Xử lý Đặt lịch online trên app Sapo FnB

Tính năng Đặt lịch online trên phần mềm Sapo FnB giúp cửa hàng dễ dàng tiếp nhận, theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt chỗ trực tuyến từ khách hàng nhanh chóng ngay trên ứng dụng di động, tối ưu quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm dịch vụ.

Điều kiện tiên quyết:

Đã đăng nhập app Sapo FnB trên điện thoại iOS hoặc Android.
Tài khoản có vai trò Chủ quán, Quản lý, hoặc Thu ngân.

Tiếp nhận và Xác nhận lịch đặt online

Khi có lịch đặt online mới, điện thoại sẽ phát âm thanh thông báo riêng biệt kèm thông tin tên khách, số lượng khách và giờ đến. Bạn bấm trực tiếp vào thông báo để mở màn hình chi tiết hoặc thực hiện các bước sau:

Bước 1: Trên app Sapo FnB, vào mục Thêm → chọn Đặt lịch.
Bước 2: Bấm vào tab Chờ xác nhận (hiển thị nhãn màu xanh lam) để lọc các lịch đặt online đang chờ duyệt.
Bước 3: Chọn lịch đặt cụ thể cần xử lý để xem toàn bộ thông tin chi tiết.
Bước 4: Bấm nút Xác nhận ở dưới màn hình, hệ thống hiển thị popup xác nhận, tiếp tục chọn Xác nhận.

Hệ thống báo "Xác nhận đặt lịch thành công", trạng thái lịch chuyển sang Chưa đến và tự động gửi email xác nhận cho khách hàng. Nút chức năng đổi thành Xác nhận khách đến để sử dụng khi khách tới quán.

Lưu ý:

Sau khi đã bấm xác nhận lịch đặt, các thông tin về thời gian, số người và món ăn đặt trước sẽ không thể chỉnh sửa (chỉ có thể thay đổi thông tin số bàn và ghi chú).
Khách hàng không chọn chỗ khi đặt online. Khi nhân viên xác nhận sẽ thực hiện xếp bàn cho khách hoặc khi khách đến nhận bàn sẽ sắp xếp thực tế tại quán.

Từ chối lịch đặt online

Tại danh sách Đặt lịch, bấm vào lịch đặt có trạng thái Chờ xác nhận.
Bấm nút Từ chối (viền đỏ) ở góc dưới màn hình.
Tại popup hiện lên, nhập lý do vào ô Lý do từ chối (không bắt buộc, tối đa 255 ký tự) để gửi kèm vào email cho khách.
Bấm Từ chối đơn để hoàn tất. Trạng thái lịch chuyển sang Đã từ chối và hệ thống tự động gửi email thông báo tới khách.

Lưu ý:

Chỉ có thể từ chối khi lịch đặt đang ở trạng thái Chờ xác nhận. Sau khi đã xác nhận, nếu cần hủy thì dùng chức năng Hủy lịch thay vì từ chối.

Các tình huống thường gặp và cách xử lý

Tình huống	Cách xử lý
Khách không nhận được email	Hướng dẫn khách kiểm tra hòm thư Spam/Junk hoặc kiểm tra lại độ chính xác của địa chỉ email khách đã nhập khi đặt lịch.
Không thấy lịch đặt online trên app	Bấm tab Chờ xác nhận trên màn hình Đặt lịch để lọc riêng, hoặc vuốt kéo màn hình xuống dưới để làm mới (refresh) danh sách.
Không thấy nút Xác nhận / Từ chối	Do tài khoản chưa được cấp quyền xử lý lịch đặt, bạn cần liên hệ chủ quán để cấp quyền Xác nhận lịch đặt lịch.
App không phát âm thanh khi có lịch mới	Kiểm tra và bật quyền thông báo của ứng dụng Sapo FnB trong cài đặt điện thoại, đồng thời đảm bảo điện thoại không ở chế độ im lặng.
Khách hàng hỏi về việc đặt cọc	Tính năng đặt lịch online hiện tại chưa hỗ trợ đặt cọc trực tuyến. Nếu quán có nhu cầu thu tiền cọc, nhân viên cần chủ động liên hệ trực tiếp với khách sau khi tiếp nhận lịch.
Không tìm thấy menu Đặt chỗ online trên web	Kiểm tra lại phân quyền của tài khoản. Nếu không thấy menu, hãy liên hệ chủ quán để cấp quyền Cấu hình đặt lịch online.
Cấu hình thời gian không áp dụng đúng chi nhánh	Bạn cần lưu ý chọn đúng tên chi nhánh cần thiết lập ở góc trên trang cấu hình trước khi bấm Lưu, vì cấu hình này áp dụng riêng cho từng chi nhánh.

Trợ lý Sapo