Đối trừ chứng từ công nợ trên Sapo Accounting - HKD

Đối trừ chứng từ là thao tác khớp khoản đã thanh toán với khoản còn nợ của cùng một đối tượng, để phần mềm biết tiền đã trả là trả cho hóa đơn nào. Sau khi đối trừ, số còn nợ của hóa đơn và số chưa đối trừ của chứng từ thanh toán cùng giảm tương ứng.

Bạn có thể sử dụng tính năng khi trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp rồi mới nhận hóa đơn; khách hàng đặt cọc trước rồi phát sinh đơn bán; phiếu thanh toán và hóa đơn cùng tồn tại nhưng chưa được khớp; hoặc cần trừ khoản trả lại hàng, giảm giá, chiết khấu vào công nợ.

Bước 1: Mở màn hình đối trừ

• Trên thanh menu bên trái, chọn Mua hàng, sau đó chọn Đối trừ chứng từ để xử lý công nợ phải trả nhà cung cấp; hoặc chọn Bán hàng, sau đó chọn Đối trừ chứng từ để xử lý công nợ phải thu khách hàng.
• Tạo đối trừ chứng từ bằng 1 trong 2 cách:
  • Tại màn Danh sách đối trừ chứng từ, nhấn nút + Đối trừ ở góc phải phía trên.
  • Tại màn Danh sách đối trừ chứng từ, ở cuối mỗi dòng đối tượng, sau cột Lần đối trừ, có biểu tượng 3 chấm ... Nhấn vào để mở menu thao tác nhanh cho riêng đối tượng đó:

    Thao tác trong menu ...	Tác dụng	Điều kiện hiển thị
    Đối trừ	Mở màn đối trừ với đối tượng đã điền sẵn	Ẩn khi một trong hai cột Số tiền thanh toán chưa đối trừ hoặc Số tiền công nợ chưa đối trừ bằng 0 — vì lúc đó không còn gì để khớp
    Bỏ đối trừ	Mở màn bỏ đối trừ cho riêng đối tượng đó	Luôn hiển thị

Bước 2: Chọn ngày đối trừ và đối tượng

• Khi chưa chọn đối tượng, phần bên dưới hiển thị: "Chưa có chứng từ phải trả nhà cung cấp - Chọn nhà cung cấp để xem chứng từ thanh toán, giảm trừ công nợ và chứng từ công nợ."
• Chọn xong đối tượng, hệ thống tự động tải toàn bộ chứng từ liên quan vào 2 tab bên dưới.

Bước 3: Chọn chứng từ và phân bổ số tiền đối trừ

Ngay dưới vùng thông tin chung, phần còn lại của màn hình chia thành 2 tab nằm cạnh nhau. Mỗi tiêu đề tab hiển thị sẵn Số tiền đối trừ và số chứng từ đang chọn của tab đó. Đây là hai con số bạn dùng để đối chiếu ở cuối bước này.

Tab 1 - "Chứng từ thanh toán và giảm trừ công nợ" (phiếu chi, phiếu thu, chứng từ trả lại hàng, giảm giá…)

Tab 2 - "Chứng từ công nợ" (hóa đơn mua, phiếu nhập kho, hóa đơn bán, phiếu thu tiền trả thừa…)

Cách thao tác:

1. Sang Tab 1, tích chọn các chứng từ thanh toán muốn dùng để khớp nợ.
2. Sang Tab 2, tích chọn các chứng từ công nợ cần được trừ.
3. Phần mềm tự phân bổ số tiền theo nguyên tắc chứng từ cũ trước, chứng từ có ngày hạch toán sớm nhất được khớp trước.
4. Muốn khớp khác gợi ý, sửa trực tiếp ô Số tiền đối trừ trên từng dòng.

Bước 4: Hoàn tất đối trừ

• Nhấn nút Đối trừ ở góc phải phía trên. Nút chỉ sáng lên khi số tiền hai tab đã cân bằng.
• Nhấn Hủy nếu muốn bỏ toàn bộ thao tác.
• Kết quả: Hệ thống hiển thị thông báo Đối trừ chứng từ thành công và quay về màn Danh sách đối trừ với số liệu đã cập nhật.
• Bạn có thể kiểm tra lại kết quả:

• Đối trừ làm chứng từ chuyển trạng thái theo bảng sau:

Phạm vi ảnh hưởng sau khi đối trừ chứng từ

Bảng thông báo lỗi thường gặp