Cấu hình cảnh báo thời hạn xử lý đơn hàng sàn Shopee, TikTok Shop, Lazada trên Sapo OmniAI

Để giúp bạn tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thời gian xử lý đơn hàng (SLA) từ các sàn Shopee, TikTok Shop, Lazada. Sapo ra mắt tính năng Cấu hình cảnh báo thời hạn xử lý đơn hàng. Tính năng này cho phép bạn thiết lập cảnh báo tự động, giúp chủ động xử lý đơn, tránh bị phạt và nâng cao uy tín gian hàng.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được kết nối với ít nhất một trong các kênh sàn: Shopee, TikTok Shop, Lazada.
Bạn được cấp quyền truy cập kênh bán hàng tương ứng tại mục Phân quyền ứng dụng ở Cấu hình > Quản lý nhân viên.
Xem thêm hướng dẫn phân quyền tài khoản tại đây.

1. Cấu hình thời gian cảnh báo

Việc thiết lập thời gian nhận cảnh báo giúp bạn chủ động hơn trong việc xử lý đơn hàng trước khi đến hạn của Sàn.

Bước 1: Truy cập màn cấu hình

Tại màn hình trang quản trị phần mềm, trên thanh menu bên trái, bạn kéo xuống KÊNH BÁN HÀNG > chọn kênh sàn TMĐT cần cấu hình.
Vẫn trên menu bên trái, trong menu con trỏ xuống bên dưới kênh sàn TMĐT, bạn chọn Cấu hình, chọn gian hàng thực hiện cấu hình.

Bước 2: Thực hiện cấu hình cảnh báo đơn hàng

Trong màn chi tiết cấu hình của gian hàng bạn kéo xuống mục Thông tin cảnh báo và thực hiện các cấu hình:

Tích chọn ô vuông trước “Bật cảnh báo thời hạn xác nhận & bàn giao đơn hàng tiêu chuẩn”. Chọn mốc thời gian bạn muốn nhận cảnh báo trước khi đơn hết hạn (Còn 2 tiếng xử lý, Còn 4 tiếng xử lý, Còn 6 tiếng xử lý, Còn 8 tiếng xử lý, Còn 10 tiếng xử lý).
Tích chọn ô vuông trước “Bật cảnh báo thời hạn xác nhận & bàn giao đơn hàng hỏa tốc” để kích hoạt cảnh báo khi đơn hàng sắp hết hạn xử lý. Chọn mốc thời gian bạn muốn nhận cảnh báo trước khi đơn hết hạn (Còn 15 phút xử lý, Còn 30 phút xử lý, Còn 1 tiếng xử lý, Còn 2 tiếng xử lý, Còn 3 tiếng xử lý).

Mẹo:

Đối với đơn hàng tiêu chuẩn, bạn nên chọn mốc cảnh báo trước 8 tiếng để có đủ thời gian chuẩn bị, xác nhận và yêu cầu ĐVVC đến lấy hàng.
Đối với đơn hàng hỏa tốc, bạn nên chọn mốc cao nhất (ví dụ: 2 hoặc 3 tiếng) để ưu tiên xử lý kịp thời.

Bước 3: Lưu cấu hình

Nhấn Lưu để hoàn tất cài đặt.

2. Theo dõi và xử lý đơn hàng theo thời hạn

Sau khi cấu hình, hệ thống sẽ tự động theo dõi và cung cấp cho bạn các công cụ để quản lý đơn hàng hiệu quả ngay trên trang quản lý đơn hàng của kênh sàn.

Bước 1: Truy cập màn đơn hàng sàn

Tại màn hình trang quản trị phần mềm, trên thanh menu bên trái, bạn kéo xuống KÊNH BÁN HÀNG > chọn kênh sàn TMĐT cần thao tác.
Vẫn trên menu bên trái, trong menu con trỏ xuống bên dưới kênh sàn TMĐT, bạn chọn Đơn hàng.

Bước 2: Lựa chọn gian hàng cần theo dõi, xử lý đơn

Nếu bạn có kết nối nhiều gian hàng, tại trang quản lý đơn hàng của kênh sàn, bạn thực hiện chọn đúng gian hàng muốn thao tác.

Nhấn vào nút [Số lượng] gian hàng ở góc trên cùng bên trái có logo kênh sàn.
Tìm kiếm, tích chọn một hoặc nhiều gian hàng bạn muốn xem và xử lý đơn từ danh sách thả xuống.
Nhấn Xác nhận để hoàn tất.

Bước 3: Theo dõi và xử lý đơn hàng theo thời hạn

Khối Công việc cần xử lý

Ngay đầu trang danh sách đơn hàng, bạn sẽ thấy một khối thống kê tổng quan Công việc cần xử lý, giúp bạn nắm bắt nhanh số lượng đơn cần ưu tiên xử lý tại mỗi giai đoạn để đảm bảo tuân thủ SLA của Sàn. Bạn có thể nhấp trực tiếp vào từng mục để lọc nhanh danh sách đơn hàng tương ứng.

Bàn giao nhanh: Các đơn hàng cần được xác nhận và bàn giao sớm cho Đơn vị vận chuyển (ĐVVC) để đảm bảo tỷ lệ giao nhanh theo tiêu chuẩn của Sàn.
Bàn giao đúng thời hạn: Các đơn hàng sắp đến hạn bàn giao, cần xử lý ngay để tránh vi phạm tỷ lệ giao hàng trễ.
Sắp hết hạn xác nhận: Các đơn hàng sắp bị Sàn tự động hủy nếu không được xác nhận.

Lưu ý:

Mục này sẽ hiển thị các đơn hàng khi thời gian xác nhận còn dưới 24 giờ.
Sắp hết hạn bàn giao: Các đơn hàng sắp bị Sàn tự động hủy nếu không được bàn giao cho ĐVVC.

Lưu ý:

Mục này sẽ hiển thị các đơn hàng khi thời gian bàn giao còn dưới 48 giờ.

Lưu ý:

Các mốc thời gian hết hạn được lấy theo quy định từ Sàn TMĐT.
Đối với các trường hợp đặc biệt như báo lũ, cấm đường,... chưa được cộng thời hạn xử lý đơn trên Sapo. Bạn vui lòng kiểm tra thêm thông báo trực tiếp từ Sàn.

Khối danh sách đơn hàng

Mỗi đơn hàng trong danh sách sẽ hiển thị cột Thời hạn xử lý đơn với đồng hồ đếm ngược, cho biết chính xác thời gian còn lại để bạn hoàn thành thao tác theo yêu cầu của Sàn.
Logic thời gian: Thời gian được đếm ngược từ mốc tối đa Sàn cho phép về 0.
Luồng xử lý: Một đơn hàng sẽ chỉ có một trạng thái cần xử lý tại một thời điểm.
- Khi đơn mới tạo, trạng thái ưu tiên là Bàn giao nhanh.
- Nếu quá hạn "Bàn giao nhanh" mà đơn chưa được xử lý, trạng thái sẽ chuyển thành Bàn giao đúng thời hạn.
- Tương tự, đơn sẽ chuyển sang các mốc tiếp theo nếu chưa được xử lý kịp thời.

Khối Nhận thông báo cảnh báo

Khi đến mốc thời gian bạn đã cấu hình (ở mục 1), một thông báo sẽ tự động xuất hiện ở góc dưới bên phải màn hình quản trị Sapo để nhắc nhở bạn, dù bạn đang ở bất kỳ màn hình nào trong mục Kênh sàn.

Nội dung thông báo:

Tiêu đề: Cảnh báo xử lý đơn hàng
Nội dung: Liệt kê số lượng đơn cần xử lý theo từng mốc.
- Bàn giao nhanh để đạt tỷ lệ giao nhanh: [Số lượng] đơn
- Bàn giao đúng hạn để tránh tỷ lệ gửi hàng trễ: [Số lượng] đơn
- Hạn cuối xác nhận để tránh tỷ lệ huỷ: [Số lượng] đơn
- Hạn cuối bàn giao để tránh tỷ lệ huỷ: [Số lượng] đơn

Lưu ý:

Để đảm bảo hiểu rõ cách thức hoạt động của thông báo, bạn vui lòng đọc kỹ các quy tắc hiển thị sau:

Điều kiện hiển thị: Thông báo chỉ xuất hiện khi có ít nhất một đơn hàng thỏa mãn điều kiện về thời gian còn lại mà bạn đã thiết lập.
Quy tắc hiển thị một lần: Thông báo chỉ hiển thị một lần duy nhất cho mỗi lượt cảnh báo. Nếu bạn tắt (đóng) thông báo, nó sẽ không xuất hiện lại cho các đơn hàng đó nữa.
Giải pháp: Để tiếp tục theo dõi, bạn vui lòng kiểm tra danh sách các đơn hàng cần xử lý tại khối "Công việc cần xử lý" trên trang tổng quan Kênh sàn.
Thời điểm hiển thị: Thông báo được kích hoạt tại đúng thời điểm đơn hàng chạm mốc cảnh báo.
- Trường hợp 1 (Bạn đang truy cập màn trên kênh sàn): Thông báo sẽ hiện lên ngay lập tức.
- Trường hợp 2 (Bạn không truy cập màn kênh sàn): Nếu cảnh báo được kích hoạt trước khi bạn truy cập vào Kênh sàn, thông báo pop-up này sẽ không hiển thị lại khi bạn vào. Thay vào đó, hệ thống sẽ cập nhật số liệu trực tiếp vào khối "Công việc cần xử lý".
Thông báo cho đơn hàng mới: Việc bạn tắt một thông báo không ảnh hưởng đến các cảnh báo trong tương lai. Hệ thống sẽ tiếp tục gửi các thông báo mới khi có những đơn hàng khác đạt đến mốc thời gian cảnh báo bạn đã thiết lập.