Cấu hình quy trình xử lý đơn hàng

Tính năng Cấu hình quy trình xử lý đơn hàng trên Sapo cho phép bạn kiểm soát rõ ràng từng bước vận hành (từ Chờ xử lý đến Chờ bàn giao). Bài viết này hướng dẫn bạn thiết lập các quy trình Cơ bản, Tiêu chuẩn và Nâng cao để tối ưu vận hành và giảm sai sót.

Bước 1: Truy cập Cấu hình xử lý đơn hàng

1. Tại trang quản trị, trên thanh menu bên trái, chọn Cấu hình.
2. Trong màn Cấu hình, chọn mục Xử lý đơn hàng.

Bước 2: Thực hiện cấu hình xử lý đơn hàng

1. Chọn Quy trình xử lý đơn hàng

Tại khối Quy trình xử lý đơn hàng, bạn chọn 1 trong 3 chế độ phù hợp với quy mô của mình:

Cơ bản

Dành cho các cửa hàng muốn xử lý đơn hàng nhanh chóng với các bước đơn giản nhất. Quy trình gọn nhẹ, dễ sử dụng.

Tiêu chuẩn

Dành cho các cửa hàng có quy mô lớn hơn, cần quản lý chặt chẽ từng khâu (đóng gói, giao hàng) để đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót.

Nâng cao

Dành cho các doanh nghiệp quy mô rất lớn (khuyến nghị từ 1000 đơn/ngày). Tối ưu hóa toàn bộ quy trình bằng cách tự động gom nhóm đơn hàng thông minh (wave Picking).

Khi bạn chọn quy trình Nâng cao, khu vực cài đặt tùy chỉnh luồng nhặt hàng & đóng gói hiển thị. Chúng giúp tăng cường độ chính xác bằng cách yêu cầu nhân viên quét mã vạch.

• Yêu cầu quét mã vị trí kệ khi lấy hàng: Khi bật, nhân viên bắt buộc phải quét mã vạch trên kệ hàng trước khi lấy sản phẩm, đảm bảo họ đang đứng ở đúng vị trí kệ.
• Yêu cầu quét mã sản phẩm khi nhặt hàng: Khi bật, nhân viên phải quét mã vạch của từng sản phẩm khi cho vào giỏ hàng, giúp xác nhận đã lấy đúng sản phẩm và đủ số lượng.
• Yêu cầu quét mã sản phẩm khi đóng gói: Khi bật, nhân viên phải quét lại mã vạch sản phẩm một lần nữa trước khi bỏ vào hộp. Đây là bước kiểm tra cuối cùng trước khi giao đi.
• Đóng gói tuần tự theo từng "wave":
  • Nếu bật: Nhân viên phải hoàn thành tất cả các đơn trong một "wave" (đợt gom đơn) theo đúng thứ tự.
  • Nếu tắt: Nhân viên có thể linh hoạt xử lý các đơn hàng từ nhiều wave khác nhau.

2. Cấu hình đơn hàng

Tại mục Cấu hình đơn hàng, bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập sau để tối ưu hóa việc bán hàng:

Hiển thị nút "Cho phép bán âm" tại màn tạo đơn hàng

• Tích vào tùy chọn này nếu bạn muốn hệ thống hiển thị cửa sổ xác nhận khi tạo đơn cho sản phẩm đã hết hàng.
• Khi tính năng này được bật, bạn vẫn có thể tạo đơn bán âm tồn kho (dù sản phẩm đang được thiết lập không cho phép bán âm trong chi tiết sản phẩm), nhưng mỗi lần bán sẽ phải xác nhận thủ công.

Nên bật trong trường hợp:

• Bạn muốn linh hoạt xử lý từng đơn - có đơn cho phép bán âm, có đơn thì không → mỗi lần tạo đơn hệ thống đều hỏi lại để bạn quyết định.

Nếu bạn muốn sản phẩm đó luôn bán âm mà không cần xác nhận lại từng lần:

• Thiết lập trực tiếp trong sản phẩm bằng cách:
• • Truy cập Sản phẩm > Danh sách sản phẩm
  • Chọn sản phẩm cần thiết lập
  • Tích ô "Quản lý số lượng tồn kho", sau đó tích ô "Cho phép bán âm"
• Khi đó, mọi đơn đều bán được âm cho sản phẩm đó, không hiện cửa sổ xác nhận nữa.

Đơn hàng sẽ được tự động lưu trữ nếu đã thanh toán và giao hàng

• Tích chọn tính năng để hệ thống tự động chuyển các đơn hàng đã hoàn tất (đáp ứng cả hai điều kiện: đã thanh toán và đã giao hàng) vào mục Lưu trữ.
• Giúp danh sách đơn hàng đang xử lý của bạn luôn gọn gàng, dễ theo dõi và quản lý hơn.

3. Xử lý dữ liệu khi xoá đơn hàng

Tại mục Xử lý dữ liệu khi xoá đơn hàng hệ thống đã mặc định luôn bật, không điều chỉnh được tùy chọn Tự động xoá dữ liệu trong báo cáo doanh thu và công nợ khách hàng.

• Mỗi khi một đơn hàng bị xoá, hệ thống sẽ tự động xoá bỏ doanh thu đơn hàng khỏi tất cả các báo cáo liên quan đến doanh thu, xoá lịch sử công nợ của khách hàng liên quan đến đơn hàng đã xoá.
• Đảm bảo báo cáo doanh thu và công nợ luôn phản ánh đúng thực tế kinh doanh, tránh việc phải đối soát và điều chỉnh thủ công.

Bạn có thể tùy chọn bật tắt với tính năng Tự động xoá dữ liệu giao dịch trong báo cáo thanh toán, phiếu thu, phiếu chi liên quan.

Khi bật tuỳ chọn này, hệ thống sẽ tự động xoá các giao dịch tài chính được tạo ra trực tiếp từ đơn hàng đó, bao gồm:

• Phiếu thu được hệ thống tự động tạo khi ghi nhận thanh toán cho đơn hàng.
• Các giao dịch tương ứng trong báo cáo thanh toán và sổ quỹ.
• Giúp sổ quỹ và báo cáo dòng tiền của bạn luôn khớp với các đơn hàng thực tế, giảm thiểu sai sót trong khâu kế toán.

4. Thiết lập thời gian gửi nhắc thanh toán đơn chưa hoàn tất

Tại phần Nhắc nhở thanh toán đơn chưa hoàn tất, chọn thời gian để hệ thống gửi email cho khách hàng:

• Không bao giờ
• Sau 1 giờ (Khuyến dùng)
• Sau 6 giờ
• Sau 10 giờ (Khuyến dùng)
• Sau 24 giờ

Hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc nếu đơn hàng chưa được thanh toán, giúp bạn hạn chế đơn bị bỏ quên.

Bước 3: Lưu thiết lập

• Bạn kiểm tra lại các thông tin và nhấn Lưu để hoàn tất