Quản lý Danh sách phiếu ghi tăng tài sản cố định trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Màn hình Danh sách phiếu ghi tăng là nơi giúp bạn quản lý tập trung tất cả các chứng từ ghi nhận việc tăng tài sản cố định (TSCĐ) của doanh nghiệp. Tính năng này cho phép bạn dễ dàng theo dõi biến động tài sản, tìm kiếm thông tin khấu hao và thực hiện các thao tác quản lý phiếu ghi tăng một cách chuyên nghiệp.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Nghiệp vụ > Tài sản cố định > Ghi tăng. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Đã thêm chứng từ ghi tăng tài sản cố định trên Sapo Accounting. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập danh sách phiếu ghi tăng TSCĐ

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tài sản cố định > Ghi tăng, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách phiếu ghi tăng TSCĐ.

Bước 2: Các thao tác trên màn hình danh sách

1. Tùy chọn trường hiển thị

Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu, bên cạnh tiêu đề cột "Số chứng từ").
Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách xuất hiện:
- Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách.
- Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Tên trường thông tin	Mô tả chi tiết nội dung
Số chứng từ	Mã số định danh của chứng từ ghi tăng tài sản.
Ngày chứng từ	Ngày ghi nhận chứng từ trên hệ thống.
Mã tài sản	Mã định danh duy nhất của tài sản trong hệ thống.
Tên tài sản	Tên gọi đầy đủ của tài sản cố định.
Nguyên giá	Tổng chi phí thực tế ghi nhận để có được tài sản tính đến thời điểm đưa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Giá tính khấu hao	Giá trị của tài sản được sử dụng làm căn cứ để trích khấu hao (thường là nguyên giá trừ đi giá trị thanh lý ước tính nếu có).
Hao mòn lũy kế	Tổng cộng giá trị khấu hao đã trích vào chi phí sản xuất, kinh doanh qua các kỳ kế toán tính đến thời điểm hiện tại.
Giá trị còn lại	Giá trị của tài sản sau khi lấy Nguyên giá trừ đi Hao mòn lũy kế.
Thời gian sử dụng (Tháng)	Tổng thời gian dự kiến sử dụng tài sản để trích khấu hao, tính theo đơn vị tháng.
Giá trị khấu hao tháng	Số tiền khấu hao được trích định kỳ hàng tháng của tài sản đó.
TK nguyên giá	Tài khoản kế toán dùng để hạch toán nguyên giá tài sản.
TK khấu hao	Tài khoản kế toán dùng để hạch toán giá trị hao mòn tài sản.
Ngày bắt đầu tính khấu hao	Mốc thời gian hệ thống bắt đầu thực hiện tính toán và trích chi phí khấu hao cho tài sản.
Loại tài sản	Phân loại tài sản theo nhóm (Ví dụ: Máy móc thiết bị, Nhà cửa vật kiến trúc, Phương tiện vận tải...).
Nhà sản xuất	Tên đơn vị hoặc thương hiệu sản xuất ra tài sản.
Năm sản xuất	Năm tài sản được xuất xưởng.
Nước sản xuất	Quốc gia sản xuất/ lắp ráp tài sản.
Số hiệu	Ký hiệu hoặc số series riêng biệt của tài sản do nhà sản xuất cung cấp.
Tên nhà cung cấp	Tên đơn vị bán hoặc bàn giao tài sản cho doanh nghiệp.
Thời hạn BH	Khoảng thời gian tài sản được hưởng chế độ bảo hành từ nhà cung cấp/sản xuất.
Điều kiện BH	Các quy định, tiêu chuẩn cụ thể để tài sản được chấp nhận bảo hành.
Biên bản giao nhận số	Số hiệu của biên bản ký kết khi thực hiện bàn giao tài sản.
Ngày biên bản giao nhận	Ngày ký kết biên bản giao nhận tài sản thực tế.
Thời gian sử dụng còn lại (Tháng)	Số tháng còn lại mà tài sản tiếp tục được trích khấu hao cho đến khi hết giá trị.
Chất lượng hiện thời	Đánh giá tình trạng thực tế của tài sản (Ví dụ: Hoạt động tốt/ Hỏng).
Tình trạng ghi tăng	Trạng thái ghi nhận tài sản vào sổ sách (Ví dụ: Mới/ Cũ).
Không tính khấu hao	Đánh dấu đối với các tài sản đặc thù không thuộc diện phải trích khấu hao theo quy định.
Tỷ lệ % khấu hao tháng	Tỷ lệ phần trăm giá trị tài sản bị hao mòn trong một tháng.
Tỷ lệ % khấu hao năm	Tỷ lệ phần trăm giá trị tài sản bị hao mòn trong một năm.
Giá trị khấu hao năm	Tổng số tiền khấu hao dự kiến trích trong một năm tài chính.
Thời gian sử dụng (Năm)	Tổng thời gian dự kiến sử dụng tài sản, tính theo đơn vị năm.
Giới hạn số tiền khấu hao	Mức cao nhất giá trị được phép trích khấu hao theo quy định riêng của doanh nghiệp hoặc pháp luật.
Giá tính khấu hao theo luật	Giá trị tài sản được dùng để tính khấu hao theo đúng khung quy định của pháp luật thuế/kế toán.
Giá trị khấu hao tháng theo luật	Mức khấu hao hàng tháng được tính toán dựa trên khung quy định của pháp luật.
Nguồn gốc hình thành	Thông tin về cách thức có được tài sản (Ví dụ: Mua mới, Xuất kho sử dụng, Thuê tài chính…).

2. Tìm kiếm chứng từ

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, mã tài sản, tên tài sản để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách phiếu ghi tăng:

3.1. Lọc theo Ngày ghi tăng

Bạn nhấp vào bộ lọc thời gian (Năm nay hoặc Ngày ghi tăng) để lọc chứng từ tương ứng.
Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:
- Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến
- Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm
- Theo quý: Cho phép bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý.
Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày - đến ngày mong muốn.
Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu báo cáo.

3.2. Lọc theo Tình trạng ghi tăng

Bạn nhấp vào bộ lọc Tình trạng ghi tăng, nằm bên phải bộ lọc "Ngày ghi tăng".
Bạn hãy tích chọn trạng thái chứng từ Mới hoặc Cũ rồi nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

3.3. Lọc theo Chất lượng hiện tại

Bạn nhấp vào bộ lọc Chất lượng hiện tại, nằm bên phải bộ lọc "Tình trạng ghi tăng".
Bạn hãy tích chọn trạng thái chứng từ Hoạt động tốt hoặc Hỏng rồi nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

Lưu ý:

Nếu kết quả tìm kiếm/lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả chứng từ".

4. Thêm phiếu ghi tăng

Để ghi tăng TSCĐ mới, bạn nhấp vào nút + Thêm phiếu ghi tăng (nút màu xanh ở góc trên bên phải).
Bạn có thể xem hướng dẫn thao tác Thêm chứng từ ghi tăng TSCĐ tại đây.

5. Thao tác chức năng

Tại cột cuối cùng của mỗi dòng tài sản, nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) để thực hiện:

Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin chứng từ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Nhân bản: Tạo một bản sao chứng từ mới với các thông tin tương tự.
Xóa: Xóa chứng từ ghi tăng khỏi hệ thống.

6. Chuyển trang và chọn số lượng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số chứng từ tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 20 trên tổng 50).
Hiển thị: Để thay đổi số lượng chứng từ hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (nằm ở góc dưới bên phải, mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.

Trợ lý Sapo