Quản lý danh sách Phiếu nhập kho trên phần mềm Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Màn hình Danh sách phiếu nhập kho là nơi tập trung tất cả chứng từ liên quan đến việc nhập hàng vào kho. Tại đây bạn có thể dễ dàng theo dõi, tìm kiếm, lọc và phân loại các phiếu nhập kho để phục vụ cho nghiệp vụ kế toán hoặc kiểm tra tồn kho.

Bước 1: Truy cập Danh sách phiếu nhập kho

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Kho hàng. Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Phiếu nhập kho trong menu con.
• Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách phiếu nhập kho.

Bước 2: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý phiếu nhập kho.

1. Tùy chọn trường hiển thị

Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu).

Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị xuất hiện:

• Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách.
• Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.

Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Giải thích các trường thông tin:

2. Tìm kiếm phiếu nhập kho

• Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, diễn giải, mã đối tượng, tên đối tượng để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách phiếu nhập kho:

• Lọc theo trạng thái ghi sổ: Đã ghi sổ, Chưa ghi sổ.
• Lọc theo Loại chứng từ: Mua hàng trong nước nhập kho chưa thanh toán, Mua hàng trong nước nhập kho - Tiền mặt, Mua hàng trong nước nhập kho - Uỷ nhiệm chi, Nhập kho từ hàng bán trả lại, Nhập kho khác, Nhập kho từ kiểm kê (điều chỉnh số lượng), Nhập kho từ kiểm kê (điều chỉnh số lượng và giá trị).
• Bộ lọc khác: Trạng thái ghi sổ, Loại chứng từ, Ngày hạch toán, Ngày chứng từ.

4. Thêm phiếu nhập kho khác

• Để thêm một phiếu nhập mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm phiếu nhập (ở góc trên bên phải màn hình).
• Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết về cách Thêm mới phiếu nhập kho khác tại đây.

5. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng của mỗi dòng phiếu nhập, bạn có thể thực hiện nhanh:

• Ghi sổ / Bỏ ghi: Thay đổi trạng thái ghi sổ của phiếu.
• Thao tác khác (...): Nhấp vào biểu tượng ba chấm để chọn:
  • Nhân bản: Thêm phiếu nhập kho mới với nội dung y hệt để chỉnh sửa.
  • Xóa: Xóa phiếu khỏi hệ thống.

6. Thao tác hàng loạt

Khi bạn tích chọn vào một hoặc nhiều phiếu nhập trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện:

• Ghi sổ: Nhấp để ghi sổ các chứng từ đã chọn. Hệ thống báo: “Ghi sổ chứng từ [số chứng từ] thành công”.
• Bỏ ghi: Nhấp để bỏ ghi sổ. Hệ thống hiển thị pop-up: “Bạn có chắc muốn bỏ ghi [số] chứng từ không? Nếu bỏ ghi chứng từ này sẽ đồng thời bỏ ghi các chứng từ đang tham chiếu.” Nhấp Bỏ ghi để hoàn tất.
• Xóa: Nhấp để xóa các chứng từ đã chọn. Hệ thống hiển thị pop-up: “Xác nhận xóa chứng từ?” và đưa ra cảnh báo. Nhấp Xóa chứng từ để hoàn tất.

7. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

• Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số phiếu nhập kho tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 17 trên tổng 17).
• Hiển thị: Để thay đổi số lượng phiếu nhập kho hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
• Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.