Thiết lập quy tắc đồng bộ dữ liệu từ Sapo FNB trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Sau khi kết nối Sapo FNB, bạn cần thiết lập các quy tắc đồng bộ dữ liệu. Tính năng này giúp bạn kiểm soát cách Sapo Accounting - Doanh nghiệp tự động xử lý và ghi nhận hàng hóa, khách hàng, chứng từ... từ FNB chuyển về, đảm bảo dữ liệu chính xác và nhất quán.

Bước 1: Truy cập màn hình thiết lập

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Cấu hình (góc dưới bên trái) > Danh sách ứng dụng.
• Tại ứng dụng "Sapo FNB", bạn nhấn vào Xem chi tiết.
• Hệ thống hiển thị danh sách các cửa hàng FNB đã kết nối. Tại dòng cửa hàng bạn muốn cài đặt, bạn nhấn nút Thiết lập (ở cột Chức năng).

Bước 2: Thiết lập quy tắc đồng bộ Danh mục

Sau khi nhấn Thiết lập, pop-up "Thiết lập đồng bộ dữ liệu" sẽ xuất hiện. Bạn có thể bật/tắt các lựa chọn tại tab Danh mục để phần mềm đối chiếu dữ liệu giữa Sapo FNB và Sapo Accounting khi đồng bộ dữ liệu.

1. Hàng hóa và dịch vụ

• Tự động thêm mới hàng hóa, dịch vụ chưa có trên danh mục: Khi bật, nếu mặt hàng trên FNB chưa có trên Sapo Accounting, hệ thống sẽ tự động thêm mới vào danh mục. Mặc định: Bật.
• Mỗi phiên bản là 1 mặt hàng: Khi bật, mỗi phiên bản sản phẩm (ví dụ: Đồ uống size S, M, L) trên FNB sẽ được đồng bộ thành một mặt hàng riêng biệt trên Accounting. Mặc định: Tắt.
• Nhóm ngành nghề tính thuế GTGT, TNCN mặc định: Mặc định "305 - Dịch vụ ăn uống". Bạn nhấn mũi tên trỏ xuống, chọn lại nhóm ngành nghề mặc định cho các sản phẩm/dịch vụ khi đồng bộ về Sapo Accounting.
• Tự động liên kết phiên bản trùng thông tin:
  • Mã hàng (SKU): Tùy chọn này luôn bật, giúp tự động liên kết các phiên bản sản phẩm có cùng mã SKU giữa hai hệ thống.
  • Tên sản phẩm: Khi bật, hệ thống sẽ liên kết các phiên bản sản phẩm có cùng cả SKU và Tên sản phẩm. Mặc định: Tắt.

2. Kho

• Tự động thêm mới kho chưa có trên danh mục: Khi bật, hệ thống tự động tạo mới kho trên Sapo Accounting nếu kho đó chưa tồn tại. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết kho trùng thông tin:
  • Mã: Tùy chọn này luôn bật, tự động liên kết các kho có cùng mã.
  • Tên: Khi bật, tự động liên kết các kho có cùng tên. Mặc định: Tắt.

3. Tài khoản ngân hàng

• Tự động thêm mới ngân hàng chưa có trên danh mục: Khi bật, tự động tạo mới tài khoản ngân hàng nếu chưa có. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết ngân hàng trùng số tài khoản + tên ngân hàng: Tùy chọn này luôn bật, đảm bảo liên kết chính xác.

4. Nhân viên

• Tự động thêm mới NV chưa có trên danh mục: Khi bật, tự động tạo mới nhân viên nếu chưa có. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết NV trùng thông tin:
  • SĐT: Khi bật, liên kết nhân viên dựa trên SĐT trùng khớp. Mặc định: Bật.
  • Email: Khi bật, liên kết nhân viên dựa trên email trùng khớp. Mặc định: Tắt.

5. Khách hàng

• Tự động thêm mới khách hàng chưa có trên danh mục: Khi bật, tự động tạo mới khách hàng nếu chưa có. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết khách hàng trùng thông tin:
  • SĐT: Khi bật, liên kết khách hàng dựa trên SĐT. Mặc định: Bật.
  • Email: Khi bật, liên kết khách hàng dựa trên email. Mặc định: Tắt.

6. Nhà cung cấp

• Tự động thêm mới nhà cung cấp chưa có trên danh mục: Khi bật, tự động tạo mới NCC nếu chưa có. Mặc định: Bật.
• Tự động liên kết nhà cung cấp trùng thông tin:
  • Mã: Khi bật, liên kết nhà cung cấp dựa trên Mã nhà cung cấp. Mặc định: Bật, không thể thay đổi.
  • SĐT: Khi bật, liên kết nhà cung cấp dựa trên Số điện thoại. Mặc định: Bật.

Bước 3: Thiết lập quy tắc đồng bộ Chứng từ

Bạn chuyển sang tab Chứng từ để thiết lập các quy tắc liên quan đến việc hạch toán Chứng từ bán hàng, Phiếu thu, Phiếu xuất kho khi đồng bộ từ Sapo FNB về.

1. Quy tắc đồng bộ chứng từ bán hàng

• Với các chứng từ bán hàng để trống khách hàng thì hạch toán vào khách hàng: Bạn thao tác chọn 1 mã khách hàng đặt làm mặc định, để phần mềm tự động ghi nhận công nợ khách hàng khi đồng bộ chứng từ, giao dịch.
• Với các chứng từ bán hàng để trống nhân viên thì hạch toán vào nhân viên: Bạn thao tác chọn 1 mã nhân viên đặt làm mặc định để phần mềm tự động ghi nhận cho nhân viên khi đồng bộ chứng từ, giao dịch.

2. Quy tắc đồng bộ giao dịch thanh toán

• Với các khoản thanh toán khác tiền mặt, để trống tài khoản ngân hàng thì hạch toán vào tài khoản: Bạn thao tác chọn 1 số tài khoản ngân hàng làm mặc định, để phần mềm tự động ghi nhận dòng tiền khi đồng bộ chứng từ, giao dịch.

Bước 4: Hoàn tất

• Sau khi thiết lập, bạn kiểm tra lại các trường thông tin.
• Sau đó, bạn chọn Lưu để hoàn tất thiết lập đồng bộ dữ liệu.