Xem chi tiết nhà cung cấp trên phần mềm Sapo Accounting

Tính năng “Xem chi tiết thông tin nhà cung cấp” giúp người dùng theo dõi đầy đủ các thông tin liên quan đến từng nhà cung cấp trên phần mềm kế toán Sapo Accounting. Người dùng có thể xem tên nhà cung cấp, mã số thuế, công nợ, lịch sử giao dịch, và các ghi chú liên quan nhằm kiểm tra tình trạng công nợ, đối chiếu giao dịch theo từng nhà cung cấp.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Danh mục > Đối tượng > Nhà cung cấp. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm nhà cung cấp trên phần mềm. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn thêm mới nhà cung cấp tại đây.

Bước 1: Truy cập trang danh sách nhà cung cấp

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Danh mục. Tại màn hình Danh mục > Đối tượng vừa hiển thị, bạn nhấp chọn tab Nhà cung cấp trên thanh menu đầu trang.
Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách nhà cung cấp theo tab Nhà cung cấp.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn nhà cung cấp cần xem

1. Tìm kiếm nhanh

Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là tên, mã nhà cung cấp, MST, số CCCD, số điện thoại để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

2.1. Lọc theo trạng thái

Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái (bên cạnh thanh tìm kiếm) và chọn:

Hoạt động: Lọc các nhà cung cấp đang còn hoạt động.
Ngừng hoạt động: Lọc các nhà cung cấp đã ngừng hoạt động.

2.2. Lọc theo Ngày tạo

Bạn nhấp vào bộ lọc Ngày tạo (nằm bên phải bộ lọc "Trạng thái").
Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu:
Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay, Năm trước.
Hoặc bạn có thể theo Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày (dd/MM/yyyy) đến ngày (dd/MM/yyyy) mong muốn.
Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

2.3. Bộ lọc khác

Bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác (có biểu tượng phễu ở ngoài cùng bên phải).

Một thanh trượt (sidebar) Bộ lọc khác sẽ xuất hiện từ bên phải màn hình.
Tại đây, bạn có thể lọc theo:
- Lọc theo Trạng thái: Lọc theo Trạng thái nhà cung cấp.
- Lọc theo Ngày tạo: Lọc theo Ngày tạo nhà cung cấp.
- Lọc theo Nhóm nhà cung cấp: Lọc theo nhóm nhà cung cấp đã phân loại.
- Lọc theo Loại nhà cung cấp; Lọc theo loại nhà cung cấp là cá nhân, hộ kinh doanh hay công ty.
Bạn nhấp nút Lọc ở cuối sidebar để áp dụng, hoặc Xoá hết bộ lọc để trả về mặc định.

3. Chọn nhà cung cấp cần xem

Để truy cập màn hình xem thông tin nhà cung cấp, bạn thao tác như sau:
Nhấp chọn Mã nhà cung cấp hoặc dòng chứa nhà cung cấp cần xem. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình chi tiết thông tin nhà cung cấp.

Bước 3: Xem thông tin chi tiết nhà cung cấp

1. Trạng thái nhà cung cấp

Thông tin trạng thái hoạt động (Đang hoạt động/ Ngừng hoạt động) hiển thị ngay dưới tên nhà cung cấp.

2. Thông tin chung

Khu vực này hiển thị thông tin chung của nhà cung cấp:

Trường thông tin	Mô tả
Loại	Nhà cung cấp là công ty, cá nhân hay hộ kinh doanh
Nhóm nhà cung cấp	Thông tin về nhóm nhà cung cấp (nếu có).
Là khách hàng	Đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp.
Tên nhà cung cấp	Họ và tên đầy đủ của nhà cung cấp.
Mã nhà cung cấp	Mã định danh duy nhất của nhà cung cấp trong hệ thống.
Địa chỉ	Địa chỉ xuất hóa đơn của nhà cung cấp.
Mã số thuế (Đối với loại hình công ty và hộ kinh doanh)	Mã số thuế của nhà cung cấp.
Số CCCD (Đối với loại hình cá nhân)	Số CCCD của nhà cung cấp.
Ghi chú	Ghi chú (nếu có).
Website	Địa chỉ website của nhà cung cấp (nếu có).
Nợ còn phải trả	Số tiền còn nợ nhà cung cấp chưa thanh toán.

3. Chứng từ công nợ

Khu vực này hiển thị thông tin các chứng từ công nợ với nhà cung cấp:

Trường thông tin	Mô tả
Chứng từ công nợ	Các số chứng từ công nợ phát sinh với nhà cung cấp.
Loại chứng từ	Nội dung diễn giải theo chứng từ phát sinh.
Tiền	Số tiền còn nợ nhà cung cấp theo từng chứng từ công nợ.
Ngày hạch toán	Ngày hạch toán chứng từ vào phần mềm.
Chức năng	Thao tác chức năng nhanh liên quan đến chứng từ công nợ (Trả tiền).

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số chứng từ công nợ liên quan (Ví dụ: Từ 1 đến 17 trên tổng 17).
Hiển thị: Để thay đổi số lượng chứng từ hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.

4. Thông tin khác

Bạn nhấp chuyển sang tab Thông tin khác, khu vực này sẽ hiển thị những thông tin khác liên quan của nhà cung cấp:

Trường thông tin	Mô tả
Thông tin người liên hệ	Thông tin người liên hệ bao gồm xưng hô, họ và tên, số điện thoại và email
Thông tin người đại diện theo pháp luật	Họ và tên người đại diện theo pháp luật
Thông tin người nhận hóa đơn	Thông tin người nhận hóa đơn bao gồm họ và tên, email nhận hóa đơn
Tài khoản	Số tài khoản ngân hàng mặc định của nhà cung cấp.
Địa chỉ	Địa chỉ giao hàng mặc định của nhà cung cấp.
Điều khoản thanh toán	Điều khoản thanh toán đã khai báo với nhà cung cấp.

Bước 4: Các thao tác chức năng

Tại màn hình chi tiết, bạn có thể thực hiện các chức năng sau (nằm ở góc trên bên phải màn hình):

Bật hoạt động/ Ngừng hoạt động: Nhấp vào nút Bật hoạt động/ Ngừng hoạt động để thay đổi trạng thái hoạt động của nhà cung cấp. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Cập nhật trạng thái thành công”.
Sửa: Nhấp vào nút Sửa để chỉnh sửa thông tin nhà cung cấp. Bạn có thể xem hướng dẫn Sửa thông tin nhà cung cấp tại đây.
Thao tác khác: Nhấp vào nút Thao tác khác để sử dụng tính năng Nhân bản nhà cung cấp, tạo một bản sao nhà cung cấp với các thông tin tương tự.