Bán hàng không qua kho trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Bán hàng không qua kho ghi nhận các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ, hoặc bán hàng hóa trực tiếp cho khách hàng mà không qua nhập kho. Trong trường hợp này, hệ thống không ghi nhận xuất kho hay giảm tồn kho, mà chỉ phản ánh doanh thu bán hàng và các chi phí hoặc giá vốn liên quan.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới chứng từ

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Bán hàng. Hệ thống sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách bán hàng.
• Nhấn nút + Thêm chứng từ bán hàng màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách bán hàng, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm chứng từ bán hàng.
• Tại Loại chứng từ, bạn chọn Bán hàng không xuất kho.

Bước 2: Thiết lập phương thức thanh toán và hóa đơn

1. Chọn hình thức thanh toán

• Chưa thu tiền: Bán hàng chưa thu tiền khách hàng
• Thu tiền ngay: Bán hàng thu tiền ngay (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi)

2. Chọn loại hóa đơn

• Lập kèm hóa đơn: Xuất hóa đơn tại thời điểm bán hàng
• Không lập kèm hóa đơn: Bán hàng trước, xuất hóa đơn sau
• Đã lập hóa đơn: Đã có hóa đơn từ trước

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ

1. Nhập thông tin chứng từ chung

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán (Hiển thị mặc định là thời điểm tạo) 
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ (Hiển thị mặc định là thời điểm tạo)
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ
• Mã khách hàng (bắt buộc): Nhấp chọn mã khách hàng đã tạo trong danh sách thả xuống:
  • Hệ thống tự động điền thông tin khách hàng đã tạo trên phần mềm, gồm: Tên (không thể tùy chỉnh), mã số thuế (không thể tùy chỉnh) và địa chỉ (có thể tùy chỉnh). Xem chi tiết tại đây.
  • Bạn có thể nhấn nút Thêm mới để thêm nhanh thông tin khách hàng mới.
• Nhân viên bán hàng: 
  • Chọn nhân viên bán hàng đã tạo trong danh sách thả xuống. Xem chi tiết tại đây.
  • Bạn có thể nhấn nút Thêm mới để thêm nhanh thông tin nhân viên bán hàng.

2. Thông tin Chứng từ thanh toán

Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Chưa thu tiền → Nhập thông tin Chứng từ ghi nợ

Nhấn chọn tab Chứng từ ghi nợ, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng
• Người liên hệ
  
• Diễn giải: Nội dung diễn giải của chứng từ ghi nợ

Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Thu tiền ngay (Tiền mặt) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền mặt

Nhấn chọn tab Phiếu thu, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng
• Người nộp: Người nộp tiền
  
• Nội dung thu tiền: Nội dung thu tiền của phiếu thu

Trường hợp 3: Hình thức thanh toán - Thu tiền ngay (Tiền gửi) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền gửi

Nhấn chọn tab Phiếu thu tiền gửi, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng
• Người nộp: Người nộp tiền
• Số tài khoản nhận: Số tài khoản nhận tiền của người bán
  
• Nội dung thu tiền: Nội dung thu tiền của phiếu thu tiền gửi

3. Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Lập kèm hóa đơn)

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn đầu ra của doanh nghiệp
• Mã số thuế: Mã số thuế của khách hàng
• Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách (nếu có)
• Số CCCD: Số căn cước công dân
• Người mua hàng: Thông tin nhân viên mua hàng
• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng
• Hình thức thanh toán: Chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản hoặc TM/CK
• Tài khoản ngân hàng: Tài khoản ngân hàng của khách hàng đã khai báo

Bước 4: Khai báo hàng hóa, dịch vụ và chi phí

1. Thêm hàng hóa/dịch vụ

Nhấn nút Thêm dòng, nhập các thông tin hàng hóa:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính
• Số lượng, Đơn giá, % Thuế GTGT (bắt buộc)
• Tài khoản kế toán:
  • TK công nợ: Khi chọn Hình thức thanh toán - Chưa thu tiền
  • TK tiền: Khi chọn Hình thức thanh toán - Thu tiền ngay
  • TK doanh thu: Ghi nhận doanh thu khi bán hàng
  • TK thuế GTGT: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra
• Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống tự động tính

2. Áp dụng chiết khấu

Trường hợp 1: Không có chiết khấu

Không cần nhập thông tin chiết khấu.

Trường hợp 2: Chiết khấu theo % hóa đơn

• Nhập % chiết khấu theo hóa đơn.
• Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

Trường hợp 3: Chiết khấu theo số tiền

• Nhập giá trị chiết khấu → Nhấn chọn Phân bổ.
• Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

Bước 5: Hoàn tất

1. Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán.
• Xác nhận thông tin khách hàng và hàng hóa.

2. Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất.
• Nhấn Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác.
• Nhấn Ghi sổ để lên báo cáo.
• Xác nhận thông báo thành công từ hệ thống.