Xuất/Nhập file chứng từ phân hệ tiền mặt/tiền gửi trên phần mềm Sapo Accounting DN

Màn hình Quản lý Phân hệ Tiền (Tiền mặt/Tiền gửi) giúp bạn dễ dàng lưu trữ, quản lý chứng từ và tối ưu hóa thời gian nhập liệu hàng loạt thông qua tính năng Xuất và Nhập file Excel. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước thực hiện thao tác trên hệ thống.

1. Hướng dẫn xuất file phân hệ Tiền

Tính năng xuất file hỗ trợ bạn trích xuất danh sách chứng từ ra file Excel để lưu trữ, phân tích hoặc chia sẻ (tối đa 1.000.000 dòng/lần xuất).

Bước 1: Truy cập màn hình chứng từ

Trên thanh menu bên trái màn hình trang quản trị, bạn chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi. Tiếp theo, chọn một trong các mục danh sách chứng từ cần xuất: Phiếu thu, Phiếu chi hoặc Chuyển tiền nội bộ.

Bước 2: Lọc dữ liệu trước khi xuất

Để đảm bảo file xuất đúng phạm vi và tránh dữ liệu thừa, bạn nên sử dụng các bộ lọc có sẵn ở đầu danh sách:

• Bộ lọc thời gian: Chọn Năm nay, Tháng này hoặc Tùy chọn khoảng ngày...
• Bộ lọc loại chứng từ & Trạng thái ghi sổ: Lọc theo tính chất chứng từ hoặc trạng thái.
• Bộ lọc tìm kiếm khác: Tìm theo Số chứng từ, Nội dung thanh toán, Mã đối tượng, Tên đối tượng...

Bước 3: Thao tác xuất file

Tại góc trên bên phải màn hình danh sách, bạn nhấp chọn nút Xuất file. Hộp thoại xuất file hiển thị, bạn chọn 1 trong 2 loại file:

• File tổng quan (mặc định): Xuất các thông tin chung của các phiếu.
• File chi tiết: Xuất đầy đủ thông tin chi tiết từng dòng giao dịch trong phiếu.

Nhấn Xuất file để hệ thống bắt đầu xử lý (hoặc nhấn Hủy nếu muốn quay lại).

Bước 4: Tải file về máy tính

Sau khi hệ thống xử lý xong, biểu tượng Thông báo (hình quả chuông) ở góc trên bên phải màn hình sẽ có thông báo mới. Bạn nhấp vào thông báo và chọn Tải xuống để tải file Excel về thiết bị.

2. Hướng dẫn nhập file phân hệ Tiền

Tính năng nhập file giúp bạn tải dữ liệu từ file Excel vào hệ thống để tạo hàng loạt phiếu thu, phiếu chi hoặc chuyển tiền nội bộ nhanh chóng.

Bước 1: Truy cập tính năng nhập file

Tại thanh menu bên trái, chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi > Chọn Phiếu thu / Phiếu chi / Chuyển tiền nội bộ. Tại góc trên bên phải màn hình danh sách, nhấp chọn nút Nhập file.

Bước 2: Tải file mẫu

Trong hộp thoại nhập file, nhấp vào liên kết File mẫu cơ bản để tải file chuẩn về máy tính. Bạn thực hiện điền đầy đủ các thông tin chứng từ vào file mẫu theo đúng định dạng yêu cầu.

Bước 3: Tải file dữ liệu lên hệ thống

Bạn thực hiện tải file dữ liệu đã điền thông tin lên hệ thống bằng 1 trong 2 cách:

• Cách 1: Kéo thả tệp vào vùng tải lên trong hộp thoại.
• Cách 2: Nhấp chọn Tải lên từ thiết bị và chọn file Excel từ máy tính.

Bước 4: Xác nhận nhập file

Sau khi file đã được tải lên, bạn kiểm tra lại tên file và nhấp chọn nút Nhập file để bắt đầu quá trình nhập dữ liệu (Nhấn Hủy nếu muốn hủy thao tác và quay lại màn hình danh sách).

Bước 5: Kiểm tra kết quả nhập file

Khi hệ thống hoàn tất xử lý, biểu tượng Thông báo ở góc trên bên phải sẽ xuất hiện thông báo mới. Nhấp vào biểu tượng Thông báo > Chọn mục Xuất, nhập file > Tìm thông báo Đã xử lý. Nhấp chọn Xem chi tiết để kiểm tra số lượng dòng nhập thành công hoặc lỗi (nếu có).