Chuẩn bị đơn và In phiếu giao hàng hàng loạt cho đơn Sàn trên Sapo OmniAI

Khi khối lượng đơn hàng từ các sàn thương mại điện tử (Shopee, TikTok, Lazada...) tăng cao vào các dịp Mega Sale, thao tác chuẩn bị hàng loạt kiểu cũ thường khiến bạn phải chờ đợi hệ thống xử lý rất lâu mới có thể tiếp tục công việc khác. Hiểu được khó khăn đó, Sapo OmniAI đã nâng cấp luồng Chuẩn bị đơn sàn & In phiếu giao hàng hàng loạt nhằm tối ưu hóa vận tốc xử lý, cho phép theo dõi tiến trình thời gian thực và in phiếu tức thì, giúp giảm ticket hỗ trợ và nâng cao hiệu suất vận hành của kho báu.

Điều kiện tiên quyết:

Phân quyền tài khoản: Tài khoản nhân viên phải được cấp quyền Đóng gói và giao hàng tại chi nhánh thực hiện. Nếu gian hàng TMĐT của bạn cấu hình liên kết với nhiều chi nhánh Sapo, bạn cần được cấp quyền này ở toàn bộ các chi nhánh liên quan để luồng in hàng loạt không bị gián đoạn.
Kênh bán hàng: Các đơn hàng phải thuộc nguồn từ sàn thương mại điện tử đã kết nối đồng bộ thành công với Sapo OmniAI.
Cấu hình quy trình: Tại mục Cấu hình > Xử lý đơn hàng, cửa hàng của bạn đã thiết lập chọn Quy trình xử lý đơn hàng theo loại Tiêu chuẩn hoặc Nâng cao.

Bước 1: Truy cập màn hình Chờ xử lý đơn sàn

Trên thanh menu điều hướng bên trái trang quản trị Sapo, bạn nhấp chọn phân hệ Xử lý đơn hàng > menu con Chờ xử lý.

Bước 2: Kích hoạt Chế độ chuyên sàn

Tại góc trên bên phải màn hình danh sách Chờ xử lý, bạn nhấp chuột vào nút Thao tác khác.
Từ danh sách lựa chọn thả xuống, bạn chọn Bật chế độ chuyên sàn.

Lưu ý:

Tính năng Chuẩn bị đơn Sàn hàng loạt chỉ có hiệu lực để lọc và xử lý riêng đơn từ sàn TMĐT, không áp dụng cho các nguồn đơn khác.
Bạn nên bật chế độ chuyên sàn để dễ dàng xử lý tập trung các đơn hàng sàn

Bước 3: Sàng lọc đơn và Xác nhận Chuẩn bị đơn Sàn

Tại màn hình chuyên sàn, bạn chọn tab Kênh Sàn TMĐT.
Tìm kiếm và tích chọn các đơn hàng cần xử lý từ danh sách dữ liệu hiển thị, sau đó nhấp vào nút Chuẩn bị đơn Sàn ở thanh thao tác phía trên bảng.
Hệ thống hiển thị popup sàng lọc thông tin và phân nhóm đơn hàng theo từng gian hàng cụ thể (Lazada, Shopee, TikTok Shop...).
Bạn tiến hành kiểm tra lại các trường thông tin ràng buộc gồm: Địa chỉ lấy hàng, Thời gian lấy hàng, và Phương thức giao hàng (nếu sàn yêu cầu).
Sau khi kiểm tra, nhấn nút Chuẩn bị tất cả (hoặc Xác nhận tất cả) để gửi lệnh lên sàn.
Khi màn hình trả về thông báo trạng thái Chuẩn bị thành công (Ví dụ: Chuẩn bị thành công 200/250 đơn hàng).

Bước 4: Theo dõi tiến trình tự động tại Popup thu gọn

Ngay sau khi màn hình trả về thông báo trạng thái Chuẩn bị thành công (Ví dụ: Chuẩn bị thành công 200/250 đơn hàng), popup lịch sử xử lý thu gọn (Xử lý mẫu in...) sẽ tự động xuất hiện ở góc dưới màn hình. Bạn có thể tiếp tục thực hiện các công việc khác trên Sapo mà không cần tải lại trang hay treo máy chờ đợi.

Ý nghĩa các bước xử lý

Bước xử lý	Ý nghĩa hoạt động hệ thống	Trạng thái hoàn tất
1. Sắp xếp vận chuyển	Sapo tiến hành khởi tạo và đồng bộ các kiện hàng từ danh sách các đơn đã chuẩn bị thành công sang Sapo.	Tất cả đơn chuẩn bị thành công đều được tạo kiện hàng trên Sapo (Kiện có thể thành công hoặc thất bại).
2. Tạo phiếu giao hàng	Hệ thống gửi tín hiệu và chờ các sàn TMĐT phê duyệt cấp file phiếu giao hàng cho từng kiện.	Toàn bộ kiện hàng được tạo từ bước trước đã nhận xong file phản hồi mẫu in từ sàn.

Mẹo sử dụng Popup thu gọn:

Bạn có thể giữ chuột để kéo thả popup đến bất kỳ vị trí nào thuận tiện trên màn hình để tránh che khuất tầm nhìn.
Hỗ trợ nút bấm thu nhỏ/phóng to popup để tối ưu hóa diện tích hiển thị.
Popup này có tính năng thông minh "đi theo" tài khoản của bạn khi bạn di chuyển qua lại giữa các màn hình chức năng thuộc cụm xử lý đơn như: Chờ xử lý, In & Đóng gói, Bàn giao kiện hàng....

Cảnh báo:

Nếu trong tiến trình chạy có bất kỳ đơn hàng nào bị lỗi, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng cảnh báo màu cam ngay cạnh bước đó. Bạn chỉ cần di chuột vào biểu tượng để xem số lượng đơn lỗi cụ thể cùng hướng xử lý nhanh.

Bước 5: Thực hiện In phiếu giao hàng và Phiếu nhặt hàng hàng loạt

Khi các bước xử lý trên popup chuyển sang trạng thái sẵn sàng, biểu tượng Máy in (In phiếu) sẽ sáng lên, bạn nhấp vào biểu tượng này để mở cấu hình in.

Popup Phiếu in sẵn sàng xuất hiện hiển thị các tùy chọn phân loại:

Kiểm tra / Chọn chi nhánh: Nếu đợt đơn hàng vừa xử lý chứa các đơn thuộc nhiều chi nhánh khác nhau, hệ thống yêu cầu bạn bắt buộc phải chọn một chi nhánh cụ thể trong dropdown Chọn chi nhánh. Thông tin mẫu in sẽ tự động tải lại chính xác theo chi nhánh được chọn.
Lựa chọn loại phiếu cần dùng: Nhấp vào nút In phiếu tương ứng với nhu cầu của kho:
- Phiếu giao hàng: Dùng dán trực tiếp lên gói hàng giao cho shipper.
- Phiếu nhặt hàng (Theo đơn) hoặc Phiếu nhặt hàng (Theo SP): Dùng cho đội kho đi gom hàng hóa. Loại phiếu này sẵn sàng ngay sau khi bước Sắp xếp vận chuyển hoàn tất.

Sau khi nhấn nút in, Sapo sẽ tạo file PDF tập trung và tự động mở file này dưới dạng một tab mới trên trình duyệt để bạn xuất lệnh ra máy in vật lý.

Bước 6: Quản lý chuyên sâu và Xử lý lỗi tại Màn lịch sử xử lý mở rộng

Trong trường hợp bạn vô tình tắt popup thu gọn, hoặc muốn kiểm tra kỹ nguyên nhân lỗi của từng đơn hàng, hãy sử dụng giao diện mở rộng (Hệ thống hỗ trợ lưu trữ dữ liệu các đợt xử lý tối đa trong vòng 7 ngày).

Cách truy cập: Bạn nhấp vào chữ Mở lịch sử trên popup thu gọn hoặc nhấp trực tiếp vào nút chức năng Lịch sử xử lý đơn nằm ở góc trên cùng của các màn hình xử lý đơn hàng.

Truy vết chi tiết đợt xử lý

Tìm đến đợt đơn cần kiểm tra và nhấn Xem chi tiết. Hệ thống sẽ mở ra màn hình chi tiết và phân loại đơn hàng theo các tab trạng thái:

Tab Đang xử lý: Chứa các đơn đang trong quá trình đồng bộ tạo kiện hoặc lấy mẫu in.
Tab Thành công: Liệt kê các đơn đã hoàn tất, hiển thị rõ Mã vận đơn của sàn kèm đường dẫn In phiếu để bạn bấm in riêng lẻ cho từng đơn.
Tab Chuẩn bị lỗi: Tập hợp đơn bị lỗi ngay từ bước đầu do sàn TMĐT từ chối kèm lý do chi tiết.
Tab Sắp xếp vận chuyển lỗi: Đơn đã chuẩn bị thành công nhưng lỗi không khởi tạo được kiện hàng trên Sapo.
Tab Lấy phiếu lỗi: Kiện hàng tạo thành công nhưng sàn gặp sự cố không trả về được file mẫu in giao hàng.

Cơ chế sửa lỗi nhanh "Thử lại tất cả"

Với các đơn hàng nằm tại tab Sắp xếp vận chuyển lỗi hoặc tab Lấy phiếu lỗi, bạn không cần phải quay lại từ đầu để tạo đợt mới. Hãy click trực tiếp vào tab lỗi tương ứng và ấn nút Thử lại tất cả. Hệ thống Sapo sẽ lập tức tái gửi lệnh và tự động cập nhật kết quả thành công sau vài giây.

Mẹo vận hành tối ưu dành cho Nhà bán hàng

Sắp xếp phiếu in theo nhóm tương đồng

Trên popup in luôn được mặc định tích chọn sẵn checkbox Sắp xếp phiếu in theo nhóm tương đồng. Khi bật tính năng này, file PDF xuất ra sẽ tự động gom các đơn hàng có cùng chung các mã sản phẩm nằm cạnh nhau. Điều này giúp nhân viên kho dễ dàng đi nhặt hàng loạt theo tuyến, tiết kiệm thời gian di chuyển và giảm thiểu tối đa việc nhặt nhầm hàng.

Tự động phát hiện và cảnh báo kiện đã in

Nhằm tránh việc một đơn hàng được đóng gói hai lần gây thất thoát, Sapo tự động quét lịch sử in của đợt đơn. Nếu phát hiện có đơn đã từng được in trước đó, nút In phiếu sẽ chuyển thành menu lựa chọn:

Chọn In toàn bộ nếu bạn muốn in lại tất cả đợt đơn không loại trừ.
Chọn Bỏ qua đơn đã in để hệ thống tự động lọc bớt và chỉ xuất các phiếu của những đơn hàng thực sự chưa từng được in.

Lưu ý:

Riêng các đơn nằm ở tab Chuẩn bị lỗi (do sàn từ chối ngay từ đầu) sẽ không thể bấm sửa lỗi bằng nút Thử lại tất cả. Đối với nhóm đơn này, bạn bắt buộc phải quay lại Danh sách đơn hàng, kiểm tra lại thông tin cấu hình gian hàng/sản phẩm rồi tiến hành xử lý lại từ bước đầu.

Trợ lý Sapo