Sửa phiếu xuất kho khác trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Tính năng chỉnh sửa phiếu xuất kho khác cho phép bạn cập nhật thông tin phiếu xuất khi cần bổ sung hoặc điều chỉnh, đảm bảo số liệu được cập nhật một cách kịp thời và chính xác. Điều này giúp bạn duy trì tính chính xác của dữ liệu tồn kho và kế toán.

Điều kiện tiên quyết:

Người dùng được phân quyền Nghiệp vụ > Kho > Xuất kho. Xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã lập chứng từ bán hàng xuất kho. Xem hướng dẫn Thêm mới bán hàng xuất kho tại đây.
Hoặc người dùng đã lập phiếu xuất kho khác. Xem hướng dẫn Thêm phiếu xuất kho khác tại đây.
Nếu chứng từ đã ghi sổ và đã được khóa sổ thì sẽ chỉ có thể xem chứng từ mà không điều chỉnh được. Khi đó bạn cần bỏ khóa sổ với chứng từ xuất kho này để cập nhật.

Bước 1: Truy cập danh sách phiếu xuất kho

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Kho hàng > Phiếu xuất kho.
Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách phiếu xuất kho.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn phiếu xuất kho cần sửa

1. Tìm kiếm nhanh

Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, diễn giải, mã đối tượng, tên đối tượng.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn chọn các điều kiện lọc để thu hẹp phạm vi dữ liệu:

Lọc theo trạng thái ghi sổ:
- Đã ghi sổ
- Chưa ghi sổ
Lọc theo Loại chứng từ:
- Xuất kho bán hàng
- Xuất kho khác
- Xuất kho từ kiểm kê (điều chỉnh số lượng)
- Xuất kho từ kiểm kê (điều chỉnh số lượng và giá trị)
- Hàng mua trả lại - Giảm trừ công nợ
- Hàng mua trả lại - Tiền mặt
- Hàng mua trả lại - Tiền gửi
Bộ lọc khác:
- Trạng thái ghi sổ
- Loại chứng từ
- Ngày hạch toán
- Ngày chứng từ

Mẹo:

Với tính năng Sửa phiếu xuất kho khác trên Sapo Accounting, bạn ưu tiên sử dụng bộ lọc Loại chứng từ > Xuất kho khác.

3. Chọn phiếu xuất kho cần sửa

Nhấp chọn Số chứng từ hoặc dòng chứa phiếu xuất kho cần sửa.
Tại màn hình chi tiết phiếu xuất, nhấp chọn nút Sửa (ở góc trên bên phải màn hình).
Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Sửa phiếu xuất kho.

Bước 3: Chỉnh sửa Thông tin phiếu xuất kho khác

Hệ thống sẽ chuyển bạn đến trang Sửa phiếu xuất kho khác. Giao diện trang này tương tự như trang "Thêm phiếu xuất kho", nhưng với thông tin đã được hoàn thiện trước đó.

Bạn tiến hành cập nhật lại các nội dung cần thay đổi:

1. Cập nhật Thông tin chung

Trường thông tin	Mô tả
Loại đối tượng	Bạn chọn loại đối tượng tương ứng: Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên.
Mã đối tượng (*)	Tìm kiếm đối tượng đã có hoặc nhấn biểu tượng (+) để thêm nhanh đối tượng mới.
Tên đối tượng	Hệ thống tự động hiển thị sau khi chọn Mã đối tượng.
Người nhận	Nhập tên người trực tiếp nhận hàng hoặc người thực hiện bàn giao.
Địa chỉ	Thông tin địa chỉ của đối tượng (tự động hiển thị hoặc nhập tay).
Diễn giải	Nội dung ngắn gọn của nghiệp vụ (mặc định: "Xuất kho khác của [Tên đối tượng]").
Ngày hạch toán	Ngày ghi nhận bút toán vào sổ sách.
Ngày chứng từ	Ngày thực tế phát sinh giao dịch xuất kho.
Số chứng từ	Hệ thống tự động đánh số theo quy tắc cấu hình (Ví dụ: PXK00001).

2. Cập nhật thông tin Hàng hóa

Trường thông tin	Mô tả
Mã hàng/SKU	Nhập mã hoặc tên để chọn hàng hóa cần xuất kho.
Tên hàng hóa	Hệ thống tự động hiển thị theo Mã hàng đã chọn.
Kho	Chọn kho nguồn mà hàng hóa sẽ được xuất ra.
TK Nợ	Chọn tài khoản Nợ phù hợp với bản chất nghiệp vụ thực hiện.
TK Có	Chọn tài khoản Có phù hợp với bản chất nghiệp vụ thực hiện.
Đơn vị tính	Đơn vị đo lường của hàng hóa.
Số lượng	Nhập số lượng thực tế xuất kho.
Đơn giá	Đơn giá của hàng hóa, dịch vụ sẽ được tự động điền sau khi bạn thực hiện Tính giá vốn.
Thành tiền	Hệ thống tự động tính theo công thức: Thành tiền = Số lượng x Đơn giá.
Khoản mục phí	Chọn khoản mục chi phí tương ứng để phân loại nghiệp vụ kế toán.

3. Các thao tác chỉnh sửa sau khi đã thêm hàng hoá:

Thêm dòng: Bấm vào nút Thêm dòng (bên dưới danh sách) để thực hiện thêm các hàng hoá khác.
Xoá dòng: Nhấp biểu tượng X ở cuối mỗi dòng hàng hóa để xóa hàng hoá đã nhập.
Xóa tất cả: Nhấp nút Xóa tất cả (bên dưới danh sách) để xóa toàn bộ hàng hoá bạn đã nhập liệu ở trên.

Bước 4: Hoàn tất sửa phiếu xuất kho khác

Bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin phiếu xuất kho đã điều chỉnh. Sau đó, hoàn tất hành động:

Chọn Cập nhật: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu xuất với trạng thái nháp và xuất hiện thông báo “Cập nhật phiếu xuất kho thành công”.
Chọn Hủy: Hủy bỏ các thao tác chỉnh sửa và quay lại màn hình danh sách ban đầu.

Lưu ý:

Sau khi Cập nhật thông tin, phiếu xuất kho đang ở trạng thái nháp (chưa ghi sổ) sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện Ghi sổ để hạch toán và ghi nhận tồn kho trên báo cáo.

Trợ lý Sapo