Cấu hình quy trình xử lý đơn hàng

Tính năng Cấu hình quy trình xử lý đơn hàng nâng cao trên Sapo cho phép cửa hàng kiểm soát rõ ràng từng bước trong quá trình xử lý đơn – từ Chờ xác nhận, Chờ xử lý, Chờ đóng gói cho đến Chờ bàn giao,...

Tính năng này đặc biệt hữu ích với các cửa hàng có quy mô vận hành lớn hoặc nhiều bộ phận tham gia xử lý đơn, giúp:

• Giảm sai sót trong quy trình
• Dễ dàng phân công và theo dõi trạng thái đơn
• Tự động lưu trữ đơn đã hoàn tất
• Gửi email nhắc khách hàng thanh toán đơn chưa hoàn tất

Bước 1: Truy cập Cấu hình xử lý đơn hàng

1. Tại trang quản trị, trên thanh menu bên trái, chọn Cấu hình.
2. Trong màn Cấu hình, chọn mục Xử lý đơn hàng.

Bước 2: Thực hiện cấu hình xử lý đơn hàng

1. Chọn Quy trình xử lý đơn hàng

Trong phần Quy trình xử lý đơn hàng, có 2 chế độ để bạn lựa chọn:

• Tiêu chuẩn: Dành cho cửa hàng nhỏ, muốn thao tác đơn giản, không cần phân chia bước rõ ràng.
• Nâng cao: Dành cho cửa hàng có quy trình chặt chẽ, cần kiểm soát chi tiết từng bước như đóng gói, giao hàng.

2. Tùy chỉnh quy trình xử lý đơn hàng

Tại mục Quy trình xử lý đơn hàng, bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập sau để tối ưu hóa việc bán hàng:

• Hiển thị nút "Cho phép bán âm" tại màn tạo đơn hàng:
  • Tích vào tùy chọn này để hiển thị hiển thị cửa sổ thông báo xác nhận cho phép bán âm tại màn tạo đơn hàng.
    
  • Tính năng này chỉ nên bật khi bạn cần linh hoạt tạo đơn cho sản phẩm đã hết hàng. Việc sử dụng chức năng này có thể dẫn đến tồn kho sản phẩm bị ghi nhận số âm.
    
• Đơn hàng sẽ được tự động lưu trữ nếu đã thanh toán và giao hàng:
  • Tích chọn tính năng để hệ thống tự động chuyển các đơn hàng đã hoàn tất (đáp ứng cả hai điều kiện: đã thanh toán và đã giao hàng) vào mục Lưu trữ.
    
  • Giúp danh sách đơn hàng đang xử lý của bạn luôn gọn gàng, dễ theo dõi và quản lý hơn.

3. Xử lý dữ liệu khi xoá đơn hàng

Tại mục Xử lý dữ liệu khi xoá đơn hàng hệ thống đã mặc định luôn bật, không điều chỉnh được tùy chọn Tự động xoá dữ liệu trong báo cáo doanh thu và công nợ khách hàng.

• Mỗi khi một đơn hàng bị xoá, hệ thống sẽ tự động xoá bỏ doanh thu đơn hàng khỏi tất cả các báo cáo liên quan đến doanh thu, xoá lịch sử công nợ của khách hàng liên quan đến đơn hàng đã xoá.
• Đảm bảo báo cáo doanh thu và công nợ luôn phản ánh đúng thực tế kinh doanh, tránh việc phải đối soát và điều chỉnh thủ công.

Bạn có thể tùy chọn bật tắt với tính năng Tự động xoá dữ liệu giao dịch trong báo cáo thanh toán, phiếu thu, phiếu chi liên quan.

Khi bật tuỳ chọn này, hệ thống sẽ tự động xoá các giao dịch tài chính được tạo ra trực tiếp từ đơn hàng đó, bao gồm:

• Phiếu thu được hệ thống tự động tạo khi ghi nhận thanh toán cho đơn hàng.
• Các giao dịch tương ứng trong báo cáo thanh toán và sổ quỹ.
• Giúp sổ quỹ và báo cáo dòng tiền của bạn luôn khớp với các đơn hàng thực tế, giảm thiểu sai sót trong khâu kế toán.

4. Thiết lập thời gian gửi nhắc thanh toán đơn chưa hoàn tất

Tại phần Nhắc nhở thanh toán đơn chưa hoàn tất, chọn thời gian để hệ thống gửi email cho khách hàng:

• Không bao giờ
• Sau 1 giờ (Khuyến dùng)
• Sau 6 giờ
• Sau 10 giờ (Khuyến dùng)
• Sau 24 giờ

Hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc nếu đơn hàng chưa được thanh toán, giúp bạn hạn chế đơn bị bỏ quên.

Bước 3: Lưu thiết lập

• Bạn kiểm tra lại các thông tin và nhấn Lưu để hoàn tất