Thiết lập cấu hình tự động tạo và phát hành Hóa đơn điện tử trên Sapo FnB

Màn hình Hóa đơn điện tử là nơi giúp bạn cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn sang phần mềm Sapo Invoice ngay sau khi đơn hàng thanh toán thành công, giúp tối ưu quy trình vận hành và tiết kiệm thời gian cho thu ngân.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được kết nối thành công với phần mềm Sapo Invoice.
Cửa hàng của bạn phải sử dụng Chữ ký số HSM (Máy chủ) hoặc chữ ký số từ xa Intrust. Tính năng phát hành tự động không hỗ trợ chữ ký số dạng USB Token.
Tài khoản thực hiện thao tác cần được phân quyền Thiết lập cửa hàng > Thiết lập đối tác hóa đơn điện tử.

Bước 1: Truy cập màn hình Hóa đơn điện tử

Tại thanh menu bên trái trang quản trị Sapo FnB, bạn chọn Thiết lập (biểu tượng bánh răng ở góc dưới cùng bên trái).
Tại mục Thiết lập chức năng, bạn nhấp chọn Hoá đơn điện tử: https://fnb.mysapo.vn/admin/store/e-invoice

Bước 2: Cấu hình Phát hành Hoá đơn điện tử

Tại phân hệ này, bạn tiến hành thiết lập các nút tính năng từ trên xuống dưới theo giao diện hiển thị:

Cho phép phát hành Hoá đơn điện tử: Bạn gạt nút sang màu xanh để kích hoạt tính năng phát hành hóa đơn cho đơn hàng và sử dụng các thao tác liên quan.
Tự động tính lại đơn giá trên hóa đơn điện tử khi áp dụng giảm thuế NQ 204/2025/QH15: Bạn gạt nút bật nếu muốn hệ thống tự động điều chỉnh đơn giá trên HĐĐT khi áp dụng giảm thuế, giúp tổng tiền thanh toán đơn hàng và HĐĐT khớp nhau.

Lưu ý:

Cấu hình này chỉ áp dụng cho các mặt hàng được giảm thuế theo NQ 204/2025/QH15.
Nếu bạn nộp thuế trực tiếp (Hộ kinh doanh/Cá nhân), nên bật để khớp Tổng tiền giữa đơn hàng và HĐĐT. Nếu không có mặt hàng nào được giảm thuế, bạn có thể bỏ qua thiết lập này.

Cấu hình hiển thị trên hóa đơn điện tử cho mặt hàng Thời gian: Bạn nhấp vào menu thả xuống để lựa chọn 1 trong 2 phương thức hiển thị:
- Xuất 1 dòng gộp tổng tiền (đề xuất mặc định): Hệ thống luôn xuất hóa đơn điện tử với Số lượng = 1 và Đơn giá = Tổng số tiền trước thuế.
- Xuất theo đơn vị tính của sản phẩm (phút, giờ, ngày): Hệ thống xuất nhiều dòng, gom nhóm chi tiết theo từng đơn vị.
Thiết lập thông tin mặc định khi "Người mua không lấy hoá đơn": Khi bạn tích chọn "Người mua không lấy hoá đơn" trên HĐĐT, hệ thống sẽ tự động điền thông tin mặc định:
- Tên người mua: Hệ thống để mặc định là Bán cho người tiêu dùng.
- Địa chỉ: Nhập địa chỉ mặc định (nếu cần).

Bước 3: Cấu hình Phát hành HDDT tự động Sapo Invoice

Bạn cuộn xuống mục Phát hành HDDT tự động Sapo Invoice và gạt nút bật sang màu xanh, sau đó điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc:

Ký hiệu hóa đơn: Bấm vào menu thả xuống và chọn ký hiệu hóa đơn (Mẫu số - Ký hiệu) muốn sử dụng để xuất tự động (Ví dụ: 1C26MTL).
Hình thức ký số: Chọn chữ ký số HSM mà bạn đang sử dụng (Ví dụ: INTRUST_CA REMOTE_SIGNING).

Lưu ý:

Hệ thống chỉ hỗ trợ phát hành tự động với chữ ký số HSM và chữ ký số từ xa Intrust.

Nguồn đơn hàng: Nhấp chọn nguồn đơn hàng muốn áp dụng tự động phát hành (Mặc định chọn Tất cả nguồn đơn).
Nhận thông báo kết quả khi phát hành tự động: Tích chọn ô vuông nếu bạn muốn hệ thống gửi báo cáo kết quả. Khi tích chọn, bạn điền tiếp:
- Khung giờ: Chọn các khung giờ hệ thống gửi thông báo.
- Email nhận thông báo: Nhập địa chỉ email chính xác để nhận kết quả.

Sau khi hoàn tất cấu hình tại mục này, bạn nhấn nút Lưu ngay góc dưới bên phải khối thông tin.

Bước 4: Thiết lập cấu hình Làm tròn tiền

Bạn tiếp tục cuộn xuống phân hệ Làm tròn tiền để đồng bộ giá trị hiển thị trên hóa đơn:

Cho phép làm tròn tiền đến hàng đơn vị: Bạn gạt nút sang màu xanh để bật thiết lập làm tròn giá trị tiền chiết khấu/tiền thuế/tiền hàng/tiền sau thuế đến hàng đơn vị.
Ví dụ: Tiền thuế của mặt hàng là 150,000.78 sẽ được hệ thống tự động làm tròn đến hàng đơn vị là 150,001.

Cảnh báo:

Nếu đơn giá của bạn đã bao gồm thuế, khi bật cấu hình làm tròn tiền có thể gây lệch một khoản nhỏ giữa tổng tiền đơn hàng và Hóa đơn điện tử do làm tròn. Bạn vui lòng kiểm tra kỹ trước khi thao tác.

Bước 5: Lưu thiết lập tổng thể

Sau khi điều chỉnh, bạn cần di chuyển lên phía trên cùng màn hình và nhấn nút Lưu trên thanh thông báo "Có thao tác chỉnh sửa chưa lưu" để hoàn tất toàn bộ cài đặt. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Các thiết lập hóa đơn điện tử thành công" ở góc dưới màn hình.

Lưu ý:

Thời điểm phát hành tự động: Hóa đơn được tự động phát hành ngay sau khi đơn hàng được thanh toán thành công trên các app bán hàng (Sapo Thu ngân, Sapo Phục vụ) hoặc các đơn từ app đối tác (Grabfood, Shopee Food, Xanh SM Ngon) đồng bộ về Sapo FnB.
Xử lý thiếu thông tin khách hàng: Nếu đơn hàng không có thông tin khách hàng hoặc thiếu thông tin xuất hóa đơn (Tên công ty, MST...), hệ thống tự động điền tên người mua là "Bán cho người tiêu dùng" giúp quy trình bán hàng liên tục, không bị gián đoạn.
Trường hợp không phát hành tự động: Khi thu ngân thực hiện thanh toán trên app Sapo Thu ngân, Sapo Phục vụ và bấm chọn nút Yêu cầu xuất Hóa đơn điện tử (HDDT), khi này đơn hàng không phát hành Hóa đơn tự động nữa, mà đơn hàng này sẽ được tạo thành một yêu cầu chờ xử lý và chuyển về tab Yêu cầu chờ tạo trên trang quản trị web Sapo FnB. Lúc này, bạn cần truy cập vào mục Hóa đơn > Hóa đơn điện tử trên web quản trị để duyệt, tạo và phát hành thủ công.

Trợ lý Sapo