Nhận và xử lý đơn hàng ShopeeFood trên Sapo

Màn hình tính năng Nhận và xử lý đơn hàng từ ShopeeFood trên Sapo FnB là nơi tự động đồng bộ và hiển thị tất cả các đơn hàng từ nền tảng ShopeeFood, giúp bạn quản lý đơn hàng tập trung và xử lý một cách nhanh chóng, chính xác. Tính năng này giúp tối ưu quy trình vận hành của nhà hàng, giảm thiểu thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng và giúp bạn tự giải quyết các nghiệp vụ bán hàng hàng ngày một cách dễ dàng.

1. Nhận đơn hàng ShopeeFood

Tùy theo thiết lập trên tài khoản Shopee Partner của bạn, nhà hàng có thể nhận đơn hàng ShopeeFood theo hai hình thức: Nhận đơn thủ công và Nhận đơn tự động. Sapo hỗ trợ đồng bộ cả hai hình thức này nhằm tối ưu quy trình vận hành của quán.

Cách 1: Nhận đơn thủ công

1. Bước 1: Truy cập danh sách Đơn chờ nhận

   Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn nhấn chọn biểu tượng Đối tác → bấm vào tab Chờ nhận ở thanh trạng thái phía trên để kiểm tra danh sách.

2. Bước 2: Phân biệt loại hình đơn hàng

   Nhìn vào phần tiêu đề (Header) của thẻ đơn hàng để phân loại nhanh:

   • Đơn Khách tự đến lấy hiển thị dòng chữ: "ShopeeFood - Lấy tại quán".
   • Đơn nền tảng giao hiển thị dòng chữ: "ShopeeFood".
3. Bước 3: Thực hiện nhận hoặc từ chối

   Đối với đơn hàng muốn xử lý, bạn nhấn vào thẻ đơn và chọn một trong hai thao tác sau:

   • Nhấn nút Nhận đơn (màu xanh): Hệ thống xác nhận đơn hàng, tự động chuyển đơn sang mục Đơn đã nhận, đồng thời tự động kích hoạt lệnh in bếp và in tem.
   • Nhấn nút Từ chối đơn (màu đỏ): Nếu không thể phục vụ, hệ thống hiển thị popup lý do từ chối (Quán hết món, đóng cửa, sai giá...). Bạn chọn lý do phù hợp để hệ thống xóa đơn khỏi danh sách Sapo FnB.

Cách 2: Nhận đơn tự động

Đơn hàng từ ShopeeFood được đồng bộ thẳng vào mục Đã nhận hoặc tab bộ lọc đối tác mà không hiển thị ở danh sách chờ. Thẻ đơn hàng xuất hiện dòng trạng thái mặc định là "Đã nhận".

Thao tác in bếp cho đơn tự động: Các đơn hàng nhận tự động trong danh sách Đơn đã nhận sẽ hiển thị thêm một nút In mặt hàng. Nút này cho biết đơn hàng nhận tự động này chưa được in thông tin sản phẩm (in tem, in bếp).

Bạn cần chủ động nhấn nút In mặt hàng để gửi thông tin chi tiết đơn hàng xuống bếp và chuẩn bị món ăn. Khi đơn hàng đã chuyển sang trạng thái đã nhận, hệ thống Sapo FnB hỗ trợ cập nhật thời gian thực các trạng thái điều phối từ ShopeeFood:

Trường hợp 1: Trạng thái đơn chưa in mặt hàng

Đối với các đơn nhận tự động hoặc chưa được bấm in thông tin xuống bếp, trên thẻ đơn hàng tại danh sách sẽ xuất hiện nút tác vụ nhanh In mặt hàng đi kèm với các trạng thái shipper:

• Đang tìm ship...: Hệ thống ShopeeFood đang tìm tài xế xung quanh khu vực nhà hàng của bạn.
• Đã có shipper: Tài xế đã nhận đơn và đang di chuyển đến quán để lấy đồ.
• Shipper đã lấy: Tài xế đã nhận gói đồ ăn và bắt đầu quá trình giao hàng.
• Giao thành công: Đơn hàng đã được tài xế giao hoàn tất đến tay khách hàng.

Trường hợp 2: Trạng thái đơn đã in mặt hàng

Đối với các đơn hàng đã được in (nút In mặt hàng biến mất), hệ thống hiển thị chi tiết các trạng thái biểu tượng để nhân viên dễ dàng kiểm soát tiến độ điều phối:

• Đang tìm ship... (Hiển thị kèm biểu tượng kính lúp)
• Đã có shipper (Hiển thị kèm biểu tượng vòng xoay mũi tên xanh)
• Shipper đã lấy (Hiển thị kèm biểu tượng dấu tích xanh)
• Sẵn sàng | Giao thành công (Trạng thái hoàn tất đóng đơn)
• Đơn bị hủy (Hiển thị nhãn đỏ khi đơn hàng bị lỗi hoặc hủy bỏ)

2. Xử lý và hoàn tất đơn hàng

Trường hợp 1: Đối với đơn Khách tự đến lấy

1. Bước 1: Kiểm tra trạng thái đơn hàng

   Trên màn hình danh sách, tìm thẻ đơn có tiêu đề "ShopeeFood - Lấy tại quán". Đảm bảo thẻ đơn này đang hiển thị trạng thái điều phối là "Đã nhận".

2. Bước 2: Xác nhận đơn hàng khi khách đến

   Khi khách hàng tự đến quán nhận món, bạn nhấn vào thẻ đơn để mở popup chi tiết đơn hàng. Tiến hành đối chiếu Mã đơn hàng rút gọn hiển thị ở góc trái (Ví dụ: P123456...1234) trùng khớp với mã số trên ứng dụng của khách. Đồng thời, màn hình chi tiết phải hiển thị nhãn màu vàng "Lấy tại quán" ở góc trên cùng bên trái.

3. Bước 3: Kiểm tra dòng tiền và hoàn tất

   Rà soát các trường thông tin tài chính gồm: Tiền hàng, Khuyến mại, Thuế & Phí và TỔNG TIỀN. Sau khi bàn giao món ăn cho khách, bạn nhấn nút màu xanh Giao và hoàn tất ở dưới cùng để đóng đơn và ghi nhận doanh thu vào hệ thống.

Trường hợp 2: Đối với đơn Nền tảng giao (Có tài xế ShopeeFood)

1. Bước 1: Theo dõi trạng thái tìm tài xế

   Trên danh sách đối tác, tìm thẻ đơn có tiêu đề "ShopeeFood". Phía dưới cùng của thẻ đơn hiển thị trạng thái hệ thống: "Đang tìm ship...".

2. Bước 2: Đối chiếu mã với tài xế ShopeeFood

   Khi tài xế đến quán nhận đơn, bạn nhấp chọn thẻ đơn hàng trên màn hình. Đọc và kiểm tra đối chiếu Mã đơn hàng rút gọn (Ví dụ: P123456...1234) xem có khớp chính xác với mã hiển thị trên ứng dụng Shopee Partner của tài xế hay không.

3. Bước 3: Xác nhận món ăn trong chi tiết đơn

   Kiểm tra danh sách mặt hàng và số lượng chi tiết hiển thị trong màn hình để đóng gói đúng, đủ các món trước khi bàn giao túi đồ cho shipper.

4. Bước 4: Xác nhận giao hàng cho shipper

   Sau khi bàn giao túi đồ ăn thành công cho tài xế ShopeeFood, bạn nhấn nút màu xanh Giao và hoàn tất trên màn hình Sapo FnB để kết thúc quy trình xử lý đơn hàng.

3. Xử lý trường hợp Hủy đơn hàng ShopeeFood

Trong trường hợp phát sinh sự cố khách quan dẫn đến đơn hàng bị hủy từ phía hệ thống ShopeeFood (khách hủy đơn, không có tài xế nhận đơn sau thời gian quy định...), hệ thống sẽ tự động đồng bộ thông tin thời gian thực về Sapo FnB.

1. Bước 1: Nhận biết đơn bị hủy

   Đơn hàng bị hủy sẽ đổi màu thẻ và hiển thị trạng thái Đơn bị hủy (nhãn nền đỏ chữ trắng) trực tiếp trên danh sách đơn hàng đối tác.

2. Bước 2: Thao tác Xác nhận hủy đơn

   Bạn cần nhấp vào thẻ đơn hàng bị hủy đó và nhấn chọn nút Xác nhận hủy đơn. Thao tác này giúp hệ thống cập nhật đúng trạng thái hủy đơn của nhà hàng vào báo cáo doanh thu trên phần mềm.

3. Bước 3: Tự động in thông tin hủy bếp

   Ngay sau khi bạn bấm nút xác nhận hủy, hệ thống Sapo FnB sẽ tự động gửi lệnh in phiếu hủy món xuống máy in bếp (nếu quán có kết nối máy in bếp). Việc này giúp nhân viên bếp nắm bắt thông tin kịp thời để ngừng chuẩn bị món ăn, tránh gây lãng phí nguyên vật liệu cho nhà hàng.