Quy trình xử lý đơn hàng của các nhà bán hàng trên sàn thương mại điện tử là quy trình hậu cần và vận hành kho hàng quan trọng, việc xử lý thủ công khiến nhà bán hàng tốn nhiều thời gian, nhân lực vận hành và khó khăn kiểm soát hàng hóa cũng như hiệu suất của cửa hàng.

Nắm bắt được những khó khăn của nhà bán hàng, Sapo đã ra đưa giải pháp Đóng gói giúp nhà bán hàng tối ưu hóa quy trình hậu cần và vận hành kho hàng. Giải pháp cung cấp một loạt các công cụ hữu ích cho nhân viên nhặt hàng, nhân viên đóng gói và nhân viên kho dễ dàng xử lý đơn hàng từ giai đoạn nhặt hàng đến đóng gói, bàn giao, và quản lý hàng hoàn.

1. Danh sách Đóng gói

Trong danh sách Đóng gói sẽ bao gồm tất cả các đơn hàng đã được xác nhận, cần đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Tại đây bạn có thể theo dõi tình trạng vận đơn, thông tin liên quan đơn hàng như:

• Chờ đóng gói
• Cần bàn giao
• Đang giao
• Đã giao hàng
• Hủy giao hàng
• Giao hàng thất bại

2. In phiếu nhặt hàng cần đóng gói

• Để có thể nhanh chóng nhặt hàng cho các đơn cần đóng gói, thực hiện tích chọn đơn cần đóng gói > nhấn Chọn thao tác > chọn In phiếu hướng dẫn nhặt hàng.
• Với đơn hàng đã in phiếu nhặt hàng sẽ được đánh dấu Trạng thái nhặt hàng là Đã nhặt hàng và có ghi nhận thông tin người nhặt hàng và thời gian in phiếu nhặt hàng.
• Để tránh nhặt thừa hay in nhầm các đơn hàng đã nhặt, bạn có thể lọc Trạng thái vận đơn bằng cách nhấn Bộ lọc khác (bên phải màn hình), chọn đồng thời các điều kiện: Chờ đóng gói và Chưa nhặt hàng.

3. Quét xác nhận đóng gói vận đơn - Kiểm soát gói hàng đã đóng

Sau khi nhặt hàng, bạn có thể thực hiện In phiếu giao hàng sàn, hệ thống cho phép in tối đa 50 đơn/lần.

Khi việc đóng gói hoàn tất, để có thể theo dõi và xử lý tình huống như:

• Đóng gói trùng
• Đóng gói nhầm những đơn đã bị hủy trên sàn
• Theo dõi thông tin số lượng đơn đóng gói và tình trạng sẵn sàng giao hàng

Để có thể xử lý những vấn đề trên, bạn thực hiện Xác nhận đóng gói theo 2 cách sau:

Cách 1: Thực hiện chọn Quét mã vạch (góc phải màn hình) > Chọn Xác nhận đóng gói.

• Khi quét mã vạch in trên phiếu giao hàng, với đơn hàng hợp lệ sẽ tự động chuyển sang trạng thái Đã đóng gói, đơn hàng không hợp lệ sẽ hiển thị thông báo đơn không hợp lệ.
• Trong hộp thoại Xác nhận đóng gói sẽ hiển thị những đơn hàng đã quét thành công và quét lỗi.

Cách 2: Thực hiện chọn đơn hàng > Chọn Thao tác khác > Chọn Xác nhận đóng gói.

4. Quét xác nhận bàn giao và In phiếu bàn giao

Khi thực hiện giao hàng cho bên vận chuyển, nhà bán hàng có thể gặp một số tình huống sau:

• Chưa theo dõi và kiểm soát được lượng đơn giao cho vận chuyển trong ngày?
• Giao nhầm đơn hàng đã hủy trên sàn
• Giao nhầm 2 đơn hàng cùng 1 mã vận đơn
• Tránh gian lận và mất hàng khi giao cho hàng vận chuyển

Để giải quyết vấn đề trên, bạn có thể thực hiện máy quét xác nhận bàn giao đơn cho từng hàng vận chuyển trên hệ thống, khi đó những đơn hợp lệ sẽ hiển thị thông báo thành công với những đơn hủy hay đã bàn giao sẽ hiển thị lỗi.

Cách thực hiện xác nhận bàn giao:

Cách 1: Chọn các đơn bàn giao > Chọn Thao tác khác > Chọn Xác nhận bàn giao.

Cách 2: Thực hiện quét mã vạch đơn cần bàn giao.

• Chọn Quét mã vạch (góc phải màn hình) => Chọn Xác nhận bàn giao và thực hiện quét mã vạch của các đơn bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

5. Lịch sử bàn giao

• Sau khi xác nhận bàn giao, đơn được ghi nhận Trạng thái bàn giao là Đã bàn giao.
• Ngoài ra bạn có theo dõi thông tin bàn giao, người thực hiện bàn giao bằng cách: Nhấn Thao tác khác (góc phải màn hình) > chọn Lịch sử bàn giao.

6. Cập nhật dữ liệu và Xuất file danh sách đóng gói

Trên trang danh sách đóng gói, nhấn Thao tác khác (góc phải màn hình) để thực hiện:

• Cập nhật dữ liệu: Cập nhật dữ liệu hàng hoàn mới nhất từ Lazada (Thao tác này hỗ trợ lấy nhanh dữ liệu nếu trong trường hợp việc đồng bộ với Sapo gặp sự cố hoặc delay).
• Xuất file: Xuất file danh sách hàng hoàn về máy tính của bạn dưới dạng excel để sử dụng cho nhu cầu riêng của bạn.