Cấu hình Định dạng số trên Sapo Accounting - HKD

Cấu hình Định dạng số là tính năng cho phép người quản trị chủ động thiết lập các quy tắc hiển thị số liệu (bao gồm tiền tệ, đơn giá, số lượng, tỷ giá, tỷ lệ, số công...) trên toàn bộ hệ thống và các mẫu biểu báo cáo in ấn. Tính năng giúp người dùng: Đảm bảo tính pháp lý và chuẩn mực; Đáp ứng đặc thù kinh doanh và Tăng tính trực quan giúp chủ hộ kinh doanh dễ dàng nhận diện biến động tài chính tại các báo cáo.

1. Truy cập cấu hình Định dạng số

Để truy cập vào màn hình cấu hình Định dạng số, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào trang quản trị Sapo Accounting.

• Bước 2: Trên thanh Menu bên trái trang quản trị, chọn Cấu hình (biểu tượng bánh răng ở góc dưới cùng bên trái).

• Bước 3: Tìm và chọn mục Định dạng số. Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình thiết lập chi tiết.

2. Mô tả các trường thông tin và hướng dẫn thao tác 

Màn hình cấu hình Định dạng số được chia thành 3 Khu vực thiết lập chính. Tại mỗi khu vực, khi muốn thay đổi thông tin, bạn nhấn nút [Sửa] ở góc bên phải của khu vực đó. Sau khi điều chỉnh, nhấn [Lưu] để áp dụng hoặc [Hủy] để quay về trạng thái cũ. 

2.1. Thiết lập Số chữ số phần thập phân

Tại khu vực Số chữ số của phần thập phân ở giữa màn hình:

• Bạn nhập trực tiếp số lượng chữ số lẻ thập phân mong muốn hiển thị sau dấu phẩy cho từng chỉ tiêu vào ô số tương ứng hoặc sử dụng nút mũi tên lên/xuống để điều chỉnh.

• Cần đảm bảo giá trị nhập nằm trong phạm vi giới hạn quy chuẩn của hệ thống: 

2.2.  Thiết lập Ký tự ngăn cách 

Khu vực Ký tự ngăn cách dùng để thiết lập ký tự phân tách giữa hàng nghìn (hàng triệu, hàng tỷ...) và ký tự ngăn cách phần số nguyên với phần thập phân. 

Hệ thống tách biệt thành 2 môi trường hiển thị:

• Giao diện: Cách hiển thị số liệu khi bạn đang thao tác trực tiếp trên các màn hình phần mềm Sapo Accounting.

• Báo cáo: Cách hiển thị số liệu khi bạn xuất bản, in ấn hoặc xuất file Excel các biểu mẫu báo cáo tài chính, sổ sách kế toán.

Tại mỗi môi trường (Giao diện / Báo cáo), bạn tích chọn một trong hai quy tắc định dạng sau:

• Tùy chọn 1 (Mặc định):

• Sử dụng Dấu chấm (.) để ngăn cách hàng nghìn.

• Sử dụng Dấu phẩy (,) để ngăn cách hàng thập phân.

• Ví dụ hiển thị: 1.234.567,89

• Tùy chọn 2:

• Sử dụng Dấu phẩy (,) để ngăn cách hàng nghìn.

• Sử dụng Dấu chấm (.) để ngăn cách hàng thập phân.

• Ví dụ hiển thị: 1,234,567.89

 Lưu ý:

• Trong cùng một môi trường (Giao diện / Báo cáo), ký tự ngăn cách hàng nghìn và ký tự ngăn cách hàng thập phân tuyệt đối không được trùng nhau. Nếu bạn chọn trùng (ví dụ: cùng chọn dấu phẩy ,), hệ thống sẽ chặn không cho lưu và hiển thị cảnh báo lỗi chi tiết: "Ký tự ngăn cách hàng nghìn và ký tự ngăn cách hàng thập phân không được trùng nhau."

• Hãy đảm bảo cấu hình phần "Ký tự ngăn cách" ở môi trường Báo cáo đồng bộ với quy chuẩn đóng sổ sách của Hộ kinh doanh để khi xuất file Excel hoặc in ấn không bị lỗi định dạng công thức số trên các phần mềm văn phòng.

2.3. Thiết lập Cách thể hiện số âm

Khu vực này cho phép bạn thiết lập quy tắc hiển thị đối với các giá trị số nhỏ hơn 0 (chẳng hạn như giá trị hàng trả lại, khoản giảm trừ, lợi nhuận âm hoặc công nợ âm). Việc cấu hình trực quan giúp kế toán và chủ hộ kinh doanh nhanh chóng nhận diện biến động dữ liệu trên màn hình và báo cáo.

Khi nhấn [Sửa], cửa sổ cấu hình hiện lên bao gồm các thiết lập sau:

• Ký hiệu: Chọn 1 trong 3 kiểu định dạng hiển thị số âm:

• (n): Đặt số âm trong dấu đóng mở ngoặc đơn.

• -n: Đặt dấu trừ phía trước số (Mặc định hệ thống).

• n-: Đặt dấu trừ phía sau số.

• Màu sắc: Chọn màu sắc hiển thị cho chữ số âm để tăng tính cảnh báo:

• Đỏ: Chữ số âm sẽ tự động chuyển sang màu đỏ.

• Đen: Chữ số âm giữ nguyên màu đen tiêu chuẩn giống số dương (Mặc định hệ thống).

2.4. Xem trước kết quả và Hoàn tất thiết lập

Sau khi thực hiện các bước điều chỉnh thông tin ở các phân khu trên, bạn tiến hành kiểm tra lại dữ liệu và lưu cấu hình theo các bước sau:

• Bước 1: Xem trước kết quả: Trước khi quyết định lưu, hãy quan sát khung popup của mỗi  khu vực. Khu vực này hiển thị các ví dụ số liệu mẫu thực tế và tự động thay đổi ngay lập tức (Real-time) theo từng nút tích chọn bạn đang điều chỉnh phía trên, giúp bạn dễ dàng hình dung kết quả hiển thị cuối cùng.

• Bước 2: Khôi phục mặc định (Nếu cần): Nếu trong quá trình chỉnh sửa bạn muốn quay trở lại cấu hình tiêu chuẩn ban đầu của hệ thống, hãy nhấn vào nút [Quay lại mặc định] nằm ở góc dưới cùng (cạnh nút Lưu và Hủy).

• Bước 3: Hoàn tất lưu cấu hình: Khi đã hoàn tất các thiết lập phù hợp, nhấn nút [Lưu] màu xanh ở dưới cùng màn hình để hoàn thành. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Cập nhật thành công" và lập tức áp dụng quy tắc định dạng số mới này trên toàn bộ hệ thống Sapo Accounting:

• Các màn hình nhập liệu & danh sách chứng từ: Áp dụng đồng bộ tại phân hệ Mua hàng, Bán hàng, Kho, Tiền, Lương, Tổng quan, và Số dư đầu kỳ.

• Các biểu mẫu in ấn & xuất báo cáo: Mẫu in chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn) và các báo cáo tài chính sẽ hiển thị dấu ngăn cách và số lẻ chính xác theo thiết lập báo cáo.

• Nhập file và Xuất file dữ liệu: File Excel xuất file hoặc file nhập liệu (Import) vào hệ thống sẽ tự động định dạng số liệu theo chuẩn đã thiết lập.

 Lưu ý:

• Kế toán nên thống nhất cấu hình định dạng số ngay từ khi bắt đầu sử dụng phần mềm. Hạn chế tối đa việc thay đổi liên tục cấu hình dấu ngăn cách giữa các kỳ kế toán để tránh gây nhầm lẫn khi đối chiếu, so sánh các báo cáo lịch sử.

• Thay đổi cấu hình định dạng số sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ các màn hình hiển thị dữ liệu, từ danh mục hàng hóa, màn hình tạo chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn) cho đến các tab báo cáo quản trị, sổ sách.

• Quy tắc làm tròn toán học: Hệ thống tự động làm tròn số liệu theo nguyên lý toán học nếu số lẻ thực tế của giao dịch chi tiết hơn số lẻ cấu hình hiển thị. Ví dụ: Cơ sở dữ liệu lưu trữ số lượng thực tế là 10.555. Nếu bạn cấu hình số lẻ hiển thị là 2, giao diện sẽ tự động làm tròn và hiển thị là 10.56. Nếu cấu hình hiển thị là 1, giao diện hiển thị là 10.6.