Sửa chứng từ phân bổ chi phí trả trước trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Chức năng Sửa phân bổ chi phí trả trước cho phép người dùng cập nhật, điều chỉnh thông tin của chứng từ đã được tạo, nhằm đảm bảo dữ liệu phân bổ phản ánh đúng thực tế và phục vụ chính xác cho việc ghi nhận chi phí trong kỳ kế toán.

Bước 1: Truy cập màn hình Danh sách phân bổ chi phí

• Tại thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Công cụ dụng cụ > sau đó chọn Chi phí trả trước.
• Bạn nhấp chọn tab Phân bổ ở góc trên bên trái để chuyển sang Danh sách phân bổ chi phí trả trước.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn chứng từ phân bổ cần sửa

1. Tìm kiếm nhanh

• Sử dụng thanh tìm kiếm, để nhập từ khóa là số chứng từ, diễn giải để tìm kiếm nhanh chứng từ phân bổ cần sửa.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể nhấp vào các bộ lọc để thu hẹp phạm vi tìm kiếm.

• Lọc theo Trạng thái ghi sổ
• Lọc theo Ngày hạch toán
• Lọc theo Ngày chứng từ

3. Chọn chứng từ cần sửa

Có 2 cách để bạn truy cập vào màn hình sửa phiếu thu:

• Cách 1: Tại dòng chứa chứng từ phân bổ cần sửa, ở cột Chức năng, chọn Sửa.
• Cách 2: Nhấp chọn Số chứng từ hoặc dòng chứa chứng từ cần sửa. Tại màn hình chi tiết phân bổ chi phí, chọn nút Sửa (ở góc trên bên phải màn hình).

Bước 3. Chỉnh sửa thông tin chứng từ

Hệ thống sẽ chuyển bạn đến trang Sửa phân bổ chi phí trả trước. Giao diện trang này tương tự như trang "Tạo chứng từ phân bổ chi phí trả trước", nhưng các trường đã có sẵn thông tin bạn nhập trước đó. Bạn có thể cập nhật các thông tin sau:

1. Thông tin phiếu

Người dùng kiểm tra và nhập các thông tin chung của chứng từ phân bổ chi phí trả trước bao gồm:

• Tháng: Hệ thống tự động điền tháng theo kỳ phân bổ chi phí đã chọn trước đó và không cho phép chỉnh sửa.
• Năm: Hệ thống tự động điền năm theo kỳ phân bổ chi phí đã chọn trước đó và không cho phép chỉnh sửa.
• Ngày hạch toán: Hiển thị mặc định ngày cuối cùng của tháng phân bổ.
• Ngày chứng từ: Hiển thị mặc định ngày cuối cùng của tháng phân bổ.
• Số chứng từ: Hệ thống tự động sinh số chứng từ tăng dần.
• Diễn giải: Nhập nội dung diễn giải của chứng từ.
• Tham chiếu: Bạn có thể chọn thêm chứng từ tham chiếu liên quan (nếu có).

2. Danh sách chi phí

Hệ thống sẽ tự động tính toán và ghi nhận giá trị những chi phí đủ điều kiện phân bổ theo danh sách:

• Mã chi phí trả trước: Mã định danh của chi phí trả trước ghi nhận trên phần mềm
• Tên chi phí trả trước: Tên đầy đủ của chi phí trả trước
• Tổng chi phí trả trước: Tổng thành tiền chi phí trả trước sẽ thực hiện phân bổ
• Chi phí chưa phân bổ: Giá trị chi phí trả trước chưa thực hiện phân bổ
• Chi phí phân bổ trong kỳ: Giá trị chi phí trả trước thực hiện phân bổ trong kỳ

Trong đó:

• Tổng chi phí trả trước là Số tiền chi phí trả trước khi người dùng Thêm mới chi phí trả trước trên phần mềm.
• Chi phí phân bổ trong kỳ là Số tiền phân bổ hàng kỳ khi người dùng Thêm mới chi phí trả trước trên phần mềm.
• Chi phí phân bổ được tính theo phương pháp bình quân. Chi phí phân bổ hàng kỳ = Số tiền / Số kỳ phân bổ (tháng).

3. Chi phí phân bổ

Bạn chuyển sang tab Chi phí phân bổ để kiểm tra thông tin phân bổ theo từng chi phí trả trước:

• TK chi phí: Tài khoản chi phí nhận phân bổ
• Chi phí phân bổ: Số tiền thực hiện phân bổ trong kỳ
• Tỷ lệ phân bổ (%): Tỷ lệ phân bổ chi phí theo từng tài khoản và chi phí
• Số tiền phân bổ: Số tiền phân bổ theo từng tài khoản và chi phí
• Khoản mục phí: Khoản mục chi phí phát sinh

4. Chi tiết hạch toán

Bạn chuyển sang tab Chi tiết hạch toán để kiểm tra các bút toán hạch toán nghiệp vụ phân bổ:

• Diễn giải: Diễn giải chi tiết của dòng hạch toán
• TK Nợ: Tài khoản chi phí
• TK Có: Tài khoản chờ phân bổ
• Số tiền: Số tiền phân bổ
• Đối tượng nợ: Chọn đối tượng nợ của nghiệp vụ
• Đối tượng có: Chọn đối tượng có của nghiệp vụ
• Khoản mục phí: Khoản mục phí phát sinh
• Chi phí không hợp lý: Tích chọn nếu chi phí phát sinh là chi phí không hợp lý

Bước 4: Hoàn tất chứng từ phân bổ chi phí

Bạn thực hiện kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên phiếu đã ghi nhận, sau đó chọn thao tác:

• Cập nhật: Cập nhật thông tin chứng từ phân bổ và quay lại danh sách.
• Hủy: Không lưu dữ liệu và quay lại màn hình trước.