Chi tiền theo hóa đơn trên Phiếu chi tiền trên phần mềm Sapo Accounting DN

Chi tiền theo hóa đơn trên Phiếu chi tiền là tính năng trên Sapo Accounting giúp kế toán và nhà bán hàng lập nhanh phiếu chi để thanh toán công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Khi thực hiện chi tiền, hệ thống tự động hiển thị các hóa đơn mua hàng còn nợ của nhà cung cấp, hỗ trợ phân bổ số tiền thanh toán theo nguyên tắc FIFO (ưu tiên thanh toán các hóa đơn phát sinh trước) hoặc theo lựa chọn của người dùng. Đồng thời, phần mềm tự động đối trừ công nợ và hạch toán các bút toán liên quan, hỗ trợ thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hóa đơn, giúp quá trình thanh toán công nợ được thực hiện nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn.

1. Cách truy cập tính năng

Bạn có thể mở màn hình Chi tiền theo hóa đơn bằng 4 cách linh hoạt tùy theo nhu cầu thao tác:

• Cách 1 (Từ menu Tiền mặt): Vào Tiền mặt > Phiếu chi > Nhấn mũi tên ▼ bên phải nút Thêm phiếu chi > Chọn Thêm phiếu chi theo hóa đơn.
• Cách 2 (Từ menu Tiền gửi): Vào Tiền gửi > Phiếu chi > Nhấn mũi tên ▼ bên phải nút Thêm phiếu chi > Chọn Thêm phiếu chi theo hóa đơn.
• Cách 3 (Từ menu Mua hàng): Menu Mua hàng > Mua hàng > Click nút [...] cuối dòng hóa đơn > Chọn "Trả tiền", hoặc Menu Mua hàng > Mua hàng > Bấm vào chi tiết chứng từ cần thanh toán, click nút Thao tác khác ▼ ở góc phải màn hình > Chọn "Trả tiền".
  
• Cách 4 (Từ Chi tiết Nhà cung cấp): Vào Danh mục > Nhà cung cấp > Chọn nhà cung cấp cụ thể > Tab Chứng từ công nợ > Click nút ... cuối dòng hóa đơn > Chọn Trả tiền.

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Mở màn hình Thêm phiếu chi theo hóa đơn

Dựa trên các cách truy cập ở Mục 2, hệ thống sẽ hiển thị giao diện "Thêm phiếu chi tiền mặt theo hóa đơn" (nếu chọn Tiền mặt) hoặc "Thêm ủy nhiệm chi theo hóa đơn" (nếu chọn Tiền gửi).

Bước 2: Nhập thông tin công nợ

Tại khu vực Thông tin công nợ, bạn tiến hành khai báo các trường dữ liệu:

• Ngày thanh toán: Mặc định lấy ngày hiện tại (có thể điều chỉnh).
• Phương thức thanh toán: Lựa chọn giữa Tiền mặt hoặc Tiền gửi (Mặc định Tiền mặt nếu vào từ menu Tiền mặt; mặc định Tiền gửi nếu vào từ menu Tiền gửi và không hiển thị phương thức thanh toán còn lại)
• Mã nhà cung cấp: Tìm kiếm nhà cung cấp cần trả tiền
• Tên nhà cung cấp: Hệ thống tự động hiển thị theo Mã nhà cung cấp.  
• Vùng hiển thị tổng hợp bên phải: 
  • Số tiền trả: Tổng số tiền sẽ trả (cập nhật động khi chọn hóa đơn).
  • Số tiền thanh toán: Tổng tiền thanh toán thực tế.
    

Bước 3: Chọn hóa đơn và phân bổ tiền thanh toán

Tại vùng Chứng từ công nợ, bạn có hai lựa chọn để phân bổ số tiền:

• Gạch nợ tự động (FIFO): Nhập tổng số tiền vào ô Nhập số trả. Hệ thống sẽ tự động tích chọn và ưu tiên phân bổ cho các hóa đơn cũ nhất (nợ lâu nhất) trước.
• Thao tác thủ công: Tích chọn trực tiếp ô vuông đánh dấu ở đầu dòng hóa đơn hoặc nhập số tiền cụ thể vào cột Số trả cho từng dòng chứng từ mà bạn muốn thanh toán.

Bước 4: Lập phiếu chi

Sau khi hoàn tất phân bổ, nhấn nút Lập phiếu chi. Hệ thống sẽ tự động hạch toán các thông tin:

• Lý do / Nội dung thanh toán: Tự động điền theo mẫu chuẩn (Ví dụ: "Trả tiền nhà cung cấp cho [Tên NCC]").
• Định khoản tự động: Hệ thống tự động ghi Nợ TK 1111/1121 và Có TK 131 (tách biệt tiền hàng và thuế GTGT nếu có).
• Ngày hạch toán (*): Mặc định = ngày thanh toán đã chọn
• Ngày chứng từ (*): Mặc định = ngày hạch toán
  
• Số chứng từ: Tự sinh (VD: PT000033)
• Số tài khoản đi (*): Hiển thị khi chọn Tiền gửi

Bước 5: Lưu phiếu chi

• Nhấn nút Lưu để hoàn tất. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo thành công và cập nhật lại trạng thái công nợ của hóa đơn.
• Sau khi lưu nếu bạn có nhu cầu sửa phiếu, bạn tìm phiếu chi trong danh sách Tiền mặt hoặc Tiền gửi, thực hiện Hủy ghi sổ, sau đó nhấn Sửa để điều chỉnh thông tin.
• Khi bạn thực hiện hủy phiếu chi, hệ thống sẽ tự động khôi phục Số còn nợ của hóa đơn về trạng thái ban đầu trước khi đối trừ.

3. Trạng thái chứng từ sau thanh toán

Sau khi thực hiện gạch nợ, hóa đơn sẽ chuyển sang các trạng thái tương ứng với số tiền chi:

• Chưa thanh toán: Hóa đơn chưa được thực hiện gạch nợ.
• Thanh toán một phần: Số tiền chi nhỏ hơn Số còn nợ của hóa đơn.
• Đã thanh toán: Số tiền chi bằng toàn bộ Số còn nợ của hóa đơn.