách hàng và Nhà cung cấp trong Danh mục đối tượng của Sapo.
Đối tượng hiện đang phát sinh công nợ song song ở cả 2 chiều: Có ít nhất 1 khoản phải thu và 1 khoản phải trả đã ở trạng thái Đã ghi sổ và còn số dư gốc chưa thực hiện đối trừ hết.
Ngày hạch toán bù trừ phải nằm trong kỳ kế toán còn mở (Kỳ kế toán tại chi nhánh thực hiện chưa bị khóa sổ).

Bước 1: Mở biểu mẫu tạo phiếu

Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo Accounting, bạn chọn Bán hàng (hoặc Mua hàng) > chọn Bù trừ công nợ.

Tại góc trên bên phải màn hình Danh sách, bạn nhấp chọn trực tiếp vào nút [Bù trừ 1 đối tượng] (hoặc nhấp vào biểu tượng mũi tên ▼ cạnh nút > chọn Bù trừ 1 đối tượng trong danh sách dropdown đổ xuống). Hệ thống sẽ mở ra giao diện biểu mẫu tạo phiếu với tiêu đề Bù trừ công nợ.

Bước 2: Điền thông tin chung

Bạn tiến hành nhập và thiết lập các thông tin định danh ban đầu ở phần đầu biểu mẫu:

Ngày bù trừ: Hệ thống tự động lấy ngày hiện tại. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng lịch để thay đổi ngày ghi nhận nghiệp vụ thực tế.
Mã đối tượng: Nhấp vào ô chọn để tìm kiếm và chọn mã đối tượng cần cấn trừ công nợ. Sau khi mã đối tượng được chọn, trường Đối tượng bên cạnh sẽ tự động hiển thị tên đầy đủ tương ứng.
Chi nhánh: Hệ thống mặc định hiển thị theo chi nhánh làm việc bạn đang chọn trên thanh tiêu đề trang quản trị.

Lưu ý:

Ô tìm kiếm Mã đối tượng chỉ lọc và hiển thị danh sách các đối tượng thỏa mãn đồng thời điều kiện: vừa là KH, vừa là NCC và đang có số dư công nợ ở cả 2 chiều.
Khi chưa thực hiện chọn đối tượng, khu vực bảng tính toán phía dưới sẽ hiển thị trạng thái rỗng kèm thông báo yêu cầu chọn đối tượng để kiểm tra danh sách chứng từ.

Bước 3: Chọn chứng từ bù trừ

Ngay sau khi chọn đối tượng hợp lệ, hệ thống Sapo Accounting sẽ tự động quét và hiển thị dữ liệu thành 2 tab chuyên biệt:

Tab Chứng từ phải thu: Tập hợp tất cả các hóa đơn, chứng từ đối tượng đang nợ tiền bạn.
Tab Chứng từ phải trả: Tập hợp tất cả các hóa đơn, chứng từ bạn đang nợ tiền đối tượng.

Mẹo:

Sử dụng ô "Tìm kiếm theo số chứng từ, diễn giải" nằm ngay trên bảng dữ liệu của từng tab để lọc nhanh chứng từ.
Nếu dữ liệu mới phát sinh chưa kịp cập nhật, bạn nhấp vào liên kết Lấy lại dữ liệu ở góc trên bên phải form để đồng bộ lại thông tin mới nhất.

Bước 4: Kiểm tra và điều chỉnh công nợ

Chuyển đổi qua lại giữa hai tab Chứng từ phải thu và Chứng từ phải trả để kiểm tra dữ liệu.
Tích chọn hoặc bỏ tích ô checkbox ở đầu mỗi dòng chứng từ để xác định chứng từ tham gia vào nghiệp vụ.
Tại cột Số bù trừ, hệ thống mặc định điền toàn bộ số dư còn lại. Nếu chỉ muốn cấn trừ một phần, hãy nhấp đúp vào ô và nhập số tiền thực tế muốn bù trừ.

Bước 5: Xác nhận thông tin và kiểm tra bút toán

Sau khi cân bằng giá trị chênh lệch về bằng 0, bạn nhấp chọn nút [Bù trừ] ở góc trên bên phải biểu mẫu. Hệ thống sẽ chuyển đến giao diện trung gian Chứng từ bù trừ công nợ để rà soát lại:

Khối Thông tin bù trừ: Kiểm tra Ngày hạch toán*, Ngày chứng từ*, Số chứng từ và chỉnh sửa nội dung ô Diễn giải.
Tab Chi tiết bù trừ: Bảng hiển thị đối chiếu trực quan danh sách các chứng từ 2 bên đã chọn.
Tab Hạch toán: Hiển thị chi tiết trước (Preview) các cặp tài khoản kế toán đối ứng và số tiền hạch toán.
Khu vực đính kèm file: Cho phép đính kèm biên bản đối chiếu, thỏa thuận (Tối đa 5 tệp, dưới 5MB/tệp, định dạng .pdf, .jpg, .png, .xls...).

Bước 6: Lưu phiếu hoàn tất

Nhấp chọn một trong các nút chức năng ở thanh công cụ góc phải trên cùng để kết thúc thao tác:

[Lưu]: Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ và chuyển bạn sang màn hình Chi tiết phiếu bù trừ công nợ.
[Lưu & Thêm]: Lưu lại phiếu vừa tạo và mở ngay một form tạo phiếu bù trừ mới.
[Hủy]: Đóng giao diện và quay trở lại màn hình Danh sách bù trừ công nợ ban đầu.

Trợ lý Sapo