Tạo hóa đơn điện tử từ yêu cầu tạo hóa đơn trên trang quản trị Sapo FNB

• Ngày lập: Hệ thống sẽ tự động lấy ngày hiện tại.
• Đơn vị phát hành: Hệ thống sẽ tự động chọn Sapo Invoice khi tài khoản đã kết nối với Sapo Invoice. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Ký hiệu hóa đơn: Bạn chọn ký hiệu hóa đơn tương ứng với loại hóa đơn điện tử
  • Hóa đơn bán hàng: Chọn mẫu hóa đơn có ký hiệu 2… (ví dụ 2C26TYY)
  • Hóa đơn GTGT: Chọn mẫu hóa đơn có ký hiệu 1… (ví dụ 1C26TYY)
• Đơn vị tiền tệ: Bạn chọn đơn vị tiền tệ tương ứng (VND hoặc USD)
• Tỷ giá (bắt buộc nếu chọn đơn vị tiền tệ khách VND): Bạn tra cứu tỷ giá ngoại tệ theo tỷ giá tại thời điểm giao dịch tại ngân hàng giao dịch.

• Người mua không lấy hóa đơn: Bạn tích chọn nếu người mua không yêu cầu hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin xuất hóa đơn.
• Mã số thuế người mua:
  • Nhập Mã số thuế (nếu khách là công ty/tổ chức) sau đó nhấp biểu tượng kính lúp bên cạnh để tự động lấy thông tin và địa chỉ.
• Tên đơn vị: Tên công ty/tổ chức của người mua.
• Địa chỉ: Địa chỉ của người mua.
• Ghi chú: Ghi chú cho hóa đơn (nếu có).
• Khách: Tên người trực tiếp giao dịch (nếu có).
• Email khách hàng: Thông tin liên hệ của người mua.
• MSĐVCQHVNS (mã số đơn vị có quan hệ với Ngân sách): Mã số do Bộ Tài chính cấp cho các đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước như cơ quan quân đội, trường học công lập,... Nếu người mua là một trong các đơn vị này thực hiện giao dịch với người bán thì cần điền mã số này

• Hình thức thanh toán: Bạn chọn hình thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản, TM/CK).
• Tài khoản khách hàng: Bạn điền số tài khoản của khách hàng (nếu có)
• Ngân hàng: Bạn điền tên ngân hàng (nếu có)
• Căn cước công dân: Bạn điền số căn cước công dân của khách hàng (nếu có)
• Số hộ chiếu: Bạn điền số hộ chiếu của khách hàng (nếu có)

Bạn kiểm tra lại các thông tin chi tiết các hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn.

Bạn điền các thông tin còn lại cho hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn

• ĐVT: Hệ thống sẽ tự động điền theo hàng hóa, dịch vụ bạn đã khai báo trong danh mục. Hoặc bạn điền khi thêm hàng hóa, dịch vụ mới
• Số lượng: Hệ thống sẽ tự động điền theo giá trị trên đơn hàng
• Đơn giá: Hệ thống sẽ tự động điền theo giá trị trên đơn hàng
• Chiết khấu: Hệ thống sẽ tự động điền theo giá trị trên đơn hàng

4. Thông tin thuế suất

• Hóa đơn bán hàng: Trên hóa đơn sẽ không hiển thị cột thuế suất và tiền thuế suất
  • Bạn có thể tích chọn Giảm thuế theo Nghị quyết số 204/2025/QH15
  • Nếu bạn đã tích chọn Áp dụng giảm thuế bạn phải chọn thêm “Tỷ lệ phần trăm tính thuế” tức là % thuế được tính giảm cho các hàng hóa dịch vụ trong hóa đơn. Chọn một trong số lựa chọn “0%, 1%, 2%, 3%, 5%”
  • Trong chi tiết hóa đơn sẽ hiển thị thêm trường thông tin “Tiền thuế GTGT được giảm” và “% tính thuế” (cụ thể là % thuế GTGT được giảm)
  • Tiền thuế GTGT được giảm = % thuế được giảm * 20% * thành tiền của hàng hóa, sẽ được hệ thống tự động tính toán
  • Bạn kiểm tra lại thông tin “Đã giảm [giá trị] VND, tương ứng 20% mức tỷ lệ % để tính thuế giá trị gia tăng theo Nghị quyết số 204/2025/QH15” ở cuối hóa đơn
• Hóa đơn GTGT: Trên hóa đơn sẽ hiển thị cột “% thuế” và “Thuế”
  • Bạn điền tỷ lệ % thuế theo từng hàng hoá , dịch vụ theo quy định. Chọn một trong số lựa chọn 0%, 5%, 8%, 10%
  • Thuế = Đơn giá * % thuế, sẽ được hệ thống tự động tính toán

• Sau khi khai báo thông tin đầy đủ tại các mục, bạn nhấp chọn Tạo HDDT (góc dưới bên phải màn hình) để tạo hóa đơn điện tử nháp cho yêu cầu chờ tạo
• Hệ thống sẽ điều hướng về màn hình Hóa đơn điện tử theo tab Chưa phát hành và thông báo “Tạo hóa đơn điện tử thành công”
• Sau đó, bạn có thể phát hành hóa đơn sau tại tab Chưa phát hành trong danh sách hóa đơn điện tử. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

• Sau khi khai báo thông tin đầy đủ tại các mục, bạn nhấp chọn Tạo & phát hành HDDT (góc dưới bên phải màn hình) để tạo và phát hành hóa đơn cho các đơn hàng đã chọn
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu chọn hình thức ký số:
  • Không ký số khi phát hành hóa đơn: Chỉ áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
  • Chọn chữ ký số đã kết nối trên Sapo Invoice. Xem hướng dẫn kết nối chữ ký số trên Sapo Invoice tại đây.
• Bạn nhấp chọn Phát hành ở góc dưới màn hình pop-up để phát hành hóa đơn điện tử.
• Hệ thống sẽ điều hướng về màn hình Hóa đơn điện tử theo tab Đã phát hành và thông báo “Phát hành hóa đơn điện tử thành công”