Tạo phiếu thu/chi bằng file Excel trên trang quản trị Sapo FnB

Khi cần ghi nhận nhiều giao dịch tài chính cùng lúc, việc nhập từng phiếu thu/chi thủ công có thể tốn thời gian và dễ sai sót. Để hỗ trợ người dùng thao tác nhanh và hiệu quả hơn, Sapo FNB cung cấp tính năng tạo phiếu thu/chi bằng file Excel.

Hướng dẫn này áp dụng cho quản trị phần mềm phiên bản Sapo FNB.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền: Xem danh sách phiếu thu/chi, Tạo phiếu thu/chi, Nhập/ xuất danh sách phiếu thu/chi

Để thêm mới hàng loạt phiếu thu bằng file excel bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Tải file mẫu

Trên trang quản trị Sapo, nhấn Thu chi (danh mục bên trái màn hình) > Danh sách phiếu
Nhấn Nhập danh sách (góc trên bên trái màn hình) để mở hộp thoại nhập danh sách phiếu thu
Trên hộp thoại bạn nhấn vào chữ tại đây màu xanh để tài file mẫu

Bước 2: Nhập thông tin mặt hàng vào file

Trên file excel vừa tải về bạn nhập các thông tin như sau:

Thông tin	Mô tả
Mã phiếu thu	Nhập mã phiếu thu
Mã nguồn thu (*)	Nhập mã nguồn thu Nếu trên hệ thống chưa có mã nguồn thì hệ thống sẽ tạo mới
Loại phiếu thu (*)	Nhập tên loại phiếu thu Nếu trên hệ thống chưa có loại phiếu thu, hệ thống sẽ tạo mới.
Nhóm người nộp (*)	Nhập nhóm người nộp bao gồm: - Khách hàng - Đối tác - Đối tượng khác
Tên người nộp (*)	Nhập tên người nộp
Số điện thoại khách hàng / Mã đối tác (*)	Nhập số điện thoại hoặc mã đối tác
Giá trị thu (*)	Nhập số tiền của phiếu thu
Phương thức thanh toán	Nhập tên phương thức thanh toán
Thời gian ghi nhận	Nhập thời gian ghi nhận
Trạng thái	Nhập trạng thái của phiếu thu: - Hoàn thành - Hủy
Chứng từ gốc	Nhập chứng từ gốc
File chứng từ	Nhập link chứng từ
Người tạo	Nhập tên người tạo phiếu
Hoạch toán kết quả kinh doanh	Cho phép hạch toán vào báo cáo tài chính bằng cách nhập Có hoặc Không
Ghi chú	Nhập thêm ghi chú cho phiếu thu

Lưu ý:

Dấu (*) là trường thông tin bắt buộc.

Bước 3: Nhập file lên phần mềm

Lưu ý quan trọng:

Thao tác nhập danh sách sẽ tạo mới dữ liệu, không có tác dụng cập nhật dữ liệu cũ.
Các phiếu thu trùng mã phiếu thu đã tồn tại sẽ không được nhập vào danh sách phiếu thu của nhà hàng
Khách hàng/Đối tác sẽ được định danh theo số điện thoại khách hàng/mã đối tác
“Người tạo” phiếu thu sẽ mặc định là tên tài khoản đăng nhập thực hiện thao tác import danh sách phiếu thu
Dung lượng file không quá 1MB.

Sau khi nhập xong thông tin trên file mẫu, bạn tiếp tục thực nhập file lên hệ thống bằng cách:

Trên trang quản trị Sapo, nhấn Thu chi (danh mục bên trái màn hình) > Danh sách phiếu
Nhấn Nhập danh sách (góc trên bên trái màn hình) để mở hộp thoại nhập danh sách phiếu thu
Nhấn “Chọn file” (trên đầu hộp thoại) để tải file lên từ máy tính
Nhấn “Nhập danh sách phiếu thu”, lúc này hệ thống sẽ hiển thị dữ liệu phiếu thu được cập nhật bao gồm:
- Tổng số phiếu thu có trong file excel
- Hợp lệ: Số lượng phiếu thu hợp lệ
- Trùng dữ liệu cũ: Số phiếu thu đã có trên hệ thống ( thông tin này dựa vào mã phiếu thu để xác định)
- Lỗi: Số phiếu thu lỗi, (bạn rê chuột vào các thông báo lỗi màu đỏ để biết cụ thể lỗi),
Nếu có lỗi bạn nhấn “Hủy” để dừng nhập file để chỉnh sửa lỗi rồi nhập lại, hoặc nhấn “Nhập & bỏ qua trùng, lỗi” để tiếp tục nhập các phiếu thu hợp lệ.
Nếu không có lỗi hoặc trùng, bạn nhấn “Nhập ngay” để hoàn tất

Lúc này hệ thống sẽ hiển thị thông báo kiểm tra dữ liệu. Bạn có thể tắt popup và thực hiện các thao tác khác. Việc cập nhật dữ liệu vẫn được tiếp tục và sẽ được thông báo sau khi tiến trình cập nhật kết thúc,

Tương tự, trên màn hình danh sách phiếu thu, bạn nhấn vào tab Phiếu chi ( bên trên thanh tìm kiếm) và thao tác tương tự các bước để tạo Phiếu chi hàng hoạt bằng file Excel