Danh sách chứng từ nghiệp vụ khác trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Tính năng Chứng từ nghiệp vụ khác giúp bạn ghi nhận các nghiệp vụ kế toán phát sinh không không nằm trong các nhóm chứng từ như: Tiền mặt, tiền gửi, mua hàng, bán hàng, hoặc các nghiệp vụ kho…

Nghiệp vụ này cho phép kế toán hạch toán những bút toán điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển, hoặc các bút toán đặc biệt theo quy định kế toán doanh nghiệp.

Bước 1. Truy cập danh sách chứng từ nghiệp vụ khác

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tổng hợp > Nghiệp vụ khác, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Chứng từ nghiệp vụ khác.

Bước 2. Mô tả màn hình danh sách

1. Tổng quan về chứng từ nghiệp vụ khác

• Tại màn hình Chứng từ nghiệp vụ khác, Màn hình hiển thị danh sách chứng từ theo thời gian và trạng thái ghi sổ.

2. Bảng dữ liệu chứng từ nghiệp vụ khác

Bảng dữ liệu danh sách chứng từ nghiệp vụ khác là khu vực làm việc chính, hiển thị chi tiết tất cả các chứng từ nghiệp vụ khác đã được ghi nhận trên phần mềm.

• Ngay bên cạnh tiêu đề "Chứng từ nghiệp vụ khác", hệ thống mặc định lọc và hiển thị dữ liệu theo "Năm nay".
• Danh sách sẽ liệt kê tất cả các chứng từ nghiệp vụ khác phát sinh trong "Năm nay". Dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian (từ ngày hạch toán mới nhất) và theo các trường hiển thị mặc định.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý chứng từ nghiệp vụ khác.

1. Tùy chọn trường hiển thị

Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu, bên cạnh tiêu đề cột "Số chứng từ").

Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách xuất hiện:

• Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách (ví dụ: Số chứng từ, ngày hạch toán, ngày chứng từ, ghi sổ...).
• Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (X) để ẩn bớt cột.

Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

2. Tìm kiếm chứng từ nghiệp vụ khác

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, diễn giải để tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách chứng từ nghiệp vụ khác:

3.1. Lọc theo khoảng thời gian chính

Bạn nhấp vào bộ lọc thời gian (mặc định là "Năm nay...") ở góc trên bên phải tiêu đề "Chứng từ nghiệp vụ khác".

3.2. Lọc theo Trạng thái ghi sổ

Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái ghi sổ, nằm bên trái bộ lọc "Ngày hạch toán". Một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện. Bạn hãy tích chọn trạng thái chứng từ Ghi sổ hoặc Bỏ ghi sổ rồi nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

3.3. Lọc theo ngày hạch toán

Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:

• Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn.
• Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm.
• Theo quý: Giúp bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý I, Quý II, Quý III, hoặc Quý IV.
• Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày đến ngày mong muốn.

Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu báo cáo.

4. Thêm chứng từ nghiệp vụ khác

• Để thêm một chứng từ nghiệp vụ khác mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm chứng từ (nút màu xanh ở góc trên bên phải màn hình).
• Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách Thêm mới chứng từ tại đây.

5. Các thao tác hàng loạt

Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều chứng từ nghiệp vụ khác trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả chứng từ nghiệp vụ khác đang hiển thị trên trang.

• Ghi sổ
  • Nhấp vào nút Ghi sổ để ghi sổ các chứng từ nghiệp vụ khác đã chọn.
  • Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Ghi sổ chứng từ nghiệp vụ khác thành công”.
• Bỏ ghi
  • Nhấp vào nút Bỏ ghi để bỏ ghi sổ các chứng từ nghiệp vụ khác đã chọn.
  • Hệ thống hiển thị cửa sổ Bỏ ghi sổ chứng từ?.
  • Nội dung thông báo: “Bạn có chắc muốn bỏ ghi [số] chứng từ không? Nếu bỏ ghi chứng từ này sẽ đồng thời bỏ ghi các chứng từ đang tham chiếu.”
• Xóa
  • Nhấp vào nút Xóa để xóa hàng loạt chứng từ đã chọn.
  • Hệ thống hiển thị cửa sổ Xác nhận xóa chứng từ.
  • Nội dung thông báo: “Bạn có chắc chắn muốn xóa [số] chứng từ không? Hành động này không thể hoàn tác và sẽ ảnh hưởng đến các báo cáo liên quan.”