Thiết lập quy tắc đồng bộ dữ liệu từ Sapo FnB trên Sapo Accounting

Sau khi kết nối Sapo FNB, bạn cần thiết lập các quy tắc đồng bộ dữ liệu. Tính năng này giúp bạn kiểm soát cách Sapo Accounting tự động xử lý và ghi nhận hàng hóa, khách hàng, chứng từ... từ FNB chuyển về, đảm bảo dữ liệu chính xác và nhất quán.

Bước 1: Truy cập màn hình thiết lập

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Cấu hình (góc dưới bên trái) > Danh sách ứng dụng.
• Tại ứng dụng "Sapo FNB", bạn nhấn vào Xem chi tiết.
• Hệ thống hiển thị danh sách các cửa hàng FNB đã kết nối. Tại dòng cửa hàng bạn muốn cài đặt, bạn nhấn nút Thiết lập (ở cột Chức năng).

Bước 2: Thiết lập quy tắc đồng bộ Danh mục

Sau khi nhấn Thiết lập, pop-up "Thiết lập đồng bộ dữ liệu" sẽ xuất hiện. Bạn có thể bật/tắt các lựa chọn tại tab Danh mục để phần mềm đối chiếu dữ liệu giữa Sapo FNB và Sapo Accounting khi đồng bộ dữ liệu.

1. Hàng hóa và dịch vụ

• Tự động thêm mới hàng hóa, dịch vụ chưa có trên danh mục: Khi bật, nếu mặt hàng trên FNB chưa có trên Sapo Accounting, hệ thống sẽ tự động thêm mới vào danh mục. Mặc định: Bật.
• Mỗi phiên bản là 1 mặt hàng: Khi bật, mỗi phiên bản sản phẩm (ví dụ: Đồ uống size S, M, L) trên FNB sẽ được đồng bộ thành một mặt hàng riêng biệt trên Accounting. Mặc định: Tắt.
• Nhóm ngành nghề tính thuế GTGT, TNCN mặc định: Mặc định "305 - Dịch vụ ăn uống". Bạn nhấn mũi tên trỏ xuống, chọn lại nhóm ngành nghề mặc định cho các sản phẩm/dịch vụ khi đồng bộ về Sapo Accounting.
• Tự động liên kết phiên bản trùng thông tin:
  • Mã hàng (SKU): Tùy chọn này luôn bật, giúp tự động liên kết các phiên bản sản phẩm có cùng mã SKU giữa hai hệ thống.
  • Tên sản phẩm: Khi bật, hệ thống sẽ liên kết các phiên bản sản phẩm có cùng cả SKU và Tên sản phẩm. Mặc định: Tắt.

2. Kho

• Tự động thêm mới kho chưa có trên danh mục: Khi bật, hệ thống tự động tạo mới kho trên Sapo Accounting nếu kho đó chưa tồn tại. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết kho trùng thông tin:
  • Mã: Tùy chọn này luôn bật, tự động liên kết các kho có cùng mã.
  • Tên: Khi bật, tự động liên kết các kho có cùng tên. Mặc định: Tắt.

3. Tài khoản ngân hàng

• Tự động thêm mới ngân hàng chưa có trên danh mục: Khi bật, tự động tạo mới tài khoản ngân hàng nếu chưa có. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết ngân hàng trùng số tài khoản + tên ngân hàng: Tùy chọn này luôn bật, đảm bảo liên kết chính xác.

4. Nhân viên

• Tự động thêm mới NV chưa có trên danh mục: Khi bật, tự động tạo mới nhân viên nếu chưa có. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết NV trùng thông tin:
  • SĐT: Khi bật, liên kết nhân viên dựa trên SĐT trùng khớp. Mặc định: Bật.
  • Email: Khi bật, liên kết nhân viên dựa trên email trùng khớp. Mặc định: Tắt.

5. Khách hàng

• Tự động thêm mới KH chưa có trên danh mục:
  
  • Nếu bật tùy chọn này: Tự động tạo mới khách hàng trên Sapo Accounting nếu họ chưa tồn tại trong danh mục.
    
  • Mặc định: Tùy chọn này đang bật.
    
• Tự động liên kết KH trùng thông tin Email:
  
  • Nếu bật tùy chọn này: Tự động liên kết khách hàng dựa trên email.
    
  • Mặc định: Tùy chọn này đang tắt.
    
  • Lưu ý: Chỉ đồng bộ theo một trong ba tiêu chí: Mã, SĐT hoặc Email.
    
• Tự động liên kết KH trùng thông tin SĐT:
  
  • Nếu bật tùy chọn này: Tự động liên kết khách hàng dựa trên số điện thoại.
    
  • Mặc định: Tùy chọn này đang tắt.
    
• Tự động liên kết KH trùng thông tin Mã số thuế:
  
  • Nếu bật tùy chọn này: Tự động liên kết khách hàng dựa trên mã số thuế. Nếu khách hàng là Cá nhân thì đồng bộ theo thông tin căn cước công dân.
    
  • Mặc định: Tùy chọn này đang tắt.
    

6. Nhà cung cấp

• Tự động thêm mới NCC chưa có trên danh mục:
  
  • Nếu bật tùy chọn này: Tự động tạo mới nhà cung cấp trên Sapo Accounting nếu họ chưa tồn tại.
    
  • Mặc định: Tùy chọn này đang bật.
    
• Tự động liên kết NCC trùng thông tin Mã:
  
  • Nếu bật tùy chọn này: Tự động liên kết nhà cung cấp dựa trên mã.
    
  • Mặc định: Tùy chọn này đang bật.
    
• Tự động liên kết NCC trùng thông tin Email:
  
  • Nếu bật tùy chọn này: Tự động liên kết nhà cung cấp dựa trên email.
    
  • Mặc định: Tùy chọn này đang tắt.
    
• Tự động liên kết NCC trùng thông tin SĐT:
  
  • Nếu bật tùy chọn này: Tự động liên kết nhà cung cấp dựa trên số điện thoại.
    
  • Mặc định: Tùy chọn này đang tắt.
    
  • Lưu ý: Bạn có thể chọn một hoặc nhiều tiêu chí để đồng bộ.
    

Bước 3: Thiết lập quy tắc đồng bộ Chứng từ

Bạn chuyển sang tab Chứng từ để thiết lập các quy tắc liên quan đến việc hạch toán Chứng từ bán hàng, Phiếu thu, Phiếu xuất kho khi đồng bộ từ Sapo FNB về.

1. Quy tắc đồng bộ chứng từ bán hàng

• Khách hàng mặc định: Chọn khách hàng mặc định để hạch toán nếu chứng từ đồng bộ không có thông tin khách hàng
  
• Tài khoản ngân hàng mặc định: Tài khoản để hạch toán nếu chứng từ đồng bộ không có thông tin tài khoản ngân hàng
  
• Nhân viên mặc định: Nhân viên mặc định để hạch toán nếu chứng từ đồng bộ không có thông tin nhân viên (chỉ hỗ trợ FnB)
  
• Nhà cung cấp mặc định: Nhà cung cấp mặc định để hạch toán nếu chứng từ đồng bộ không có thông tin nhà cung cấp
  
• Số hóa đơn hạch toán theo: 
  
  • Mã đơn nhập: Hệ thống ghi nhận số hóa đơn đầu vào (nếu có) theo mã đơn nhập.
    
  • Tham chiếu đơn nhập: Hệ thống ghi nhận số hóa đơn đầu vào (nếu có) theo tham chiếu đơn nhập.
    

2. Quy tắc đồng bộ giao dịch thanh toán

• Với các khoản thanh toán khác tiền mặt, để trống tài khoản ngân hàng thì hạch toán vào tài khoản: Bạn thao tác chọn 1 số tài khoản ngân hàng làm mặc định, để phần mềm tự động ghi nhận dòng tiền khi đồng bộ chứng từ, giao dịch.

Bước 4: Hoàn tất

• Sau khi thiết lập, bạn kiểm tra lại các trường thông tin.
• Sau đó, bạn chọn Lưu để hoàn tất thiết lập đồng bộ dữ liệu.