Sổ tài sản trên phần mềm Sapo Accounting HKD

Sổ theo dõi tài sản (gọi tắt Sổ tài sản) là báo cáo tổng hợp cho bạn thấy hiện trạng toàn bộ tài sản cố định của hộ kinh doanh tại thời điểm xem: nguyên giá, giá trị tính khấu hao, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại, thời gian sử dụng còn lại và tình trạng sử dụng. Nhờ đó bạn tra cứu nhanh từng tài sản và đối chiếu số liệu giữa các nghiệp vụ Ghi tăng — Tính khấu hao — Ghi giảm mà không phải mở lại từng chứng từ.

1. Các bước thực hiện

Bước 1: Truy cập màn hình Sổ theo dõi tài sản

Trên thanh menu bên trái màn hình quản trị, bạn nhấp chọn phân hệ Tài sản cố định. Tiếp theo, bạn nhấp chọn mục Sổ tài sản.

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách toàn bộ tài sản của chi nhánh cùng phần tổng hợp số liệu tổng quan ở ngay đầu màn hình.

Bước 2: Đọc số liệu trên danh sách

Mỗi dòng là một tài sản. Danh sách sắp xếp mặc định theo Ngày ghi tăng, rồi đến Số chứng từ (giảm dần) — tài sản ghi tăng gần nhất nằm trên cùng. Mặc định hiển thị 20 dòng mỗi trang.

Bước 3: Xem số liệu tổng

Phần đầu màn hình tổng hợp số liệu của toàn bộ tài sản thuộc chi nhánh: tổng thời gian sử dụng, tổng nguyên giá, tổng giá trị còn lại... Các số liệu này được tính lại mỗi khi sổ có sự thay đổi dữ liệu.

2. Tìm kiếm và Lọc tài sản nhanh chóng

1. Tìm kiếm tài sản

Bạn nhập từ khóa (Mã tài sản, Tên tài sản hoặc Loại tài sản) vào ô tìm kiếm ở phía trên danh sách và nhấn Enter. Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm gần đúng và không phân biệt dấu chữ tiếng Việt.

Nếu không có kết quả, màn hình hiển thị: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp. Hãy thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa."

2. Lọc tài sản theo điều kiện

Bạn nhấp chọn vào các bộ lọc phía trên danh sách để thu hẹp phạm vi hiển thị:

• Lọc theo thời gian: Chọn khoảng thời gian của Ngày ghi tăng hoặc Ngày bắt đầu tính khấu hao.
• Lọc theo trạng thái khấu hao: Nhấp vào Bộ lọc khác > chọn trạng thái Đã hết khấu hao hoặc Chưa hết khấu hao.
• Lọc theo tình trạng sử dụng: Nhấp vào Bộ lọc khác > chọn lọc theo tài sản Đang sử dụng hoặc Ngừng sử dụng.

3. Cơ chế tự động cập nhật số liệu của Sổ tài sản

Sổ theo dõi tài sản hoạt động hoàn toàn tự động, không nhập tay. Hệ thống tự động cập nhật sổ mỗi khi bạn ghi nhận một nghiệp vụ tài sản cố định (Ghi tăng, Tính khấu hao, Ghi giảm). Mỗi khi bạn thao tác các chứng từ gốc, sổ sẽ tự động thay đổi tương ứng:

Khi bạn Ghi tăng tài sản

• Lưu chứng từ: Tài sản mới tự động xuất hiện trên sổ.
• Sửa chứng từ: Số liệu tài sản trên sổ tự động cập nhật theo thông tin mới.
• Xóa chứng từ: Tài sản lập tức biến mất khỏi sổ.

Khi bạn Tính khấu hao định kỳ

• Ghi sổ chứng từ khấu hao: Số tiền khấu hao sẽ được cộng vào cột Hao mòn lũy kế; đồng thời Giá trị còn lại và Thời gian sử dụng còn lại sẽ tự động giảm đi.
• Bỏ ghi sổ: Số liệu khấu hao của kỳ đó sẽ được hoàn lại trạng thái trước khi khấu hao.

Khi bạn Ghi giảm tài sản

• Ghi sổ chứng từ ghi giảm: Giá trị còn lại của tài sản sẽ chuyển về 0 và trạng thái chuyển sang Ngừng sử dụng.
• Bỏ ghi sổ: Trạng thái quay lại Đang sử dụng và hoàn lại giá trị ban đầu.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Vì sao tài sản tôi vừa ghi tăng chưa thấy hao mòn lũy kế? 

Vì tài sản chưa được trích khấu hao kỳ nào. Hao mòn lũy kế chỉ tăng khi bạn Ghi sổ chứng từ Tính khấu hao định kỳ của kỳ tương ứng.

2. Tôi vừa lưu chứng từ khấu hao mà sổ chưa đổi số liệu?

Hãy kiểm tra trạng thái chứng từ. Với khấu hao định kỳ và ghi giảm, số liệu chỉ lên sổ sau khi Ghi sổ. Riêng Xử lý khấu hao tài sản ghi giảm thì ghi nhận ngay khi Lưu.

3. "Giá trị còn lại" được tính thế nào? = Giá trị tính khấu hao − Hao mòn lũy kế − Giá trị giảm do ghi giảm. Tài sản đã ghi giảm sẽ có giá trị còn lại bằng 0.

4. Vì sao "Thời gian sử dụng còn lại" không giảm sau khi tôi xử lý khấu hao tài sản ghi giảm?

Vì chứng từ này chỉ trích phần khấu hao lẻ của tháng, không tính là một kỳ (tháng) khấu hao trọn vẹn. Chỉ khấu hao định kỳ mới làm giảm thời gian sử dụng còn lại.

5. Tài sản đã ghi giảm có còn trên sổ không?

Có. Tài sản vẫn hiển thị với tình trạng Ngừng sử dụng. Muốn ẩn bớt, bạn lọc Tình trạng sử dụng = Đang sử dụng.