Thiết lập cấu hình tự động tạo và phát hành Hóa đơn điện tử trên Sapo FNB

Tính năng này cho phép hệ thống tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử sang Sapo Invoice ngay sau khi đơn hàng được thanh toán thành công trên Sapo FnB, giúp tiết kiệm thời gian thao tác thủ công cho thu ngân.

Điều kiện tiên quyết:

Kết nối phần mềm: Cửa hàng đã kết nối thành công với phần mềm Sapo Invoice.
Chữ ký số: Cửa hàng phải sử dụng Chữ ký số HSM (Máy chủ). Tính năng phát hành tự động không hỗ trợ chữ ký số dạng USB Token.
Phân quyền nhân viên: Tài khoản thực hiện thao tác cần được phân quyền Thiết lập cửa hàng > Thiết lập đối tác hóa đơn điện tử. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập trang cấu hình

Tại màn hình quản trị Sapo FnB, chọn mục Thiết lập (biểu tượng bánh răng ở góc dưới cùng bên trái).
Tại mục Thiết lập chức năng, chọn Hoá đơn điện tử.

Bước 2: Bật tính năng phát hành tự động

Tại giao diện Hoá đơn điện tử, bạn gạt nút xanh để bật Cho phép phát hành Hoá đơn điện tử.
Tiếp theo, gạt nút bật tính năng Phát hành hoá đơn điện tử tự động Sapo Invoice.

Bước 3: Cấu hình thông tin phát hành

Sau khi bật tính năng, bạn cần điền các thông tin bắt buộc sau:

Ký hiệu hóa đơn: Bấm vào menu thả xuống và chọn ký hiệu hóa đơn (Mẫu số - Ký hiệu) bạn muốn sử dụng để xuất tự động (Ví dụ: 2C26MSN).
Hình thức ký số: Chọn chữ ký số HSM mà bạn đang sử dụng (Ví dụ: HILO HSM, SoftDream HSM...).

Lưu ý:

Hệ thống sẽ hiển thị dòng lưu ý "Chỉ hỗ trợ phát hành tự động với chữ ký số HSM".

Bước 4: Thiết lập giảm thuế (Nếu có)

Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc đối tượng được giảm thuế GTGT, hãy tích chọn vào ô: Giảm 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT theo Nghị quyết số 204/2025/QH15

Bước 5: Lưu cấu hình

Sau khi kiểm tra kỹ các thông tin đã chọn, nhấn nút Lưu để hoàn tất cài đặt.

Lưu ý quan trọng

Thời điểm phát hành:

Hóa đơn sẽ được tự động phát hành ngay sau khi đơn hàng tạo thành công trên các app bán hàng (Sapo Thu ngân, Sapo Phục vụ) (thành công tức là đơn hàng đã thanh toán) hoặc các đơn từ các app giao hàng Grabfood, Shopee Food, Xanh SM Ngon được đồng bộ về hệ thống Sapo FnB.

Xử lý thông tin khách hàng thiếu:

Nếu đơn hàng trên Sapo FnB không có thông tin khách hàng, hoặc khách hàng không có đủ thông tin xuất hóa đơn (như Tên công ty, MST...), hệ thống sẽ tự động thiết lập thông tin người mua trên hóa đơn là: "Người mua không lấy hóa đơn".
Điều này giúp quy trình bán hàng không bị gián đoạn, hóa đơn vẫn được xuất hợp lệ để ghi nhận doanh thu trong ngày.

Trường hợp không phát hành tự động:

Các đơn hàng trên app Sapo Thu ngân, Sapo Phục vụ nếu khi bạn thanh toán và bấm “Yêu cầu xuất Hóa đơn điện tử (HDDT)”, khi đó đơn hàng sẽ tạo một yêu cầu xuất hóa đơn điện tử và đổ về tab “Yêu cầu chờ tạo” trong trang Hóa đơn điện tử trên quản trị web Sapo FnB, tức là cần thêm bước tạo và phát hành hóa đơn nữa.
Trường hợp này dành cho các hóa đơn điện tử chưa đủ thông tin để phát hành, nên khi bấm nút “Yêu cầu xuất Hóa đơn điện tử (HDDT)” sẽ không được phát hành tự động theo cấu hình bên trên. Khi đó, bạn sẽ cần truy cập quản trị web Sapo FnB, vào màn Hóa đơn > Hóa đơn điện tử, chọn hóa đơn đang có yêu cầu chờ tạo để tạo và phát hành.