Nhập hàng từ đơn đặt hàng nhập trên Sapo OmniAI

Sau khi đã tạo đơn Đặt hàng nhập, bước tiếp theo là thực hiện nhập hàng khi nhà cung cấp giao hàng. Việc nhập hàng từ đơn hàng đặt trước giúp bạn dễ dàng đối chiếu số lượng thực tế với số lượng đã đặt, kiểm soát tồn kho và cập nhật dữ liệu chính xác trên phần mềm.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền truy cập Đặt hàng nhập, Nhập hàng.
Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.
Bật tính năng Quản lý kho đầy đủ trong Cấu hình quản lý kho.
Xem hướng dẫn cấu hình tại đây.

Lưu ý:

Trước khi thao tác nhập hàng, bạn vui lòng tham khảo hướng dẫn sử dụng Đặt hàng nhập tại đây.

Bước 1: Truy cập tính năng Đặt hàng nhập

Trên trang quản trị Sapo, chọn Sản phẩm > Đặt hàng nhập.
Trong màn Danh sách các đơn đặt hàng nhập của cửa hàng bạn tìm và bấm chọn vào đơn đặt hàng nhập cần nhập hàng.

Bước 2: Cập nhật trạng thái đơn đặt hàng nhập

Đối với đơn đặt có trạng thái Đơn nháp, bạn nhấn “Duyệt đơn” (góc trên, bên phải màn hình) để chuyển sang trạng thái Chờ nhập > tiếp tục nhấn Nhập hàng (góc trên, bên phải màn hình).
Đối với đơn đặt có trạng thái Chờ nhập và Nhập một phần bạn nhấn chọn Nhập hàng (góc trên, bên phải màn hình).

Bước 3: Tuỳ chỉnh thông tin đơn nhập hàng

Mục Chi nhánh nhập: đang là chi nhánh mặc định. Với cửa hàng có nhiều chi nhánh, bạn có thể bấm vào mục và chọn lại chi nhánh nhập hàng.
Mục Thông tin bổ sung, bạn thực hiện nhập các thông tin:
- Nhân viên phụ trách
- Ngày nhập dự kiến
- Mã đơn nhập (Nếu để trống, hệ thống tự sinh mã)
- Tham chiếu

Bước 4: Tùy chỉnh sản phẩm nhập hàng

Trên giao diện nhập hàng bạn thực hiện:

Thêm mới sản phẩm

Xem thêm hướng dẫn thêm mới sản phẩm vào đơn nhập hàng tại đây.

Lưu ý:

Tùy vào nguồn gốc của sản phẩm, bạn sẽ có cách xóa khác nhau:

Với các sản phẩm được thêm mới trực tiếp: Bạn có thể xóa hoàn toàn khỏi phiếu bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu (X) ở cuối dòng sản phẩm.
Với các sản phẩm được lấy từ đơn đặt hàng: Bạn không thể xóa bằng dấu (X). Để loại bỏ sản phẩm này khỏi phiếu nhập hiện tại, bạn cần điều chỉnh số lượng nhập của sản phẩm đó về 0 theo hướng dẫn ngay bên dưới.

Tùy chỉnh số lượng nhập của sản phẩm

Nhấn vào ô số lượng tương ứng với sản phẩm để điền số lượng cần nhập.

Với sản phẩm có sẵn được lấy từ đơn đặt hàng nhập sẽ hiển thị cửa sổ Điều chỉnh số lượng nhập:
- Bạn điền Số lượng sản phẩm nhập, Số lượng sản phẩm từ chối, Lý do từ chối (nếu có). Với trường hợp bạn điều chỉnh số lượng sản phẩm nhập và từ chối đều bằng 0, hệ thống sẽ tự động loại bỏ sản phẩm khỏi danh sách nhập.
- Nhấn Áp dụng để hoàn tất.
Với sản phẩm quy đổi: Khi bạn cập nhật số lượng của sản phẩm quy đổi, hệ thống sẽ tự động cập nhật theo số lượng của các sản phẩm gốc. Bạn có thể nhấn “Xem thành phần” để xem chi tiết các sản phẩm gốc này.
Với sản phẩm quản lý theo lô, bạn bấm chọn dòng text Chọn lô nhập hàng để phân bổ số lượng nhập tương ứng với từng lô hàng. Trường hợp với lô hàng mới, bạn chọn Thêm lô sản phẩm. Xem thêm hướng dẫn chi tiết tạo đơn nhập hàng sản phẩm lô - HSD tại đây.

Lưu ý:

Số lượng tối đa cho mỗi sản phẩm là 999,999 (gần một triệu). Với các sản phẩm có đơn vị tính lẻ (như kg, mét...), bạn có thể nhập thêm tối đa 3 chữ số thập phân sau dấu chấm (ví dụ: 15.5 kg hoặc 10.250 m).

Tuỳ chỉnh đơn giá nhập của sản phẩm

Nhấn vào phần Đơn giá của dòng sản phẩm → popup điều chỉnh giá sẽ hiển thị. Tại popup:

Trên cửa sổ Điều chỉnh giá sản phẩm, bạn nhập Đơn giá.
Chọn loại chiết khấu: theo giá trị hoặc %, điền giá và % chiết khấu tương ứng.
Nhấn Áp dụng để hoàn tất.

Với sản phẩm quy đổi: Để đảm bảo giá vốn được ghi nhận chính xác đến từng đồng, hệ thống có thể sẽ tự động tách các sản phẩm gốc thành nhiều dòng khi bạn điều chỉnh đơn giá của sản phẩm quy đổi.

Ban đầu, một "Thùng" Bánh quy chứa 15 "Gói" có giá 540.000đ, mỗi gói có giá là 36.000đ.
Bạn chỉnh sửa giá của "Thùng" xuống còn 500.000đ (do có chiết khấu hoặc thỏa thuận riêng). Lúc này, hệ thống nhận thấy việc chia 500.000đ cho 15 gói sẽ tạo ra số thập phân vô hạn (500.000 / 15 = 33.333,333...), gây khó khăn cho việc tính giá vốn. Để giải quyết vấn đề này và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, hệ thống sẽ tự động tách 15 gói thành 2 dòng riêng biệt:
- Dòng 1: 14 Gói với đơn giá là 33.333đ.
- Dòng 2: 1 Gói còn lại với đơn giá được điều chỉnh là 33.338đ.=> Tổng cộng hai dòng vẫn chính xác là 500.000đ.
Cách xử lý này đảm bảo giá vốn của từng sản phẩm được ghi nhận chính xác, giúp bạn quản lý tài chính và lợi nhuận minh bạch, không bị sai lệch do làm tròn số.

Lưu ý:

Với tài khoản không có quyền xem giá vốn sẽ không hiển thị đơn giá, thành tiền và khối thanh toán của đơn nhập.

Thay đổi đơn vị tính của sản phẩm

Nếu sản phẩm có nhiều đơn vị (vd: hộp, thùng…), bạn có thể:

Nhấn vào mũi tên cạnh tên đơn vị tính đang hiển thị (ví dụ: “Hộp”).
Chọn đơn vị mới trong danh sách (ví dụ: “Thùng”).
Nhập số lượng theo đơn vị mới.

Ví dụ: Nếu mỗi Thùng chứa 12 Hộp, khi bạn chọn “Thùng” và nhập số lượng là 2, hệ thống sẽ hiểu là bạn đang nhập 24 hộp.

Lưu ý:

Việc thay đổi đơn vị tính (ví dụ: từ "Hộp" sang "Thùng") sẽ làm mới lại giá sản phẩm. Mọi khuyến mãi bạn đã áp dụng cho đơn vị cũ sẽ bị xóa bỏ.

Tách dòng sản phẩm

Dùng khi một sản phẩm có nhiều mức giá (như hàng khuyến mãi, nhập từ nhiều nguồn).

Các bước thực hiện:

Tại khối sản phẩm bạn tích chọn ô Tách dòng.
Sau đó, thêm lại chính sản phẩm đã có trên danh sách→ hệ thống tự tạo dòng mới.
Bạn nhập giá và số lượng riêng biệt cho mỗi dòng.

Ví dụ: Bạn nhập 100 cây bút giá 2.000đ và 50 cây giá 1.800đ, hãy dùng tính năng Tách dòng để tạo 2 dòng riêng biệt và nhập đúng giá cho từng dòng. Việc này giúp quản lý giá vốn chính xác theo từng lần nhập hàng.

Lưu ý:

Hệ thống sẽ mặc định ghi nhận nhập kho cho sản phẩm khi tạo đơn nhập hàng từ đơn đặt hàng nhập.

Bước 5: Nhập các thông tin thanh toán, thông tin ghi chú, tag

Tại khối Thanh toán, bạn thực hiện điều chỉnh:

Bấm chọn Thêm giảm giá hoặc phím tắt F6 > Chọn loại giảm giá theo Giá trị hoặc % > Nhập giá trị giảm tương ứng > nhấn Thêm giảm giá để hoàn tất.
Chọn Chi phí nhập hàng hoặc phím tắt F7 > Nhập tên chi phí, giá trị > nhấn Áp dụng để hoàn tất.
Bấm chọn Thuế > Tích chọn Áp dụng thuế > chọn Áp dụng để hoàn tất. Trường hợp Giá bán đã bao gồm thuế, bạn có thể chỉnh sửa cấu hình cài đặt thuế bằng cách bấm vào dòng text “tại đây” để chuyển qua màn cấu hình. Xem thêm hướng dẫn Cấu hình thuế tại đây.

Tại mục Ghi chú, Tag bạn nhập và chọn thêm thông tin nếu có.

Bước 6: Thanh toán đơn nhập hàng

Tại mục Thanh toán, nhấn “Đã thanh toán” và thực hiện chọn các thông tin:

Phương thức thanh toán: bấm chọn hình thức thanh toán đã có. Trường hợp chưa có hình thức thanh toán mong muốn bạn xem thêm hướng dẫn Cập nhật phương thức thanh toán thủ công tại đây.
Số tiền thanh toán: nhập số tiền bạn đã thanh toán.
Chọn Ngày ghi nhận và nhập Tham chiếu (nếu có).

Nếu không thanh toán ngay, bạn chọn Thanh toán sau và hệ thống sẽ tự động ghi nợ đơn nhập hàng.

Lưu ý:

Tài khoản nhân viên không được cấp quyền Xem giá vốn sẽ không thao tác được bước này.
Nếu số lượng nhập nhỏ hơn số lượng đặt ban đầu, đơn đặt hàng nhập sẽ ở trạng thái “Nhập một phần”.
Bạn có thể quay lại từ Bước 4 để tiếp tục nhập số lượng còn lại.

Bước 7: Lưu đơn nhập

Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn Tạo đơn nhập hàng để lưu đơn nhập.
Trường hợp đơn nhập đã hoàn tất thanh toán, đơn nhập hàng sẽ ở trạng thái Hoàn thành.
Trường hợp đơn nhập chọn Thanh toán sau hoặc đã thanh toán nhưng chỉ mới thanh toán 1 phần, đơn nhập hàng sẽ ở trạng thái Đang giao dịch. Bạn cần:
- Vào đơn nhập hàng, kéo xuống mục hiển thị thông tin thanh toán, kiểm tra số Tiền cần trả nhà cung cấp (Tiền cần trả NCC) > bấm chọn Xác nhận thanh toán.
- Trên cửa sổ Xác nhận thanh toán, chọn hình thức thanh toán, điều chỉnh Số tiền, chọn Ngày ghi nhận, thêm Tham chiếu (nếu có).
- Nhấn Xác nhận để hoàn tất thanh toán cho đơn nhập hàng.

Sau khi đơn nhập hàng được tạo, bạn có thể lựa chọn các thao tác xử lý đơn nhập hàng:

Hành động	Mô tả
In đơn	In đơn nhập hàng
Hoàn trả	Hoàn trả đơn nhập hàng
Sao chép (nhấn Thao tác khác, góc phải màn hình)	Sao chép thông tin đơn này để tạo thành một đơn nhập hàng khác nếu cần.
In tem mã vạch (nhấn Thao tác khác, góc phải màn hình)	Chuyển sang màn hình in mã vạch