Xem chi tiết phiếu nhập kho trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Tính năng Xem chi tiết phiếu nhập kho giúp bạn kiểm tra toàn bộ thông tin về đối tượng, người giao, thời gian hạch toán và chi tiết danh mục hàng hóa trong phiếu. Việc theo dõi sát sao chi tiết chứng từ giúp bạn quản lý biến động kho chính xác, phục vụ công tác đối soát và quản trị giá vốn hiệu quả.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Nghiệp vụ > Kho > Nhập kho.
Tài khoản của bạn được cấp quyền xem các chứng từ tham chiếu. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây .
Bạn đã lập chứng từ mua hàng nhập kho. Xem hướng dẫn Thêm mới mua hàng nhập kho tại đây.
Hoặc người dùng đã lập phiếu nhập kho khác. Xem hướng dẫn Thêm phiếu nhập kho khác tại đây.

Bước 1: Truy cập danh sách phiếu nhập kho

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Kho hàng. Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Phiếu nhập kho.
Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách phiếu nhập kho.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn phiếu nhập kho cần xem

1. Tìm kiếm nhanh

Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, diễn giải, mã đối tượng, tên đối tượng. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn chọn các điều kiện lọc để thu hẹp phạm vi dữ liệu:

Lọc theo trạng thái ghi sổ:
- Đã ghi sổ
- Chưa ghi sổ
Lọc theo Loại chứng từ:
- Mua hàng trong nước nhập kho chưa thanh toán
- Mua hàng trong nước nhập kho - Tiền mặt
- Mua hàng trong nước nhập kho - Uỷ nhiệm chi
- Nhập kho từ hàng bán trả lại
- Nhập kho khác
- Nhập kho từ kiểm kê (điều chỉnh số lượng)
- Nhập kho từ kiểm kê (điều chỉnh số lượng và giá trị)
Bộ lọc khác: Trạng thái ghi sổ, Loại chứng từ, Ngày hạch toán, Ngày chứng từ.

3. Chọn phiếu nhập kho cần xem

Nhấp chọn vào Số chứng từ hoặc dòng chứa chứng từ cần xem trong bảng danh sách. Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình chi tiết Phiếu nhập.

Lưu ý:

Khi xem chứng từ được lập kèm từ phân hệ khác (ví dụ: Mua hàng, Bán hàng…), hệ thống sẽ mở chứng từ gốc tương ứng. Bạn cần có quyền truy cập phân hệ liên quan để xem được thông tin này.

Bước 3: Xem thông tin chi tiết phiếu nhập kho

Màn hình chi tiết phiếu nhập kho hiển thị đầy đủ các thông tin sau:

1. Thông tin chung

Trạng thái Ghi sổ: Hiển thị trạng thái Đã ghi sổ hoặc Chưa ghi sổ ngay dưới tên chứng từ.

Trường thông tin	Mô tả
Loại đối tượng	Bạn chọn loại đối tượng tương ứng: Nhà cung cấp, Khách hàng hoặc Nhân viên.
Mã đối tượng (*)	Tìm kiếm đối tượng đã có hoặc nhấn biểu tượng (+) để thêm nhanh đối tượng mới.
Tên đối tượng	Hệ thống tự động hiển thị sau khi chọn Mã đối tượng.
Người giao	Nhập tên người trực tiếp giao hàng hoặc người thực hiện bàn giao.
Địa chỉ	Thông tin địa chỉ của đối tượng (tự động hiển thị hoặc nhập tay).
Diễn giải	Nội dung ngắn gọn của nghiệp vụ (mặc định: "Nhập kho khác của [Tên đối tượng]").
Ngày hạch toán	Ngày ghi nhận bút toán vào sổ sách.
Ngày chứng từ	Ngày thực tế phát sinh giao dịch nhập kho.
Số chứng từ	Hệ thống tự động đánh số theo quy tắc cấu hình (Ví dụ: PNK00001).

Thông tin tham chiếu:

Mã chứng từ tham chiếu (nếu có)
Các tab chứng từ đính kèm khi lập phiếu nhập kho (nếu có)

2. Thông tin Hàng hóa, dịch vụ

Bảng danh sách hàng hóa hiển thị các trường dữ liệu:

Trường thông tin	Mô tả
Mã hàng/SKU	Nhập mã hoặc tên để chọn hàng hóa cần nhập kho.
Tên hàng hóa	Hệ thống tự động hiển thị theo Mã hàng đã chọn.
Kho	Chọn kho đích mà hàng hóa sẽ được nhập vào.
TK Nợ	Chọn tài khoản Nợ phù hợp với bản chất nghiệp vụ thực hiện.
TK Có	Chọn tài khoản Có phù hợp với bản chất nghiệp vụ thực hiện.
Đơn vị tính	Đơn vị đo lường của hàng hóa.
Số lượng	Nhập số lượng thực tế nhập kho.
Đơn giá	Nhập giá trị của một đơn vị hàng hóa để tính giá vốn.
Thành tiền	Hệ thống tự động tính theo công thức Thành tiền = Số lượng x Đơn giá.
Khoản mục phí	Chọn khoản mục chi phí tương ứng để phân loại nghiệp vụ kế toán.

Bước 4: Thực hiện các chức năng nghiệp vụ

Tại màn hình chi tiết, bạn có thể thực hiện các thao tác (nằm ở góc trên bên phải màn hình):

Sửa: Cho phép chỉnh sửa nội dung chứng từ (chỉ khả dụng khi phiếu ở trạng thái Chưa ghi sổ). Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Ghi sổ: Xác nhận ghi nhận thông tin vào sổ cái và cập nhật tồn kho (nếu phiếu đang ở trạng thái Chưa ghi sổ).
Bỏ ghi: Hủy ghi nhận thông tin trên sổ sách để chuyển về trạng thái nháp (nếu phiếu đang ở trạng thái Đã ghi sổ).
Thao tác khác (...):
- Nhân bản: Tạo một phiếu nhập kho mới dựa trên thông tin của phiếu hiện tại.
- Xóa: Loại bỏ hoàn toàn chứng từ khỏi hệ thống (chỉ áp dụng với phiếu Chưa ghi sổ).

Lưu ý:

Nếu chứng từ đã ghi sổ và đã được khóa sổ thì sẽ chỉ có thể xem chứng từ và nhân bản mà không điều chỉnh được. Khi đó bạn cần điều chỉnh ngày khóa sổ và bỏ ghi sổ với chứng từ nhập kho này để thao tác chỉnh sửa hoặc xoá.

Trợ lý Sapo