Tạo phiếu bù trừ công nợ 2 đối tượng trên phần mềm Sapo Accounting

Bù trừ công nợ — 2 đối tượng là tính năng chuyên sâu giúp bạn cấn trừ công nợ giữa hai đối tượng độc lập khác nhau: một bên là khách hàng đang nợ bạn (khoản phải thu) và một bên là nhà cung cấp bạn đang nợ (khoản phải trả). Tính năng này giúp đơn giản hóa việc hạch toán trong các trường hợp có thỏa thuận thanh toán ba bên hoặc xử lý đối chiếu dòng tiền bán hàng phức tạp qua các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, TikTok Shop).

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản Sapo Accounting của bạn đã được cấp quyền cấu hình và thao tác đối với tính năng Bù trừ công nợ trong phân hệ Tổng hợp.
Có ít nhất 2 đối tượng riêng biệt đã được khai báo trên hệ thống: 1 đối tượng đóng vai trò Khách hàng (có khoản phải thu) và 1 đối tượng khác đóng vai trò Nhà cung cấp (có khoản phải trả).
Cả 2 đối tượng này đều phải có các chứng từ công nợ gốc ở trạng thái Đã ghi sổ và còn số dư chưa thực hiện bù trừ hết.
Kỳ kế toán tại chi nhánh thực hiện nghiệp vụ vẫn đang mở (chưa bị khóa sổ) tính đến ngày bù trừ.

Bước 1: Mở form tạo phiếu

Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo Accounting, bạn chọn Bán hàng > chọn Bù trừ công nợ.

Tại màn hình danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng mũi tên đổ xuống [▼] cạnh nút [Bù trừ 1 đối tượng] ở góc trên bên phải > nhấp chọn hành động Bù trừ 2 đối tượng từ danh mục. Hệ thống sẽ hiển thị giao diện form lập phiếu mới với tiêu đề Bù trừ công nợ.

Bước 2: Điền thông tin chung

Bạn tiến hành thiết lập các thông tin định danh ban đầu tại khối "Thông tin chung" ở đầu form:

Ngày bù trừ: Mặc định hiển thị ngày hiện tại. Bạn có thể nhấp chọn lại ngày hạch toán nghiệp vụ theo thực tế.
Chi nhánh: Hệ thống tự động điền theo chi nhánh bạn đang chọn làm việc trên thanh tiêu đề.
Mã khách hàng: Nhấp chọn mã của đối tượng đang nợ tiền bạn (phía phải thu) từ danh sách dropdown. Sau khi chọn xong, trường Tên khách hàng sẽ tự động hiển thị nội dung.
Mã nhà cung cấp: Nhấp chọn mã của đối tượng bạn đang nợ tiền (phía phải trả) từ danh sách dropdown. Sau khi chọn xong, trường Tên nhà cung cấp sẽ tự động hiển thị nội dung.

Lưu ý:

Dropdown Mã khách hàng chỉ lọc và liệt kê các đối tượng hiện đang phát sinh dư nợ phải thu. Tương tự, dropdown Mã nhà cung cấp chỉ liệt kê các đối tượng đang có dư nợ phải trả.
Khi chưa chọn đầy đủ cả Khách hàng và Nhà cung cấp, bảng dữ liệu phía dưới sẽ hiển thị trạng thái trống kèm thông báo: "Chưa chọn đối tượng bù trừ — Vui lòng chọn đối tượng để kiểm tra danh sách chứng từ công nợ."
Nhấp vào liên kết Lấy lại dữ liệu ở góc trên bên phải form nếu cần đồng bộ hoặc cập nhật lại các chứng từ mới phát sinh.

Bước 3: Chọn chứng từ bù trừ

Sau khi điền đủ thông tin đối tượng, Sapo Accounting tự động tải danh sách chứng từ và hiển thị thành 2 tab chuyên biệt:

Tab Chứng từ phải thu: Hiển thị toàn bộ các khoản phải thu liên quan (kèm thông tin số lượng chứng từ được tích chọn và tổng số tiền đưa vào bù trừ).
Tab Chứng từ phải trả: Hiển thị toàn bộ các khoản phải trả liên quan (kèm thông tin số lượng chứng từ được tích chọn và tổng số tiền đưa vào bù trừ).

Bảng dữ liệu tại mỗi tab sẽ tự động được nhóm theo tên từng đối tượng cụ thể đóng vai trò làm dòng tiêu đề nhóm. Bạn có thể dùng ô "Tìm kiếm theo số chứng từ, diễn giải" để lọc nhanh hóa đơn.

Bước 4: Kiểm tra và điều chỉnh công nợ

Bạn thực hiện duyệt qua lần lượt cả 2 tab để kiểm tra dữ liệu công nợ gốc.
Tích chọn hoặc bỏ tích ô checkbox ở đầu dòng mỗi chứng từ để quyết định chứng từ đó có tham gia vào phiên bù trừ hay không.
Tại cột Số bù trừ, hệ thống tự động điền tối đa số dư còn lại. Nếu bạn chỉ muốn cấn trừ một phần, hãy bấm chọn vào ô để sửa lại số tiền (giá trị nhập vào bắt buộc phải ≤ số dư tại cột Còn phải thu / Còn phải trả).

Bước 5: Xác nhận thông tin và kiểm tra bút toán

Khi giá trị chênh lệch đã cân bằng bằng 0, bạn nhấp chọn nút [Bù trừ] ở góc trên bên phải. Hệ thống chuyển hướng bạn sang giao diện trung gian Chứng từ bù trừ công nợ để kiểm tra tính pháp lý:

Khối Thông tin bù trừ: Hiển thị thông tin đối chiếu mã/tên của cả Khách hàng và Nhà cung cấp. Cho phép bạn điều chỉnh lại Ngày hạch toán, Ngày chứng từ và cập nhật nội dung ô Diễn giải (tối đa 255 ký tự).
Tab Chi tiết bù trừ: Bảng hiển thị danh sách chứng từ tham gia, được hệ thống tự động phân loại theo: Bút toán chuyển công nợ và Bút toán bù trừ công nợ.
Tab Hạch toán: Xem trước danh sách các cặp tài khoản kế toán đối ứng sẽ phát sinh.
Khu vực Đính kèm file: Bạn tiến hành kéo thả tệp hoặc chọn bấm “tải lên từ thiết bị” để lưu trữ các biên bản đối chiếu công nợ ba bên (Tối đa 5 tệp, dưới 5MB/tệp).

Bước 6: Lưu phiếu hoàn tất

Bạn tiến hành bấm chọn một trong các nút chức năng trên thanh công cụ góc phải trên cùng để hoàn thành:

[Lưu]: Lưu chứng từ và chuyển hướng thẳng sang giao diện Chi tiết phiếu bù trừ. Trạng thái phiếu ghi nhận là Đã ghi sổ.
[Lưu & Thêm]: Lưu phiếu hiện tại vào hệ thống và tự động làm trống biểu mẫu để mở ra form tạo phiếu mới.
[Hủy]: Hủy bỏ toàn bộ thao tác thiết lập vừa thực hiện và quay trở lại trang Danh sách ban đầu.

Trợ lý Sapo