Chuyển chế độ bán từ online sang offline trên kênh bán hàng POS

Tính năng bán hàng offline trên Sapo giúp cửa hàng tiếp tục hoạt động ngay cả khi mất kết nối Internet, đảm bảo không bị gián đoạn doanh thu. Khi Internet được khôi phục, tất cả dữ liệu đơn hàng, khách hàng và doanh thu sẽ tự động đồng bộ lên hệ thống, giúp bạn không lo mất dữ liệu và duy trì quy trình bán hàng suôn sẻ.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền mục Đơn hàng
Xem hướng dẫn tạo và phân quyền tài khoản tại đây
Không sử dụng trình duyệt ẩn danh (Private mode)
- Vì khi đóng trình duyệt, toàn bộ dữ liệu lưu trong phiên làm việc sẽ bị xóa, dẫn đến mất hóa đơn chưa đồng bộ.
Không xóa cookie và bộ nhớ cache của trình duyệt trước khi dữ liệu được đồng bộ lên phiên bản online.
- Nếu xóa dữ liệu này trước khi đồng bộ lên hệ thống, mọi đơn hàng bán offline sẽ bị mất vĩnh viễn và không thể khôi phục.

1. Hướng dẫn cấu hình bán hàng offline

a. Đối với cửa hàng có 1 chi nhánh

Đăng nhập vào phần mềm Sapo và truy cập kênh bán hàng POS/Bán hàng tại quầy.

Tạo bookmark (dấu trang) hoặc shortcut (lối tắt) để truy cập nhanh màn hình bán hàng khi mất mạng.

Cách 1: Tạo bookmark (dấu trang)

Tại màn hình bán hàng, nhấn tổ hợp phím Ctrl + D hoặc nhấn biểu tượng ngôi sao ⭐ ở góc phải trên trình duyệt.
Đặt tên gợi nhớ cho đường dẫn, chọn Done để lưu lại.
Sau khi tạo, Bookmark sẽ xuất hiện bên dưới thanh địa chỉ, giúp bạn truy cập nhanh.

Lưu ý:

Nếu thanh bookmark bị ẩn, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + B để hiển thị và truy cập nhanh hơn.

Cách 2: Tạo shortcut (lối tắt) trên màn hình desktop

Trên trình duyệt, nhấn biểu tượng ba chấm ⋮ ở góc phải > Truyền, lưu và chia sẻ > Tạo lối tắt.
Đặt tên gợi nhớ, sau đó chọn Tạo.
Sau khi tạo, Shortcut sẽ hiển thị trên màn hình desktop với biểu tượng icon Sapo, giúp bạn truy cập nhanh bất cứ khi nào.

b. Đối với cửa hàng có nhiều chi nhánh

Bạn thực hiện thao tác tạo shortcut/ bookmark như hướng dẫn trên cho tất cả các chi nhánh. Link truy cập được tạo shortcut/bookmark cần chứa đầy đủ ID chi nhánh.

Thao tác cụ thể như sau:

Truy cập màn hình bán hàng tại quầy và chọn chi nhánh cần thao tác.
Tạo bookmark hoặc shortcut với đường dẫn chứa đầy đủ ID chi nhánh như hướng dẫn ở bên trên.
Sử dụng bookmark hoặc shortcut để truy cập nhanh vào chi nhánh tương ứng khi mất mạng.

2. Bật chế độ chuyển offline tự động

Trong một số trường hợp khi mạng internet của cửa hàng không ổn định dẫn tới việc bán hàng trên phần mềm bị ảnh hưởng, bạn có thể chuyển sang chế độ bán hàng offline để có thể bán hàng ổn định và đồng bộ lại đơn hàng sau khi mạng internet hoạt động bình thường. Để bật chế độ chuyển offline tự động, thực hiện các bước:

Truy cập vào trang quản trị, ở thanh menu bên trái, chọn kênh POS (bán tại quầy)
Tại giao diện bán tại quầy, nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa ⚙️ ở dưới cùng thanh menu bên trái
Ở mục Bán hàng Offline, tích bật Sử dụng chế độ bán hàng Offline

Bạn cũng có thể xem tiến độ đồng bộ dữ liệu các trường thông tin về máy ở phía dưới, có thể nhấn Đồng bộ lại để hệ thống thực hiện đồng bộ lại toàn bộ trường thông tin về máy

3. Các tính năng hỗ trợ và chưa hỗ trợ khi bán hàng offline

Các tính năng được hỗ trợ khi Offline

Nghiệp vụ hỗ trợ	Chi tiết thao tác và hiển thị trên Sapo POS
Tạo đơn hàng mới	Bạn có thể thêm sản phẩm, điều chỉnh số lượng và thêm ghi chú trực tiếp vào đơn hàng. Đơn hàng sẽ được lưu tạm tại thiết bị trong danh sách chờ đồng bộ.
Thu tiền và thanh toán thủ công	Nhập số tiền mặt khách đưa, tính tiền thừa hoặc ghi nhận các hình thức thanh toán thủ công khác để hoàn tất đơn nhanh chóng.
In hóa đơn bán hàng	Hỗ trợ in hóa đơn (bill) bình thường qua máy in kết nối Bluetooth, USB hoặc mạng LAN nội bộ (không yêu cầu Internet).
Thêm sản phẩm tùy chỉnh	Bạn có thể thêm trực tiếp sản phẩm tùy chỉnh (điền thủ công tên, giá) vào đơn hàng đang bán. Lưu ý: Thao tác này không tạo mới sản phẩm vào danh mục chính.
Giảm giá thủ công	Nếu tài khoản của bạn được phân quyền, bạn có thể áp dụng giảm giá trực tiếp theo số tiền cố định hoặc theo phần trăm (%) trên đơn hàng.
Tìm sản phẩm & khách hàng	Dễ dàng tìm kiếm sản phẩm hoặc khách hàng theo tên, mã barcode dựa trên dữ liệu đã được lưu bộ nhớ đệm (cache) trước đó.
Thêm khách hàng mới	Cho phép bạn tạo mới thông tin khách hàng ngay tại màn hình tạo đơn offline. Thông tin này sẽ được lưu cùng đơn hàng và đồng bộ lên hệ thống sau.
Bán theo bảng giá	Hệ thống tự động áp dụng giá bán chính xác theo các bảng giá đã được tải và lưu trong dữ liệu cache trên thiết bị POS của bạn.
Đăng nhập offline	Bạn có thể tiếp tục truy cập vào hệ thống bằng tài khoản đã được đăng nhập và ghi nhớ trước đó trên thiết bị bán hàng.

Các tính năng chưa được hỗ trợ khi Offline

Nghiệp vụ chưa hỗ trợ	Lý do hệ thống	Giải pháp thay thế cho bạn
Thanh toán tích hợp (VietQR, VNPay, MoMo...)	Cần kết nối mạng để gửi yêu cầu và nhận phản hồi xác thực giao dịch tức thời từ cổng thanh toán đối tác.	Chuyển hướng khách hàng thanh toán bằng Tiền mặt hoặc ghi nhận Chuyển khoản thủ công (chụp lại màn hình giao dịch của khách để đối soát sau).
Quản lý ca bán hàng	Hệ thống không thể mở/đóng ca trực tiếp trên server khi chưa có mạng để kiểm soát dòng tiền.	Bạn vẫn bán hàng bình thường. Sau khi có mạng và đồng bộ đơn hàng: Hệ thống sẽ tự động đưa đơn vào ca đang mở hoặc tự động mở ca mới nếu cần.
Hóa đơn điện tử	Cần kết nối API để ký số trực tuyến và truyền gửi dữ liệu hóa đơn trực tiếp tới Cơ quan Thuế.	In bill tạm thời cho khách hàng. Khi hệ thống có mạng trở lại và đơn đã đồng bộ, tiến hành Phát hành hóa đơn điện tử sau.
Tạo sản phẩm mới vào danh mục	Để tránh trùng lặp và đồng nhất dữ liệu, việc lưu sản phẩm mới bắt buộc phải qua máy chủ trung tâm.	Sử dụng chức năng Sản phẩm tùy chỉnh để bán hàng, sau đó tạo mới sản phẩm chính thức khi có mạng.
Khuyến mãi tự động / Mã giảm giá	Yêu cầu server kiểm tra điều kiện áp dụng và tính hợp lệ của chương trình thời gian thực.	Chủ động tính toán mức giảm và áp dụng Giảm giá thủ công trực tiếp trên đơn hàng (nếu có quyền).
Tích/đổi điểm (Loyalty)	Yêu cầu truy xuất số dư điểm thực tế trên hệ thống để tránh gian lận.	Điểm tích lũy từ đơn hàng offline sẽ tự động được cộng dồn sau khi đơn hàng được đồng bộ thành công.
Báo cáo & Dashboard	Cần dữ liệu tổng hợp từ máy chủ để tính toán chính xác các chỉ số doanh thu, chi phí.	Báo cáo sẽ hiển thị đầy đủ sau khi thiết bị online và tất cả đơn hàng offline đã đồng bộ thành công.
Tra cứu và cấu hình nâng cao	Cần kết nối để đối soát chứng từ gốc, tồn kho thực tế và xác thực phân quyền.	Tạm hoãn các thao tác đổi trả. Đối với tồn kho, nên kiểm đếm thực tế tại quầy trước khi xuất bán.
Sổ quỹ & Hiển thị công nợ	Cần kết nối dữ liệu để đối soát thu chi và cập nhật lịch sử công nợ khách hàng chính xác nhất.	Đơn hàng bán nợ vẫn được ghi nhận và tự động cập nhật vào hồ sơ khách hàng sau khi đồng bộ thành công.
Đăng nhập mới / Đổi mật khẩu	Mọi thao tác xác thực danh tính và thay đổi mật khẩu bắt buộc phải thông qua máy chủ bảo mật của Sapo.	Không đăng xuất tài khoản hiện tại hoặc thực hiện đổi mật khẩu cho đến khi thiết bị có kết nối Internet ổn định trở lại.

4. Cơ chế đồng bộ dữ liệu Offline => Online

Khi có mạng trở lại, dữ liệu đơn hàng offline sẽ được đồng bộ theo 1 trong 3 cách sau:

Cách 1: Tự động đồng bộ (Thông dụng nhất): Hệ thống tự động đồng bộ đơn hàng khi chuyển từ bán hàng offline sang online.
Cách 2: Đồng bộ theo tiến trình: Trong trường hợp đơn hàng chưa được đồng bộ ngay lập tức khi có mạng, đơn sẽ được đồng bộ theo tiến trình đồng bộ của phần mềm, chạy mỗi 30 phút 1 lần.
Cách 3: Đồng bộ thủ công: Khi chuyển sang bán hàng online, vào mục Danh sách đơn hàng chưa đồng bộ → chọn Đồng bộ tất cả

Lưu ý:

Kiểm tra đồng bộ thành công: Vào mục Danh sách đơn hàng chưa đồng bộ → không còn đơn hàng nào chưa đồng bộ. Vào module danh sách đơn hàng trong Omni kiểm tra lại các đơn hàng có mã SOF (là các mã đơn offline) xem đã đầy đủ chưa.

Cảnh báo

Nếu đồng bộ thất bại: Đơn hàng chưa đồng bộ sẽ ở trạng thái “Đồng bộ thất bại” — màu đỏ; hệ thống thông báo nguyên nhân → xem nguyên nhân lỗi gây đồng bộ thất bại là gì để xử lý rồi bấm đồng bộ lại.

Trợ lý Sapo