Xuất, nhập file nhà cung cấp trên phần mềm Sapo OmniAI

Tính năng xuất và nhập file nhà cung cấp giúp bạn quản lý danh sách đối tác cung ứng một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Bạn có thể dễ dàng trích xuất toàn bộ thông tin nhà cung cấp ra file Excel để lưu trữ hoặc phân tích, cũng như nhanh chóng thêm mới hoặc cập nhật hàng loạt nhà cung cấp vào hệ thống từ một file dữ liệu chuẩn bị sẵn. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần xử lý số lượng lớn dữ liệu nhà cung cấp.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản có quyền truy cập tính năng Xuất file tồn kho sản phẩm, Quản lý nhà cung cấp (xem tạo, sửa, xóa)
Xem thêm hướng dẫn phân quyền nhân viên tại đây

1. Xuất file danh sách nhà cung cấp

Tính năng này cho phép bạn xuất thông tin các nhà cung cấp hiện có trên hệ thống ra file Excel.

Bước 1: Truy cập trang quản lý Nhà cung cấp.

Từ menu chính của phần mềm, bạn tìm đến mục Quản lý kho > Nhà cung cấp.

Bước 2: Yêu cầu xuất file.

Trên trang danh sách Nhà cung cấp, bạn tìm và nhấp vào nút Xuất file.
Hệ thống sẽ hiển thị tùy chọn cho phép bạn chọn phạm vi dữ liệu muốn xuất:
- Tất cả: Xuất toàn bộ danh sách nhà cung cấp hiện có trong hệ thống.
- Tại trang hiện tại: Chỉ xuất danh sách nhà cung cấp đang hiển thị trên trang bạn đang xem.
Chọn tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bước 3: Xác nhận và nhận file.

Sau khi chọn phạm vi, bạn nhấn nút Xác nhận để hệ thống bắt đầu quá trình xuất file.
File danh sách nhà cung cấp (thường ở định dạng Excel) sẽ được:
- Gửi về địa chỉ email của tài khoản bạn đang đăng nhập.
- Hoặc có thể được tìm thấy tại mục Thông báo trực tiếp trên phần mềm.
Bạn vui lòng kiểm tra email hoặc mục Thông báo để tải file về máy.

2. Nhập file để tạo nhanh nhà cung cấp

Tính năng này cho phép bạn thêm mới hoặc cập nhật thông tin nhà cung cấp hàng loạt từ một file Excel đã chuẩn bị sẵn.

Bước 1: Truy cập trang quản lý Nhà cung cấp.

Từ menu chính của phần mềm, bạn tìm đến mục Quản lý kho > chọn Nhà cung cấp.

Bước 2: Khởi tạo thao tác nhập file.

Trên trang danh sách Nhà cung cấp, bạn tìm và nhấp vào nút Nhập file.

Bước 3: Tải file mẫu và chuẩn bị dữ liệu.

Một pop-up "Nhập file nhà cung cấp" sẽ xuất hiện.
Tại đây, bạn cần tải file mẫu mà hệ thống cung cấp xuống máy tính của mình. Việc này đảm bảo file bạn chuẩn bị sẽ có cấu trúc cột và định dạng dữ liệu phù hợp với yêu cầu của hệ thống.
Mở file mẫu vừa tải và điền thông tin chi tiết của các nhà cung cấp vào các cột tương ứng.

Bảng mô tả các trường thông tin trong file mẫu và quy định nhập liệu:

Trường nhập	Mô tả và Quy định
Tên nhà cung cấp	Bắt buộc. Tối đa 255 ký tự.
Mã nhà cung cấp	Tối đa 255 ký tự, không chứa ký tự đặc biệt Unicode. Không tạo mã trùng lặp với mã đã có nếu muốn tạo mới. Nếu mã trên file trùng với mã đã có trên hệ thống, hệ thống sẽ cập nhật (ghi đè) thông tin từ file lên nhà cung cấp đó.
Số điện thoại	Tuân theo quy tắc định dạng số điện thoại chung của hệ thống.
Email	Phải đúng định dạng email (ví dụ: [email protected]). Tối đa 255 ký tự.
Số fax	Tối đa 255 ký tự.
Mã số thuế	Tối đa 255 ký tự.
Website	Tối đa 255 ký tự (ví dụ: http://www.tenmien.com).
SĐT/ Email nhân viên phụ trách	Hệ thống sẽ kiểm tra trùng lặp Số điện thoại hoặc Email với nhân viên đã có trên hệ thống
Tags (Từ khóa)	Tối đa 50 tags. Các tags được phân cách nhau bằng dấu phẩy (,). Ví dụ: Vật liệu xây dựng, Đối tác VIP, Miền Bắc.
Địa chỉ	Tối đa 255 ký tự.
Quốc gia	Tên quốc gia phải khớp với danh sách dữ liệu chuẩn của hệ thống.
Tỉnh thành	Tên tỉnh/thành phố phải khớp với danh sách dữ liệu chuẩn của hệ thống (và phải thuộc Quốc gia đã chọn).
Quận huyện	Tên quận/huyện phải khớp với danh sách dữ liệu chuẩn của hệ thống (và phải thuộc Tỉnh thành đã chọn).
Phường xã	Tên phường/xã phải khớp với danh sách dữ liệu chuẩn của hệ thống (và phải thuộc Quận huyện đã chọn).

Lưu ý:

Điền đầy đủ các trường bắt buộc.
Tuân thủ đúng định dạng và giới hạn ký tự cho từng trường.
Đối với các trường như Quốc gia, Tỉnh thành, Quận huyện, Phường xã, cần đảm bảo tên gọi chính xác như trong danh mục chuẩn của hệ thống để tránh lỗi khi nhập.

Bước 4: Tải file dữ liệu lên hệ thống và xác nhận nhập.

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin vào file mẫu và lưu lại, bạn quay trở lại pop-up "Nhập file nhà cung cấp" trên phần mềm.
Nhấp vào nút "Chọn file từ thiết bị" (hoặc kéo thả file) để tải file Excel bạn vừa chuẩn bị lên.
Sau khi file được tải lên, bạn nhấn nút Nhập file.
Hệ thống sẽ bắt đầu xử lý dữ liệu từ file của bạn. Quá trình này có thể mất một chút thời gian tùy thuộc vào số lượng nhà cung cấp trong file.
Kết quả của quá trình nhập file (thành công, thất bại, hoặc các lỗi chi tiết nếu có) sẽ được gửi về email tài khoản bạn đang đăng nhập hoặc thông báo trực tiếp trên mục Thông báo của phần mềm.

Mẹo:

Khi nhập file lần đầu, bạn nên thử với một số lượng nhỏ nhà cung cấp (ví dụ: 2-3 dòng dữ liệu) để kiểm tra quy trình và đảm bảo file được chuẩn bị đúng cách trước khi nhập số lượng lớn.
Luôn sử dụng file mẫu mới nhất được tải về từ hệ thống để tránh các vấn đề về tương thích cấu trúc file.
Kiểm tra kỹ thông báo kết quả sau khi nhập file để xử lý kịp thời các lỗi (nếu có).