Tạo quy trình tự động thủ công trên Sapo Automate

Bạn muốn tự động hóa các tác vụ đặc thù trên Sapo OmniAI? Tính năng Sapo Automate cho phép bạn tự tay xây dựng quy trình làm việc theo ý muốn. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo quy trình tự động thủ công, giúp bạn cấu hình linh hoạt các luồng xử lý nghiệp vụ bán hàng của mình.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền truy cập Ứng dụng Sapo Automate
Xem thêm hướng dẫn phân quyền nhân viên tại đây
Bạn đã nắm vững khái niệm và vai trò của các thành phần: Điều kiện kích hoạt (Trigger), Điều kiện thực thi (Condition), Hành động (Action).
Xem thêm Các thành phần trong quy trình Sapo Automate tại đây

Để tạo một quy trình tự động thủ công, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập ứng dụng Sapo Automate

Từ trang quản trị Sapo OmniAI, kéo xuống mục Ứng dụng trên menu bên trái, tìm và chọn Sapo Automate > chọn Quy trình

Bước 2: Chọn quy trình thủ công

Tại màn Danh sách quy trình trong ứng dụng Sapo Automate, click vào nút + Tạo quy trình ở góc trên bên phải.
Trong màn Tạo quy trình, bạn chọn ô Tự tạo quy trình thủ công

Bước 3: Đặt tên và thêm điều kiện kích hoạt ban đầu

1. Đặt tên cho quy trình

Bạn bấm chọn biểu tượng bút chì cạnh tiêu đề trang Luồng làm việc của tôi
Trên popup Sửa tên quy trình, nhập tên gợi nhớ cho quy trình của bạn. Ví dụ: “Tự động gắn tag đơn hàng giá trị lớn”
Nhấn Lưu để hoàn tất

2. Thêm Điều kiện kích hoạt

Tại ô Bắt đầu khi… ở bên trái bạn tiến hành chọn điều kiện kích hoạt tại danh sách Chọn điều kiện kích hoạt ở bên phải màn hình.
Bạn có thể tìm kiếm và bấm chọn để thêm điều kiện kích hoạt phù hợp với nghiệp vụ bạn muốn tự động hóa (ví dụ: Chọn Tạo đơn hàng).
Sau khi thêm điều kiện kích hoạt, khi trỏ chuột vào ô Bắt đầu khi… bạn có thể bấm chọn biểu tượng bút chì để Chỉnh sửa và biểu tượng thùng rác để Xóa bước

Bước 4: Thiết lập thêm các bước cho quy trình (Điều kiện hoặc Hành động)

Sau khi đã có Điều kiện kích hoạt, bạn cần xác định bước tiếp theo. Có thể thêm Điều kiện thực thi để lọc hoặc thêm Hành động thực hiện ngay.
Bấm vào biểu tượng + ngay sau Điều kiện kích hoạt đã thêm tại ô Bắt đầu khi….
Hệ thống sẽ hiển thị tùy chọn THÊM BƯỚC với các lựa chọn: Thêm điều kiện và Thêm hành động.

1. Thiết lập Điều kiện thực thi (Nếu cần)

Nếu bạn muốn quy trình chỉ chạy hoặc rẽ nhánh khi thỏa mãn một tiêu chí nhất định, hãy chọn Thêm điều kiện.
Thêm điều kiện:
- Tại ô Kiểm tra nếu… vừa hiển thị bạn thực hiện chọn điều kiện tại khối Điều kiện bên phải màn hình bằng cách bấm chọn Thêm điều kiện
Chọn đối tượng kiểm tra:
- Khung hiển thị bên phải sẽ hiển thị các đối tượng và thuộc tính liên quan đến Điều kiện kích hoạt hoặc bước trước đó. Ví dụ: thông tin Đơn hàng, Cửa hàng nếu Trigger là Tạo đơn hàng
- Tìm kiếm, chọn thuộc tính bạn muốn kiểm tra. Ví dụ:
- Chọn Tổng giá trị đơn hàng trong nhóm thông tin Đơn hàng.
Thiết lập logic điều kiện:
- Chọn toán tử so sánh (ví dụ: Lớn hơn hoặc bằng, Nhỏ hơn, Bằng, Chứa, v.v.) và nhập giá trị cần so sánh vào trường tương ứng. Ví dụ: Chọn "Lớn hơn hoặc bằng", nhập "10,000,000"
Kết hợp nhiều điều kiện (Tùy chọn):
- nếu bạn muốn kiểm tra nhiều tiêu chí, dưới điều kiện vừa thêm, bạn bấm chọn Thêm điều kiện.
- Chọn quy tắc kết hợp Và (tất cả điều kiện cùng đúng) hoặc Hoặc (chỉ cần một điều kiện đúng) giữa các nhóm điều kiện.
- Thực hiện chọn điều kiện theo các bước tương tự như trên
Xác định luồng "Thì" và "Nếu không thì":
- Sau khi thiết lập xong điều kiện, tại ô Kiểm tra nếu… bạn thực hiện chọn bước tiếp theo nếu điều kiện được thỏa mãn hoặc không thỏa mãn bằng cách chọn Thì (khi điều kiện đúng) và Nếu không thì (khi điều kiện sai).
- Bấm vào biểu tượng + dưới mỗi nhánh để thêm bước tiếp theo (Điều kiện hoặc Hành động) cho từng trường hợp.

2. Thiết lập Hành động (Action)

Nếu bạn muốn thực hiện một thao tác ngay sau Điều kiện kích hoạt hoặc sau khi một Điều kiện thực thi được thỏa mãn/không thỏa mãn, hãy chọn Thêm hành động.
Chọn Hành động cần thực hiện:
- Tại ô Thực hiện hành động… vừa hiển thị bạn thực hiện chọn điều kiện tại khối Chọn hành động bên phải màn hình
- Nhập và tìm kiếm và chọn Hành động mong muốn (ví dụ: chọn Thêm tag cho đơn hàng trong nhóm Đơn hàng).
Thiết lập thông tin cho Hành động (Nếu có):
- Một số Hành động sẽ yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin chi tiết để thực hiện (ví dụ: Hành động "Thêm tag cho đơn hàng" cần nhập nội dung tag muốn thêm vào đơn hàng hoặc Hành động "Thêm sản phẩm vào đơn hàng" cần chọn sản phẩm và số lượng).
- Điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc theo hướng dẫn trên màn hình ở khối thông tin bên phải màn hình
Thêm bước tiếp theo (Tùy chọn):
- Bấm chọn vào biểu tượng + tại ô Thực hiện hành động… để thêm các bước tiếp theo nếu quy trình của bạn còn các thao tác khác cần thực hiện tuần tự.

Bước 5: Chỉnh sửa và xóa bước

1. Sửa bước:

Di chuột qua bước cần sửa bấm chọn vào biểu tượng bút chì Sửa bước,
Hoặc bấm trực tiếp vào khối bước đó để mở lại khung thiết lập chi tiết bên phải màn hình > bấm chọn thao tác Chọn điều kiện khác/ Chọn hành động khác ở dưới cuối khung thiết lập

2. Xóa bước:

Di chuột qua bước cần xóa, click vào biểu tượng thùng rác Xóa bước. Xác nhận thao tác xóa.

Lưu ý:

Thao tác xóa không thể hoàn tác. Hãy cẩn trọng khi xóa bất kỳ bước nào trong quy trình.
Khi xóa một bước ở giữa quy trình, các đường nối đến và đi từ bước đó sẽ bị mất. Bạn cần nối lại các bước xung quanh bằng cách click và giữ chuột từ biểu tượng + của bước trước đến khối bước tiếp theo cần kết nối.

Bước 6: Kích hoạt quy trình

Cách 1: Sau khi đã xây dựng xong luồng làm việc mong muốn, nhấn vào nút Kích hoạt ở góc trên bên phải màn hình để kích hoạt luồng quy trình
Cách 2: Tại màn danh sách quy trình > bấm chọn vào quy trình cần kích hoạt > chọn Kích hoạt

Mẹo:

Bắt đầu với các quy trình đơn giản để làm quen với giao diện và cách hoạt động. Sau đó, dần dần xây dựng các quy trình phức tạp hơn.
Sử dụng tên quy trình rõ ràng và mô tả ngắn gọn để dễ dàng quản lý khi có nhiều quy trình.
Thường xuyên kiểm tra mục Kết quả chạy để theo dõi lịch sử thực thi và phát hiện sớm các lỗi (nếu có)