Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Quản lý thông tin xuất hóa đơn điện tử của khách hàng trên Sapo FnB

Để giải quyết việc nhập lại thông tin thủ công mỗi lần xuất hóa đơn, Sapo FnB cho phép bạn lưu trữ thông tin xuất hóa đơn điện tử ngay trong hồ sơ khách hàng. Tính năng này giúp bạn xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác và quản lý dữ liệu tập trung, nâng cao hiệu quả công việc.

Điều kiện tiên quyết:
  • Tài khoản được phân quyền Tạo khách hàngSửa và thu nợ khách hàng.
  • Phiên bản ứng dụng:
    • Sapo Thu Ngân - Windows: từ phiên bản 1.81.2.0 trở lên.
    • Sapo Thu Ngân - POS: từ phiên bản 2.42.0 trở lên.
    • Sapo Phục vụ - iOS: từ phiên bản 1.45.0 trở lên.
    • Sapo Phục vụ - Android: từ phiên bản 2.30.0 trở lên.

1. Lưu thông tin xuất hóa đơn của khách hàng

1.1. Lưu thông tin xuất hoá đơn khi thêm mới khách hàng

Khi thêm một khách hàng có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử, bạn nên lưu lại thông tin của họ ngay từ bước khởi tạo. 

Bước 1: Truy cập màn tạo khách hàng

  • Tại trang quản trị Sapo FnB, từ menu bên trái, bạn chọn Khách hàng > Danh sách khách hàng. 
  • Tại trang danh sách, bạn nhấn vào nút Thêm khách hàng ở góc trên bên phải màn hình.
  • Trong màn thêm khách hàng bạn nhập các thông tin cơ bản như Tên, Số điện thoại, Địa chỉ...

Bước 2: Nhập thông tin xuất hoá đơn điện tử

Kéo xuống mục Thông tin xuất hóa đơn điện tử, bạn điền các thông tin tương ứng mà khách hàng cung cấp.

  • Mã số thuế
  • Tên công ty (đơn vị/tổ chức)
  • Địa chỉ công ty
  • Tên người mua hàng
  • Email người mua hàng
  • Căn cước công dân
  • Số hộ chiếu
  • Mã đơn vị quan hệ ngân sách

Bước 3: Lưu thông tin khách hàng

  • Sau khi hoàn tất, bạn nhấn Lưu để hệ thống ghi nhận thông tin.

Xem thêm hướng dẫn thêm mới thông tin khách hàng tại đây:

Lưu ý:
  • Các trường thông tin trong mục này không bắt buộc. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian cho các lần sau, bạn nên nhập đầy đủ nếu khách hàng có yêu cầu xuất hóa đơn.

1.2. Cập nhật thông tin xuất hóa đơn cho khách hàng đã có

Với những khách hàng đã có trong hệ thống, bạn có thể dễ dàng bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin xuất hóa đơn của họ.

Bước 1: Truy cập màn chi tiết khách hàng

  • Tại màn hình danh sách khách hàng, bạn tìm và nhấn chọn khách hàng cần cập nhật

Bước 2: Thêm thông tin xuất hoá đơn điện tử

  • Trong pop-up Chỉnh sửa thông tin khách hàng, bạn tìm đến mục Thông tin xuất hóa đơn điện tử và bổ sung hoặc thay đổi các trường cần thiết.

Bước 3: Lưu thông tin khách hàng

  • Nhấn Lưu để hoàn tất việc cập nhật.

Xem thêm hướng dẫn cập nhật thông tin khách hàng tại đây:

2. Tự động điền thông tin khi xuất hóa đơn điện tử

Đây là lợi ích lớn nhất của việc lưu trữ thông tin trước. Hệ thống sẽ giúp bạn tự động hóa khâu nhập liệu khi thanh toán.

Bước 1: Tạo hoá đơn bán hàng

Bước 2: Chọn Yêu cầu xuất hoá đơn điện tử

  • Khi tiến hành thanh toán, bạn chọn tùy chọn Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử.

Bước 3: Kiểm tra, xác nhận lại thông tin xuất hoá đơn

  • Hệ thống sẽ tự động hiển thị một biểu mẫu xuất hóa đơn và điền sẵn tất cả các thông tin bạn đã lưu trước đó, bao gồm: Mã số thuế, Tên công ty, Địa chỉ, Tên người mua, Email, CCCD/Hộ chiếu...
  • Bạn chỉ cần rà soát lại thông tin một lần cuối, bổ sung nếu cần và hoàn tất việc xuất hóa đơn.
Mẹo:
  • Nếu có thay đổi đột xuất vào phút chót (ví dụ: đổi email nhận hóa đơn), bạn vẫn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên màn hình xuất hóa đơn trước khi xác nhận.