Lập hóa đơn điện tử trên Sapo Phục vụ

Ngay sau khi hoàn tất đơn hàng, bạn có thể xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngay lập tức trên Sapo Thu ngân để đảm bảo tính kịp thời và tuân thủ quy định. Hướng dẫn này tập trung vào quy trình liền mạch, giúp bạn tạo yêu cầu hóa đơn từ đơn hàng vừa bán, nhanh chóng xác nhận thông tin và lựa chọn phát hành hóa đơn để gửi đến khách hàng kịp thời và nhanh chóng.

Bước 1: Chọn yêu cầu xuất hoá đơn điện tử

Tại màn hình thanh toán hóa đơn thành công, trên popup thông báo Hoàn tất đơn, bạn tích chọn Yêu cầu xuất hoá đơn điện tử.

Bước 2: Chọn cập nhật thông tin xuất hoá đơn điện tử

Thông báo Chưa đủ thông tin xuất HĐĐT, bạn thực hiện bấm “nhấn vào đây” để cập nhật thông tin.

Bước 3: Xác nhận thông tin xuất hóa đơn điện tử

1. Xác nhận thông tin xuất hóa đơn điện tử (HDDT):

Bạn lựa chọn nhu cầu xuất hóa đơn ngay hoặc xuất hóa đơn sau:

• Xuất hóa đơn ngay: Tích chọn khi bạn có nhu cầu xuất hóa đơn điện tử và phát hành ngay tại thời điểm yêu cầu và gửi hóa đơn cho khách hàng.
• Xuất hóa đơn sau: Tích chọn khi bạn cần lưu lại thông tin khách hàng để xuất hóa đơn sau. Sau đó, bạn có thể phát hành hóa đơn sau trong danh sách hóa đơn điện tử trên quản trị web Sapo FNB. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

2. Điền thông tin xuất hóa đơn điện tử:

Trường hợp 1: Chọn “Xuất hóa đơn sau”

Điền thông thông tin khách hàng. Các thông tin ở đây sẽ không bắt buộc, vì hóa đơn chưa được phát hành ngay lập tức.

• Số điện thoại khách hàng: Nhập số điện thoại của khách hàng.
• Tên khách hàng: Nhập đầy đủ tên khách hàng.
• Email nhận hóa đơn điện tử: Nhập địa chỉ email để nhận hóa đơn điện tử của khách hàng.
• Căn cước công dân: Nhập số Căn cước công dân của khách hàng (nếu có yêu cầu).
• Số hộ chiếu: Nhập số hộ chiếu của khách hàng (nếu có yêu cầu đặc biệt).
• Mã số thuế: Nhập mã số thuế của khách hàng nếu có, hoặc bạn có thể tìm kiếm mã số thuế để xác nhận thông tin.
• Tên đơn vị: Nhập tên đơn vị (nếu khách hàng là doanh nghiệp hoặc tổ chức).
• Mã ĐVQHNS: Mã số do Bộ Tài chính cấp cho các đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước.
• Địa chỉ: Nhập địa chỉ của khách hàng.
• Ghi chú: Nếu có yêu cầu ghi chú đặc biệt, bạn có thể điền thông tin ở đây.

Trường hợp 2: Chọn “Xuất hóa đơn ngay”

Bắt buộc điền thông tin người mua, cụ thể là trường Tên khách hàng phải điền.

• Đối với khách lẻ không lấy hóa đơn, bạn có thể tích chọn Người mua không lấy hóa đơn. Khi đó, ở cột Tên khách hàng sẽ điền dòng chữ “Người mua không lấy hóa đơn”.

Sau đó điền thông tin để phát hành hóa đơn (các trường này đều bắt buộc):

• Đơn vị phát hành (*): Mặc định là Sapo Invoice.
• Ký hiệu (*): Chọn ký hiệu hóa đơn (Mẫu số - Ký hiệu) bạn muốn sử dụng cho đơn hàng này.
• Hình thức ký số (*): Bạn tích chọn một trong các hình thức hiển thị trên màn hình:
  • Chữ ký số HSM: Đây là hình thức ký số từ xa (Server/Không dùng USB). Bạn chọn tài khoản số tương ứng để phát hành ngay. Đây là hình thức khuyên dùng trên thiết bị thu ngân.
  • Ký số qua USB TOKEN: Tùy chọn này sẽ hiển thị ở trạng thái bị mờ kèm dòng thông báo "Phần mềm không hỗ trợ hình thức ký số USB TOKEN".
  • Không ký số khi phát hành hóa đơn: Tùy chọn này chỉ áp dụng nếu Ký hiệu bạn chọn ở trên là loại Hóa đơn máy tính tiền (Ký hiệu có chữ M).

Bước 4: Hoàn tất yêu cầu xuất hóa đơn điện tử

Sau khi khai báo thông tin đầy đủ tại các mục, bạn kiểm tra lại thông tin và chọn Lưu (góc dưới bên phải màn hình) để xác nhận thông tin khách hàng.

Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Hoàn tất đơn:

• Chọn Hoàn tất để hoàn tất đơn hàng.
• Chọn In & Hoàn tất để hoàn tất đơn và in hóa đơn điện tử.

Khi hoàn tất đơn đơn hàng, hệ thống sẽ gửi dữ liệu sang Sapo FNB để thực hiện các thao tác tạo và phát hành hóa đơn điện tử:

• Xuất hóa đơn ngay: Dữ liệu đơn hàng sẽ được thể hiện ở phân hệ Hóa đơn > Hóa đơn điện tử, tab Yêu cầu chờ tạo.
• Xuất hóa đơn điện tử sau: Dữ liệu đơn hàng sẽ được thể hiện ở phân hệ Hóa đơn > Hóa đơn bán hàng.