Với tính năng tích hợp Shopee Food, bạn không cần phải theo dõi đơn hàng trên ứng dụng Shopee Partner riêng biệt. Mọi đơn hàng từ Shopee Food sẽ được tự động đồng bộ về Sapo, giúp bạn quản lý đơn hàng tập trung và xử lý một cách nhanh chóng, chính xác.

1. Nhận đơn hàng Shopee Food

Tùy theo thiết lập trên tài khoản Shopee Partner của bạn, nhà hàng có thể nhận đơn hàng Shopee Food theo hai hình thức: Nhận đơn thủ công và Nhận đơn tự động. Sapo hỗ trợ cả hai hình thức này, giúp bạn linh hoạt lựa chọn phương thức phù hợp với quy trình vận hành của nhà hàng.

Cách 1: Nhận đơn thủ công

Với hình thức nhận đơn thủ công, mỗi khi có đơn hàng mới từ Shopee Food, đơn hàng sẽ hiển thị trong danh sách Đơn chờ nhận trên Sapo. Bạn cần thực hiện thao tác nhận đơn hoặc từ chối đơn để xử lý đơn hàng.

1. Bước 1: Đăng nhập giao diện Sapo Thu ngân (trên máy tính Windows hoặc thiết bị POS) hoặc ứng dụng Sapo Phục vụ (trên điện thoại/tablet).
2. Bước 2: Khi có đơn hàng Shopee Food mới, bạn sẽ thấy thông báo và đơn hàng hiển thị trong danh sách "Đơn chờ nhận". (Vị trí danh sách "Đơn chờ nhận" có thể khác nhau tùy theo giao diện Sapo Thu ngân hoặc Sapo Phục vụ).
3. Bước 3: Đối với đơn hàng muốn xử lý, bạn có thể chọn một trong hai thao tác sau:
   • Nhận đơn: Nhấn nút Nhận đơn để xác nhận đơn hàng. Sau khi nhận đơn, hệ thống sẽ tự động in bếp (nếu có kết nối máy in bếp) và in tem (nếu có kết nối máy in tem). Đơn hàng sẽ được chuyển sang danh sách Đơn đã nhận.
   • Từ chối đơn: Nhấn nút Từ chối đơn nếu bạn không thể thực hiện đơn hàng này (ví dụ: hết món, quá tải...). Bạn cần chọn lý do từ chối đơn trước khi xác nhận từ chối. Đơn hàng sẽ bị xóa khỏi danh sách trên Sapo và không được ghi nhận vào danh sách đơn hủy (do chưa chính thức tạo đơn).

Cách 2: Nhận đơn tự động

Với hình thức nhận đơn tự động, các đơn hàng từ Shopee Food sẽ được tự động đồng bộ về Sapo và chuyển thẳng vào danh sách Đơn đã nhận, mà không cần thao tác nhận đơn thủ công.

Đặc điểm đơn hàng nhận tự động:

• Hiển thị nút In mặt hàng: Các đơn hàng nhận tự động trong danh sách Đơn đã nhận sẽ hiển thị thêm một nút In mặt hàng. Nút này cho biết rằng đơn hàng này là đơn nhận tự động và chưa được in thông tin sản phẩm (ví dụ: in tem, in bếp).
• Cần in thông tin sản phẩm: Đối với đơn hàng nhận tự động, bạn cần chủ động thao tác in thông tin sản phẩm để gửi thông tin chi tiết đơn hàng xuống bếp và chuẩn bị món ăn.

Các bước thực hiện:

1. Bước 1: Trên màn hình giao diện Sapo Thu ngân hoặc ứng dụng Sapo Phục vụ, khi có đơn hàng Shopee Food mới, đơn hàng sẽ tự động xuất hiện trong danh sách Đơn đã nhận.
2. Bước 2: Đối với đơn hàng nhận tự động, bạn có thể thực hiện in thông tin mặt hàng theo một trong các cách sau:
   • Nhấn nút In mặt hàng hiển thị trên đơn hàng trong danh sách Đơn đã nhận. Hệ thống sẽ in thông tin sản phẩm (ví dụ: in tem, in bếp) theo thiết lập máy in của bạn.
   • In từ menu mở rộng: Trong popup chi tiết đơn hàng ở góc cuối bên trái bạn nhấn chọn vào nút “…” (Thao tác khác) chọn tùy chọn In lại hoặc In tạm tính (tùy theo thiết lập của bạn) để in thông tin sản phẩm.

2. Thao tác với đơn hàng Shopee Food

Sau khi nhận đơn hàng (thủ công hoặc tự động), bạn có thể thực hiện các thao tác quản lý với đơn hàng Shopee Food tương tự như các đơn hàng thông thường trên Sapo. Dưới đây là một số thao tác quan trọng:

2.1. In mặt hàng 

Như đã đề cập ở trên, bạn có thể in thông tin mặt hàng (in tem, in bếp) cho đơn hàng Shopee Food theo các cách sau:

• Nhấn nút In mặt hàng trên danh sách Đơn đã nhận (chỉ hiển thị cho đơn nhận tự động và chưa được in).
• In từ menu mở rộng: Trong popup chi tiết đơn hàng ở góc cuối bên trái bạn nhấn chọn vào nút “…” (Thao tác khác) chọn tùy chọn In lại hoặc In tạm tính (tùy theo thiết lập của bạn) để in thông tin sản phẩm.

2.2. Giao và thanh toán đơn hàng

Khi tài xế Shopee Food đến nhận đơn hàng, bạn cần thực hiện các bước sau để đảm bảo giao đúng đơn và hoàn tất đơn hàng trên Sapo:

1. Bước 1: Xác nhận mã đơn hàng

   Kiểm tra và xác nhận mã đơn hàng mà tài xế cung cấp khớp với mã đơn hàng hiển thị trên Sapo. Điều này rất quan trọng để tránh giao nhầm đơn hàng cho tài xế.

2. Bước 2: Tìm kiếm đơn hàng (nếu cần)

   Nếu bạn cần tìm kiếm đơn hàng cụ thể trong danh sách, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm trên Sapo Thu ngân (hiện tại chức năng tìm kiếm mã đơn hàng Shopee Food mới chỉ hỗ trợ trên Sapo Thu ngân Window và POS, chưa hỗ trợ trên Sapo Phục vụ). Nhập mã đơn hàng Shopee Food vào ô tìm kiếm để nhanh chóng tìm thấy đơn hàng cần giao.

3. Bước 3: Thao tác Giao và thanh toán

   Sau khi xác nhận đúng đơn hàng và giao đơn cho tài xế (hoặc khi tài xế đã giao đơn thành công đến khách hàng), nhấn nút Giao và thanh toán trên đơn hàng để hoàn tất đơn hàng.

2.3. Xác nhận hủy đơn hàng

Trong một số trường hợp, dù bạn đã nhận đơn hàng Shopee Food, nhưng đơn hàng vẫn có thể bị hủy vì một số lý do khách quan (ví dụ: không tìm thấy tài xế, tài xế hủy đơn, khách hàng hủy đơn...). Khi đơn hàng bị hủy, hệ thống Shopee Food sẽ thông báo và đơn hàng sẽ được hiển thị với trạng thái Đơn bị hủy trên Sapo.

1. Bước 1: Quan sát trạng thái Đơn bị hủy

   Khi đơn hàng bị hủy, bạn sẽ thấy trạng thái Đơn bị hủy hiển thị trên đơn hàng trong danh sách đơn hàng.

2. Bước 2: Thao tác Xác nhận hủy đơn

   Để đảm bảo thông tin hủy đơn hàng được chuyển đến bộ phận bếp và tránh việc bếp tiếp tục chuẩn bị món ăn, bạn cần thực hiện thao tác Xác nhận hủy đơn trên đơn hàng.

3. Bước 3: In thông tin hủy bếp

   Sau khi xác nhận hủy đơn, hệ thống sẽ in thông tin hủy đơn xuống bếp (nếu có kết nối máy in bếp), giúp nhân viên bếp nắm được thông tin hủy đơn và ngừng chuẩn bị món ăn.