Chuyển đơn hàng sang Sapo Accounting trên phần mềm Sapo OmniAI

Tính năng chuyển đơn hàng từ Sapo OmniAI sang Sapo Accounting giúp bạn tự động hóa quy trình hạch toán. Thay vì nhập liệu thủ công, bạn có thể đồng bộ dữ liệu đơn hàng (bao gồm chứng từ bán hàng, phiếu thu, phiếu xuất kho) chỉ với vài cú nhấp chuột, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.

Điều kiện tiên quyết

Tài khoản đã kết nối thành công Sapo OmniAI với Sapo Accounting. Xem hướng dẫn tại đây.
Tài khoản của bạn có quyền truy cập tính năng Xem Đơn hàng và ứng dụng Sapo Accounting. Xem hướng dẫn tại đây.
Đơn hàng cần chuyển chứng từ phải ở trạng thái thái Đã giao hàng.
Tài khoản đã thiết lập quy tắc đồng bộ dữ liệu. Xem hướng dẫn tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình danh sách đơn hàng

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Đơn hàng > Danh sách đơn hàng.
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách đơn hàng trên phần mềm.

Bước 2: Chọn đơn hàng cần thực hiện chuyển sang Sapo Accounting

1. Tìm kiếm đơn hàng

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã đơn hàng, vận đơn, tên, SĐT khách hàng để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

2. Lọc đơn hàng

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách đơn hàng:

Lọc theo Tất cả
Lọc theo Kênh bán hàng
Lọc theo Ngày đặt hàng
Lọc theo Bộ lọc khác

Sau đó bạn nhấn nút Lọc để hệ thống trả về kết quả tương ứng.

Mẹo:

Bạn có thể ưu tiên đơn hàng theo Trạng thái Đã giao hàng để thực hiện chuyển chứng từ.

3. Chọn đơn hàng cần chuyển chứng từ

Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều đơn hàng trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả đơn hàng đang hiển thị trên trang.
Sau đó bạn nhấp vào nút Chọn thao tác > Chuyển chứng từ sang Sapo Accounting.
Sau khi chọn, hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn sang màn hình Chuyển chứng từ sang kế toán của ứng dụng Sapo Accounting.

Bước 3: Xác nhận và chuyển chứng từ sang kế toán

Tại màn hình ứng dụng Sapo Accounting, hệ thống sẽ kiểm tra và hiển thị danh sách các đơn hàng đủ điều kiện đồng bộ.

Hệ thống sẽ phân loại các đơn hàng theo 2 tab trạng thái Đơn đã giao hàng hoặc Đơn chưa giao hàng.
Ghi vào dữ liệu kế toán: Bạn chọn đơn vị kế toán đã kết nối để thực hiện hạch toán đơn hàng vào phần mềm kế toán tương ứng.

Trường thông tin	Mô tả
Mã đơn hàng	Mã đơn hàng trên phần mềm bán hàng
Ngày ghi nhận	Ngày ghi nhận đơn hàng trên phần mềm bán hàng
Khách hàng	Thông tin khách hàng trên đơn hàng (nếu có)
Nguồn đơn	Nguồn phát sinh đơn hàng
Thành tiền	Tổng thành tiền thanh toán của đơn hàng
Trạng thái hóa đơn điện tử	Trạng thái xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng
Trạng thái thanh toán	Trạng thái thanh toán của khách hàng cho đơn hàng
Nhân viên gán cho đơn	Hệ thống ghi nhận tài khoản người dùng thực hiện chuyển chứng từ

Nếu bạn vừa cập nhật thông tin đơn hàng trên Sapo OmniAI và muốn làm mới dữ liệu, hãy nhấp vào nút Cập nhật dữ liệu (ở góc trên bên phải màn hình).

Sau khi kiểm tra danh sách đã chính xác, bạn nhấp vào nút Chuyển kế toán (số lượng đơn) (ở góc dưới bên phải).
Trên pop-up Đã gửi yêu cầu xử lý chứng từ sẽ xuất hiện, thông báo rằng hệ thống đang xử lý hạch toán.
Kết quả hạch toán chứng từ sẽ được cập nhập tại mục Lịch sử đồng bộ
Trong khi chờ đợi, bạn có thể quay lại Danh sách đơn hàng để tiếp tục chuyển chứng từ khác.
Bạn nhấp Tôi đã hiểu để đóng thông báo.

Lưu ý:

Sapo Accounting chỉ thực hiện hạch toán cho các đơn có trạng thái Đã giao hàng.

Bước 4: Kiểm tra lịch sử đồng bộ

Đối với các đơn hàng ở trạng thái khác nhau, khi chuyển dữ liệu sang phần mềm kế toán sẽ được ghi nhận theo các chứng từ khác nhau.

Trường hợp 1: Đơn hàng chưa thanh toán: Khi thao tác đồng bộ, phần mềm kế toán sẽ hạch toán 1 chứng từ ghi nợ với thông tin tương ứng
Trường hợp 2: Đơn hàng đã thanh toán: Khi thao tác đồng bộ, phần mềm kế toán sẽ hạch toán 1 phiếu thu với thông tin tương ứng
Trường hợp 3: Đơn hàng đã xuất hóa đơn: Khi thao tác đồng bộ, phần mềm kế toán sẽ hạch toán 1 hóa đơn với số hóa đơn tương ứng

Mẹo:

Bạn nên chuyển chứng từ đối với đơn hàng ở trạng thái đã thanh toán và đã lập hóa đơn điện tử hợp lệ, để phần mềm kế toán hạch toán đầy đủ chứng từ nhất.

Để kiểm tra kết quả của các yêu cầu đồng bộ (thành công hay thất bại), bạn truy cập vào tab Lịch sử đồng bộ chứng từ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Lưu ý:

Các chứng từ được tạo: Khi đồng bộ một đơn hàng thành công, hệ thống sẽ tự động tạo/liên kết các đối tượng (Khách hàng, Sản phẩm, Kho, Nhân viên) và tạo ra 03 loại chứng từ trên phần mềm kế toán:
- Chứng từ bán hàng
- Phiếu thu (tương ứng với các giao dịch thanh toán của đơn hàng)
- Phiếu xuất kho
- Hóa đơn (nếu có)
Trạng thái hạch toán: Tất cả các chứng từ được tạo tự động sẽ mặc định ở trạng thái Chưa ghi sổ. Bạn cần đăng nhập phần mềm kế toán để kiểm tra lại tính chính xác và thực hiện thao tác Ghi sổ.
Ngày hạch toán: Ngày hạch toán và ghi nhận doanh thu của đơn hàng sẽ được ghi nhận theo ngày xuất kho trên Sapo OmniAI.
Giá vốn: Giá vốn của sản phẩm bán ra sẽ được ghi nhận khi bạn thực hiện thao tác Tính lại giá vốn trên phần mềm kế toán.