Xử lý Đặt lịch online trên app Sapo FnB

Đặt lịch online giúp bạn giữ chỗ, ghi nhận món đặt trước và tiền cọc của khách. Khi khách đến, bạn có thể chuyển lịch thành đơn mà không cần nhập lại thông tin.

Lịch được tạo theo hai cách:

Nguồn lịch	Người tạo	Việc bạn cần làm
Đặt lịch tại quầy	Nhân viên tạo khi khách gọi điện hoặc đến trực tiếp	Nhập và lưu lịch
Đặt lịch online	Khách tự đặt trên trang của cửa hàng	Xác nhận hoặc từ chối lịch trên ứng dụng

Đặt lịch online là trang để khách tự đặt chỗ qua đường dẫn hoặc mã QR. Bạn cấu hình trang này trên trang quản trị Sapo FnB. Xem Hướng dẫn Đặt lịch online.

Điều kiện tiên quyết:

Kiểm tra tài khoản có quyền truy cập Đặt lịch.
Thiết lập khu vực và bàn trên trang quản trị Sapo FnB nếu muốn giữ bàn cụ thể.
Cấu hình Đặt lịch online nếu cửa hàng nhận lịch do khách tự tạo.
Kết nối Internet khi nhận hoặc hoàn tiền cọc.
Nền tảng áp dụng: Ứng dụng Sapo FnB - Nhà hàng và dịch vụ trên máy tính bảng (iPad/máy tính bảng Android, gồm cả máy tính tiền Sapo) và điện thoại (iOS/Android).

1. Xem và tìm lịch

Chọn tab Thêm → Quản lý bán hàng → Đặt lịch.
Chọn trạng thái cần xem: Tất cả, Chờ xác nhận, Chưa đến, Đã đến hoặc Đã hủy.
Nhập tên hoặc số điện thoại vào ô Tìm theo tên hoặc số điện thoại.
Chọn lịch để xem chi tiết.
1. Trên máy tính bảng: Danh sách lịch hiển thị bên trái, chi tiết hiển thị bên phải.
2. Trên điện thoại: Chọn một lịch để mở màn hình Thông tin đặt lịch.

Lưu ý:

Khi thiết bị mất mạng, ứng dụng không tải được lịch cũ hơn 60 ngày.

2. Tạo lịch mới

Tại danh sách Đặt lịch, chọn Thêm mới.
Tại Khách hàng, chọn Chọn khách hàng và tìm khách.
Tại Thời gian đặt lịch, chọn thời gian khách đến.
Nhập Số người và Dự kiến hoàn tất nếu cần.
Tại Sản phẩm đặt trước, chọn Chọn sản phẩm. Chọn Chọn thêm sản phẩm nếu khách đặt nhiều món.
Tại Khu vực đặt trước, chọn khu vực và bàn cần giữ.
Tại Đặt cọc, nhập Tổng tiền cọc và chọn Phương thức thanh toán nếu có nhận cọc.
Nhập yêu cầu của khách tại Ghi chú.
Chọn Tạo đặt lịch. Nếu cần in phiếu, chọn Lưu và In.
Kiểm tra thông báo Đặt lịch thành công.

Lưu ý:

Nhận tiền cọc cần có mạng. Nếu ứng dụng báo chưa hỗ trợ tạo lịch có tiền cọc khi mất mạng, hãy ghi chú khoản cọc theo quy trình của cửa hàng. Chỉ bổ sung tiền cọc trên ứng dụng khi có mạng và lịch vẫn cho phép sửa.
Bàn đã giữ hiển thị trạng thái Đã đặt trên sơ đồ bàn.
Tiền cọc được ghi nhận trong ca thu tiền tại dòng Đặt cọc.

3. Xác nhận lịch từ Đặt lịch online

Lịch do khách tạo trên trang Đặt lịch online xuất hiện ở trạng thái Chờ xác nhận.

Xác nhận lịch

Vào Đặt lịch.
Lọc theo Chờ xác nhận.
Mở lịch cần xử lý.
Chọn Xác nhận.
Đọc nội dung xác nhận và chọn xác nhận lần nữa.
Kiểm tra thông báo Xác nhận đặt lịch thành công.

Từ chối lịch

Mở lịch cần xử lý.
Chọn Từ chối.
Nhập lý do tại Nhập lý do.
Chọn Xác nhận.
Kiểm tra thông báo Lịch đặt lịch đã bị từ chối.

Lưu ý:

Kiểm tra thời gian, số khách và bàn trước khi xác nhận. Bạn cấu hình thời gian nhận lịch và thực đơn đặt trước trên trang quản trị Sapo FnB.

4. Xác nhận khách đến và mở đơn

Điều kiện tiên quyết:

Lịch phải có khu vực và bàn. Nếu chưa có, chọn Sửa để bổ sung trước khi xác nhận khách đến.

Vào Đặt lịch.
Tìm lịch theo tên hoặc số điện thoại.
Mở lịch của khách.
Chọn Xác nhận khách đến.
Tại câu hỏi Gọi món, chọn:
- Có để mở màn hình gọi món.
- Không nếu khách chưa gọi thêm.
Kiểm tra trạng thái lịch đã chuyển thành Đã đến.
Chọn Xem đơn hàng khi cần mở lại đơn.

Lưu ý:

Món đặt trước được hiển thị trong đơn theo nội dung hiện có của lịch. Hãy kiểm tra lại món và số lượng trước khi phục vụ.
Nếu ứng dụng báo không tìm thấy đơn do chưa đồng bộ, hãy kiểm tra mạng, đồng bộ dữ liệu rồi thử lại bằng cách vào tab Thêm > chọn Đồng bộ dữ liệu.

5. Sửa hoặc in phiếu đặt lịch

Sửa lịch

Mở lịch cần sửa.
Chọn Sửa.
Cập nhật thông tin.
Chọn Lưu thay đổi.
Kiểm tra thông báo Cập nhật đặt lịch thành công.

Nếu ứng dụng báo Không thể sửa đặt lịch ở trạng thái này, hãy kiểm tra trạng thái hiện tại của lịch.

In phiếu

Mở lịch.
Chọn In phiếu.
Kiểm tra phiếu sau khi in.

Lưu ý:

Nếu ứng dụng báo Chưa có đơn hàng để in phiếu, lịch chưa có đơn để in.

6. Hủy lịch và xử lý tiền cọc

Mở lịch cần hủy.
Chọn Thao tác khác → Hủy lịch.
Tại Lý do hủy, chọn Khách yêu cầu hoặc nhập Lý do khác.
Nếu lịch có tiền cọc, kiểm tra phần Hoàn tiền cọc.
Chọn mức hoàn hiển thị, nhập số tiền hoàn khác hoặc chọn Không hoàn tiền cọc theo chính sách của cửa hàng.
Chọn Xác nhận hủy.
Kiểm tra thông báo Hủy đặt lịch thành công.
Hoàn tiền cho khách theo thông tin đã xác nhận trên ứng dụng.

Lưu ý:

Nếu lịch đã chuyển thành đơn, hãy hủy đơn trước rồi hủy lịch.
Hoàn tiền cọc cần có mạng. Nếu mất mạng, không xác nhận hoàn tiền nhiều lần. Hãy kiểm tra trạng thái lịch và giao dịch sau khi kết nối được khôi phục.

7. Xử lý sự cố thường gặp

Tình huống	Cách xử lý
Không thấy Đặt lịch trong Thêm	Kiểm tra quyền truy cập của tài khoản. Liên hệ chủ cửa hàng để cấp quyền nếu cần
Không thấy lịch của tháng trước	Chuyển sang đúng tháng. Khi mất mạng, ứng dụng không tải được lịch cũ hơn 60 ngày
Ứng dụng yêu cầu chọn lịch trước khi xác nhận khách đến	Chọn khu vực và bàn cho lịch, sau đó xác nhận lại
Không thể tạo lịch có tiền cọc khi mất mạng	Ghi chú khoản cọc theo quy trình cửa hàng. Bổ sung trên ứng dụng khi có mạng và lịch còn cho phép sửa
Không thể hoàn tiền cọc khi mất mạng	Chờ kết nối ổn định, kiểm tra trạng thái giao dịch rồi thực hiện lại
Ứng dụng yêu cầu hủy đơn trước khi hủy lịch	Hủy đơn, sau đó quay lại hủy lịch
Không sửa được lịch	Kiểm tra trạng thái lịch. Một số trạng thái không cho phép sửa
In phiếu báo chưa có đơn hàng	Xác nhận khách đến để tạo hoặc liên kết đơn, sau đó kiểm tra lại
Xem đơn hàng báo không tìm thấy đơn	Đồng bộ dữ liệu rồi thử lại
Chi tiết lịch cảnh báo đơn chưa đồng bộ lên máy chủ	Chọn Thử lại. Nếu vẫn lỗi, kiểm tra kết nối mạng
Không thấy tiền cọc trong ca thu tiền	Mở ca thu tiền và kiểm tra dòng Đặt cọc trong phần doanh thu tiền mặt.
Bàn vẫn hiển thị Đã đặt khi khách đã đến	Mở lịch và chọn Xác nhận khách đến
Ứng dụng cảnh báo phiên bản cũ có thể làm mất món đặt trước	Không mở lịch có món đặt trước bằng phiên bản ứng dụng cũ. Dùng ứng dụng Sapo FnB phiên bản hiện tại

Trợ lý Sapo