Cấu hình và áp dụng thuế trên phần mềm Sapo

Việc cấu hình thuế chính xác trên phần mềm Sapo là yếu tố quan trọng giúp bạn tính toán giá bán, lợi nhuận và các khoản thuế phải nộp một cách chính xác. Khi thuế được thiết lập đúng, hệ thống sẽ tự động áp dụng cho các đơn hàng và báo cáo, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong quá trình hạch toán.

I. Thao tác cấu hình và áp dụng thuế

1. Cấu hình thuế

Bước 1: Truy cập cấu hình Thuế

• Trên trang quản trị Sapo, nhấn Cấu hình > Thuế

Bước 2: Thiết lập cấu hình

1. Cấu hình chung

Đây là các thiết lập cơ bản và quan trọng nhất, ảnh hưởng đến toàn bộ việc áp dụng thuế trên phần mềm.

Bạn tích chọn một hoặc đồng thời các cấu hình sau:

2. Thuế chung

• Đây là mức thuế suất mặc định áp dụng cho toàn bộ cửa hàng.
• Bạn có thể điền mức thuế chung bằng cách nhập trực tiếp mức thuế suất, hoặc bấm vào mũi tên điều chỉnh lên xuống ở từng mục Thuế nhập hàng và Thuế bán hàng 
  • Thuế nhập hàng: Áp dụng trên các đơn đặt hàng nhập, đơn nhập hàng

• • Thuế bán hàng: Áp dụng trên các đơn từ trang quản trị phần mềm, đơn hàng POS và đơn hàng Chat OmniAI.

3. Thuế tùy chỉnh sản phẩm

• Cho phép bạn áp dụng mức thuế riêng cho một số sản phẩm thuộc danh mục được chỉ định.
• Để thêm thuế riêng cho từng danh mục bạn thao tác:
  • Nhấn “Thêm thuế sản phẩm”, hộp thoại Thêm thuế tùy chỉnh sản phẩm sẽ hiện ra.
  • Chọn “Danh mục sản phẩm” và nhập mức thuế suất tương ứng của danh mục. (Nếu chưa có danh mục sản phẩm, bạn nhấn vào dòng chữ “tạo danh mục mới” màu xanh để thêm mới hoặc xem thêm hướng dẫn tại đây)
  • Nhập Thuế nhập hàng và Thuế bán hàng
  • Nhấn Thêm mới để hoàn tất

4. Thuế vận chuyển

• Nhấn “Thêm thuế vận chuyển” > nhập mức thuế suất > nhấn Thêm mới để cài đặt mức thuế suất riêng cho phí giao hàng

Bước 3: Lưu thiết lập

• Nhấn Lưu để hoàn tất cấu hình
• Để hệ thống tự động áp dụng phần cấu hình thuế khi tạo đơn hàng, bạn cần đảm bảo bật Áp dụng thuế trong mục Thiết lập giá sản phẩm khi thêm mới sản phẩm. Xem thêm hướng dẫn tạo mới sản phẩm tại đây.

2. Áp dụng thuế cho sản phẩm

Sau khi hoàn tất cấu hình các mức thuế chung của cửa hàng, bạn cần kích hoạt tính năng áp dụng thuế trên từng sản phẩm để hệ thống tự động ghi nhận và tính toán khi phát sinh đơn hàng.

Bước 1: Chọn sản phẩm cần áp dụng thuế

• Trên thanh menu bên trái màn hình quản trị Sapo, bạn nhấn chọn Sản phẩm > Danh sách sản phẩm.

• Tại màn hình danh sách, bạn tìm kiếm và bấm trực tiếp vào tên sản phẩm cần thiết lập để mở màn hình chi tiết sản phẩm.

Bước 2: Bật tính năng áp dụng thuế

• Tại màn hình thông tin chi tiết sản phẩm, bạn di chuyển đến khối Thông tin giá ở khung chính giữa.

• Bạn tích chọn vào ô vuông trước dòng chữ Áp dụng thuế. Sau khi tích chọn, sản phẩm này sẽ tự động được áp dụng theo các mức thuế chung (Thuế nhập hàng, Thuế bán hàng) mà cửa hàng đã thiết lập sẵn trước đó.

Bước 3: Áp dụng thuế riêng theo danh mục sản phẩm (nếu có)

• Nếu sản phẩm này thuộc nhóm có mức thuế suất tùy chỉnh riêng, bạn nhìn sang khung cấu hình bên phải tại mục Danh mục.

• Bấm vào mũi tên xổ xuống ở ô Chọn danh mục và tích chọn thủ công vào danh mục sản phẩm tương ứng đã được thiết lập thuế tùy chỉnh.

Bước 4: Lưu thông tin sản phẩm

• Sau khi hoàn tất các thiết lập trên, bạn nhấn nút Lưu để hệ thống ghi nhận cấu hình thuế cho sản phẩm này.

II. Hướng dẫn cấu hình thuế theo từng mô hình kinh doanh

Để giúp bạn cấu hình chính xác nhất, chúng tôi đề xuất hai bộ cấu hình phổ biến dựa trên phương pháp tính thuế của bạn.

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh (nộp thuế trực tiếp trên doanh thu)

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế trực tiếp trên doanh thu, việc cấu hình thuế khi nhập hàng và bán hàng phục vụ hai mục đích khác nhau:

• Nhập hàng: Đảm bảo giá vốn phản ánh đúng tổng chi phí thực tế.
• Bán hàng: Lựa chọn cách ghi nhận doanh thu và hiển thị thuế phù hợp với mô hình kinh doanh.

1. Cấu hình nhập hàng

Đối với hộ kinh doanh, nếu muốn toàn bộ chi phí mua hàng (bao gồm cả VAT) được tính vào giá vốn, không nên sử dụng Thuế nhập hàng để ghi nhận VAT.

Thay vào đó, hãy cộng khoản VAT vào đơn giá nhập trước khi nhập hàng vào hệ thống.

Cấu hình khuyến nghị

Khi tạo đơn nhập hàng

• Không áp dụng thuế trên đơn nhập.
• Nếu hóa đơn mua hàng đã bao gồm VAT, hãy tự cộng VAT vào đơn giá nhập (giá vốn sản phẩm) trước khi tạo đơn.

Ví dụ

• Giá hàng: 100.000đ
• VAT: 10%
• Đơn giá nhập: 110.000đ

Kết quả nhận được

• Giá vốn được ghi nhận theo đúng tổng chi phí thực tế đã thanh toán.
• Không phát sinh khoản VAT bị tách khỏi giá vốn.
• Báo cáo lợi nhuận phản ánh đúng chi phí mua hàng.

2. Cấu hình bán hàng

Tùy cách cửa hàng muốn ghi nhận doanh thu và hiển thị thuế với khách hàng, bạn có thể lựa chọn một trong hai cách dưới đây.

Cách 1 (Khuyến nghị): Không sử dụng thuế bán hàng, cộng trực tiếp vào giá bán

Đây là cách phù hợp với đa số hộ kinh doanh bán lẻ vì doanh thu trên hệ thống sẽ đúng với số tiền thực tế cửa hàng thu được.

Cấu hình khuyến nghị

Thiết lập giá bán: Điều chỉnh giá bán trước khi niêm yết theo công thức: Giá niêm yết = Giá mong muốn thực nhận ÷ (1 - Thuế suất)

Ví dụ: Muốn thực nhận 1.000.000đ, thuế 1,5% → Giá bán nên đặt khoảng = 1.000.000 ÷ (1 - 1,5%) = ~1.015.300đ.

Kết quả nhận được

• Khách hàng chỉ nhìn thấy một mức giá cuối cùng.
• Hóa đơn không hiển thị dòng thuế riêng.
• Doanh thu trên báo cáo bằng đúng số tiền cửa hàng thực thu.
• Thuận tiện khi đối chiếu doanh thu và kê khai thuế.

Cách 2 (Không khuyến nghị): Sử dụng Thuế bán hàng

Cách này chỉ phù hợp khi cửa hàng muốn hiển thị riêng khoản thuế trên đơn bán.

Cấu hình

Kết quả nhận được

• Hệ thống cộng thêm 1,5% giá trị mua của sản phẩm vào tổng tiền của đơn hàng.
• Khách hàng nhìn thấy khoản thuế là một dòng riêng trên đơn hàng.
• Doanh thu trên hệ thống được ghi nhận theo giá bán trước thuế.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp (nộp thuế theo phương pháp khấu trừ VAT)

Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ VAT đầu vào và đầu ra để thực hiện khấu trừ.

2.1. Doanh nghiệp luôn xuất hóa đơn VAT cho mọi đơn hàng

Cấu hình khuyên dùng:

Kết quả nhận được:

• Giá vốn được tính theo giá chưa thuế (giá net), phục vụ cho việc hạch toán kế toán.
• Cả đơn nhập và đơn bán đều mặc định áp dụng thuế suất đã thiết lập, giúp quản lý VAT đầu vào - đầu ra chặt chẽ.

2.2. Doanh nghiệp chỉ xuất hóa đơn VAT khi khách hàng yêu cầu

Cấu hình khuyên dùng:

Kết quả nhận được:

• Đơn nhập hàng vẫn tự động tính thuế để quản lý VAT đầu vào.
• Đơn bán hàng sẽ không tự động tính thuế. Khi cần xuất hóa đơn cho khách, bạn có thể bật tính thuế thủ công ngay trên giao diện tạo đơn hàng đó. Điều này giúp bạn linh hoạt trong việc quản lý doanh thu và nghĩa vụ thuế.