Tìm kiếm đơn hàng tại màn Danh sách đơn hàng trên Sapo OmniAI

Chức năng tìm kiếm đơn hàng giúp người dùng nhanh chóng xác định và truy xuất các đơn hàng cần xử lý, dựa trên các thông tin như mã đơn, thông tin khách hàng, sản phẩm hoặc vận đơn.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản cần được phân quyền Đơn hàng > Xem đơn hàng tại ít nhất một chi nhánh để có thể truy cập vào màn danh sách này.
Xem hướng dẫn tạo và phân quyền tài khoản tại đây.

I. Thao tác thực hiện chức năng tìm kiếm trong Danh sách đơn hàng

Bước 1: Truy cập tính năng tìm kiếm tại màn danh sách đơn hàng

Từ trang quản trị Sapo, trên thanh menu bên trái chọn Đơn hàng > Danh sách đơn hàng.
Tại màn Danh sách đơn hàng, di chuyển đến thanh tìm kiếm ở đầu màn hình.

Bước 2: Nhập thông tin tìm kiếm

Bạn có thể nhập thông tin tìm kiếm theo một trong các trường sau:

Mã đơn hàng
Số điện thoại khách hàng
Tên khách hàng
Tên sản phẩm
Mã SKU
Mã vận đơn

Nếu bạn muốn tìm nhiều giá trị cùng lúc, hãy nhập các giá trị cần tìm và ngăn cách bằng dấu phẩy (,). Ví dụ: 10001,10002,10015 hoặc 0912345678,0987654321.

Lưu ý:

Tối đa 250 giá trị được phép tìm kiếm cùng lúc.
Việc nhập đúng định dạng (không có khoảng trắng giữa các dấu phẩy) sẽ giúp hệ thống tìm kiếm chính xác hơn.

Bước 3: Chọn loại thông tin tìm kiếm

Thay vì tìm kiếm trên toàn bộ dữ liệu gây ra nhiều kết quả không mong muốn, bạn có thể chỉ định hệ thống chỉ tìm kiếm trong một trường thông tin cụ thể.

Tại bộ lọc cuối thanh tìm kiếm, nhấn chọn một tiêu chí phù hợp với thông tin bạn đang có trong danh sách thả xuống:

Tất cả (Mặc định)
Mã đơn hàng
Mã vận đơn
Số điện thoại

Ví dụ: Khi khách hàng gọi điện kiểm tra tình trạng giao hàng, bạn chọn tiêu chí "Số điện thoại" và nhập số của khách. Hệ thống sẽ chỉ trả về đơn hàng khớp với số điện thoại đó, bỏ qua các đơn hàng có dải số ngẫu nhiên trùng khớp trong phần Ghi chú.

Bước 4: Xem kết quả tìm kiếm

Sau khi nhập thông tin, bạn nhấn Enter hoặc chờ hệ thống tự chạy và trả về kết quả tương ứng tại màn danh sách đơn hàng.

II. Quy tắc thực hiện chức năng tìm kiếm của hệ thống

Loại tìm kiếm	Trường hợp sử dụng	Cách thao tác	Quy tắc xử lý
Tra cứu hàng loạt (Nhiều mã cùng lúc)	Thao tác này rất hữu ích cho nhân viên kho khi cần xử lý một danh sách đơn hàng được xuất từ phần mềm khác hoặc từ file Excel.	Sao chép (copy) một danh sách giá trị tìm kiếm từ file Excel và dán (paste) trực tiếp vào ô tìm kiếm trên Sapo.	Hệ thống tự động nhận diện các khoảng trắng (dấu cách) giữa các mã là ký tự ngăn cách. Ngay khi phát hiện có nhiều mã, hệ thống tự động chuyển sang chế độ tìm kiếm chính xác theo Mã đơn hàng, Mã vận đơn, Số điện thoại, Mã kiện hàng và bỏ qua các tiêu chí khác. Mã nào không tồn tại sẽ tự động bị bỏ qua.
Tra cứu linh hoạt theo số điện thoại	Để hỗ trợ thao tác nhanh cho nhân viên Chăm sóc khách hàng, hệ thống cho phép tra cứu linh hoạt thông tin liên hệ.	Nhập 3 đến 4 số cuối của số điện thoại, hoặc nhập đầu số điện thoại vào ô tìm kiếm.	Hệ thống tự động nhận diện và bỏ qua các ký tự thừa như khoảng trắng, dấu chấm. Ví dụ: Nhập 090.123 hoặc 090 123, hệ thống vẫn tự động hiểu và tìm ra đúng khách hàng có số 090123.
Tra cứu chính xác theo mã chữ và số	Tìm kiếm các mã định danh đặc thù.	Nhập nguyên cụm mã có chứa cả chữ và số dính liền nhau.	Hệ thống tìm kiếm chính xác nguyên cụm ký tự. (Ví dụ: Nhập DH001, hệ thống tìm đích danh DH001). Hỗ trợ tìm kiếm gần đúng khi nhập 3 ký tự đầu, hoặc cuối của mã.
Tra cứu tổng hợp (Chế độ "Tất cả")	Khi bạn không chắc chắn thông tin mình có thuộc loại nào.	Để chế độ tìm kiếm là Tất cả.	Quy tắc ưu tiên hiển thị khi nhập một chuỗi ký tự: Mã đơn hàng → Mã vận đơn → Số điện thoại → Các thông tin khác (như tên khách hàng, ghi chú…).

Mẹo:

Hỗ trợ tìm kiếm tiếng Việt không dấu: Khi tìm kiếm theo tên khách hàng ở chế độ "Tất cả", bạn có thể nhập tiếng Việt không dấu và không cần phân biệt chữ hoa, chữ thường. Ví dụ: nhập "nguyen" hệ thống vẫn sẽ hiển thị khách hàng tên "Nguyễn".
Khi cần lấy danh sách hàng loạt từ file Excel, hãy đảm bảo cột chứa mã đơn hàng của bạn không chứa các ký tự đặc biệt ngoài chữ, số và hãy bôi đen copy toàn bộ cột đó dán thẳng vào ô tìm kiếm. Không cần phải thêm dấu phẩy giữa các mã.