Chuyển đơn hàng sang Sapo Accounting trên phần mềm Sapo FNB

Tính năng đồng bộ đơn hàng từ Sapo FNB sang Sapo Accounting giúp bạn giảm thao tác thủ công khi hạch toán. Thay vì nhập liệu thủ công, bạn có thể đồng bộ dữ liệu đơn hàng (bao gồm chứng từ bán hàng, phiếu thu, phiếu xuất kho) chỉ với vài cú nhấp chuột, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.

Bước 1: Truy cập màn hình danh sách đơn hàng

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Hóa đơn > Hóa đơn bán hàng.
• Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn bán hàng trên phần mềm.

Bước 2: Chọn đơn hàng cần thực hiện chuyển sang Sapo Accounting

1. Tìm kiếm đơn hàng

• Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã tham chiếu, tên đơn để tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

2. Lọc đơn hàng

• Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách đơn hàng:
• • Lọc theo Thu ngân
  • Lọc theo Phục vụ
  • Lọc theo Loại hình
  • Lọc theo Khu vực
  • Lọc theo Phương thức thanh toán
  • Lọc theo Thời gian thanh toán
  • Lọc theo Khách hàng
  • Lọc theo Đối tác giao hàng
  • Lọc theo Kênh bán hàng
  • Lọc theo Trạng thái phát hành HDDT
  • Lọc theo Trạng thái chuyển chứng từ kế toán
• Sau đó bạn nhấn nút Lọc để hệ thống trả về kết quả tương ứng.

3. Chọn đơn hàng cần chuyển chứng từ

• Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều hóa đơn bán hàng trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả đơn hàng đang hiển thị trên trang.
• Sau đó bạn nhấp vào nút Chọn thao tác > Chuyển chứng từ sang Sapo Accounting.

Bước 3: Xác nhận và chuyển chứng từ sang kế toán

Sau khi chọn, hệ thống sẽ hiển thị pop-up Chuyển chứng từ bán hàng sang Sapo Accounting của ứng dụng Sapo Accounting.

Hệ thống sẽ hiển thị thông báo số đơn hàng đã chọn:

• [số lượng] đơn hàng chưa chuyển chứng từ kế toán
• [số lượng] đơn hàng đã chuyển chứng từ kế toán (đã chuyển, đang chuyển, chuyển thất bại)

Bạn chọn Đơn vị kế toán đã kết nối để thực hiện chuyển chứng từ. Sau khi kiểm tra danh sách đã chính xác, bạn nhấp vào nút Chuyển kế toán (số lượng đơn) ở góc dưới bên phải.

Bước 4: Kiểm tra lịch sử đồng bộ

Đối với các đơn hàng ở trạng thái khác nhau, khi chuyển dữ liệu sang phần mềm kế toán sẽ được ghi nhận theo các chứng từ khác nhau:

• Trường hợp 1: Đơn hàng chưa thanh toán: Khi thao tác đồng bộ, phần mềm kế toán sẽ hạch toán 1 chứng từ ghi nợ với thông tin tương ứng.
• Trường hợp 2: Đơn hàng đã thanh toán: Khi thao tác đồng bộ, phần mềm kế toán sẽ hạch toán 1 phiếu thu với thông tin tương ứng.
• Trường hợp 3: Đơn hàng đã xuất hóa đơn: Khi thao tác đồng bộ, phần mềm kế toán sẽ hạch toán 1 hóa đơn với số hóa đơn tương ứng.

Hệ thống sẽ hiển thị Kết quả xử lý sau khi hoàn tất:

• Chuyển thành công: [số lượng] chứng từ. Bạn có thể kiểm tra các chứng từ đã đẩy thành công tại đường dẫn bên dưới.
• Chuyển chứng từ thất bại: [số lượng] hóa đơn. Bạn có thể chọn biểu tượng mũi tên để xem chi tiết các chứng từ thất bại.