Xem chi tiết phiếu xuất kho trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Tính năng Xem chi tiết phiếu xuất kho giúp bạn kiểm tra toàn bộ thông tin về đối tượng, người nhận, thời gian hạch toán và chi tiết danh mục hàng hóa trong phiếu. Việc theo dõi sát sao chi tiết chứng từ giúp bạn quản lý biến động kho chính xác, phục vụ công tác đối soát và quản trị giá vốn hiệu quả.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Nghiệp vụ > Kho > Xuất kho.
Tài khoản của bạn được cấp quyền xem các chứng từ tham chiếu. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Người dùng đã lập chứng từ bán hàng xuất kho. Xem hướng dẫn Thêm mới bán hàng xuất kho tại đây.
Hoặc người dùng đã lập phiếu xuất kho khác. Xem hướng dẫn Thêm phiếu xuất kho khác tại đây.

Bước 1: Truy cập danh sách phiếu xuất kho

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Kho hàng > Phiếu xuất kho.
Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách phiếu xuất kho.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn phiếu xuất kho cần xem

1. Tìm kiếm nhanh

Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, diễn giải, mã đối tượng, tên đối tượng, địa chỉ, nhân viên.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn chọn các điều kiện lọc để thu hẹp phạm vi dữ liệu:

Lọc theo trạng thái ghi sổ:
- Đã ghi sổ
- Chưa ghi sổ
Lọc theo Loại chứng từ:
- Xuất kho bán hàng
- Xuất kho khác
- Xuất kho từ kiểm kê (điều chỉnh số lượng)
- Xuất kho từ kiểm kê (điều chỉnh số lượng và giá trị)
- Hàng mua trả lại - Giảm trừ công nợ
- Hàng mua trả lại - Tiền mặt
- Hàng mua trả lại - Tiền gửi
Bộ lọc khác:
- Trạng thái ghi sổ
- Loại chứng từ
- Ngày hạch toán
- Ngày chứng từ

3. Chọn phiếu xuất kho cần xem

Nhấp chọn vào Số chứng từ hoặc dòng chứa chứng từ cần xem trong bảng danh sách.
Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình chi tiết Phiếu xuất.

Lưu ý:

Khi xem chứng từ được lập kèm từ phân hệ khác (ví dụ: Bán hàng, Mua hàng…), hệ thống sẽ mở chứng từ gốc tương ứng. Bạn cần có quyền truy cập phân hệ liên quan để xem được thông tin này.

Bước 3: Xem thông tin chi tiết phiếu xuất kho

Màn hình chi tiết phiếu xuất kho hiển thị đầy đủ các thông tin sau:

1. Thông tin chung

Trạng thái Ghi sổ: Hiển thị trạng thái Đã ghi sổ hoặc Chưa ghi sổ ngay bên cạnh số chứng từ.
Thông tin phiếu xuất:

Trường thông tin	Mô tả
Loại đối tượng	Hiển thị loại đối tượng: Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên.
Mã đối tượng	Mã định danh của đối tượng liên quan.
Tên đối tượng	Tên đầy đủ của đối tượng liên quan.
Người nhận	Tên người trực tiếp nhận hàng hoặc người thực hiện bàn giao.
Địa chỉ	Thông tin địa chỉ của đối tượng.
Diễn giải	Nội dung chi tiết của nghiệp vụ xuất kho.
Ngày hạch toán	Ngày ghi nhận bút toán vào sổ sách.
Ngày chứng từ	Ngày thực tế phát sinh giao dịch xuất kho.
Số chứng từ	Mã hiệu định danh của phiếu xuất trên hệ thống.

Thông tin tham chiếu:
- Mã chứng từ tham chiếu (nếu có).
- Các tab chứng từ đính kèm khi lập phiếu xuất kho (nếu có).

2. Thông tin Hàng hóa

Bảng danh sách hàng hóa hiển thị các trường dữ liệu:

Trường thông tin	Mô tả
Mã hàng/SKU	Mã định danh của hàng hóa xuất kho.
Tên hàng hóa	Tên đầy đủ của sản phẩm.
Kho	Kho nguồn nơi hàng hóa được xuất ra.
TK Nợ	Tài khoản kế toán ghi Nợ.
TK Có	Tài khoản kế toán ghi Có.
Đơn vị tính	Đơn vị đo lường của hàng hóa.
Số lượng	Số lượng hàng hóa thực tế xuất kho.
Đơn giá	Đơn giá của hàng hóa, dịch vụ sẽ được tự động điền sau khi bạn thực hiện Tính giá vốn.
Thành tiền	Giá trị tổng cộng của dòng hàng (Số lượng x Đơn giá).
Khoản mục phí	Khoản mục chi phí liên quan đến nghiệp vụ.

Bước 4: Thực hiện các chức năng nghiệp vụ

Tại màn hình chi tiết, bạn có thể thực hiện các thao tác (nằm ở góc trên bên phải màn hình):

Sửa: Cho phép chỉnh sửa nội dung chứng từ (chỉ khả dụng khi phiếu ở trạng thái Chưa ghi sổ). Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Ghi sổ: Xác nhận ghi nhận thông tin vào sổ cái và cập nhật tồn kho (nếu phiếu đang ở trạng thái Chưa ghi sổ).
Bỏ ghi: Hủy ghi nhận thông tin trên sổ sách để chuyển về trạng thái nháp (nếu phiếu đang ở trạng thái Đã ghi sổ).
Thao tác khác (...):
- Nhân bản: Tạo một phiếu xuất kho mới dựa trên thông tin của phiếu hiện tại.
- Xóa: Loại bỏ hoàn toàn chứng từ khỏi hệ thống (chỉ áp dụng với phiếu Chưa ghi sổ).

Lưu ý:

Nếu chứng từ đã ghi sổ và đã được khóa sổ thì sẽ chỉ có thể xem chứng từ và nhân bản mà không điều chỉnh được. Khi đó bạn cần điều chỉnh ngày khóa sổ và bỏ ghi sổ với chứng từ xuất kho này để thao tác chỉnh sửa hoặc xoá.

Trợ lý Sapo