Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Xem và xử lý hàng hoàn kênh sàn TMĐT

Với chính sách trên Sàn cho phép người mua trả hàng với lý do như không còn nhu cầu hoặc trả hàng một phần. Điều này dẫn đến:

  • Số lượng đơn hoàn tăng mạnh.
  • Khó kiểm soát và theo dõi trạng thái đơn hàng giữa các gian hàng khác nhau.
  • Dễ gây sai lệch tồn kho nếu không được xử lý chính xác.

Với tính năng Hàng hoàn giúp bạn quản lý chặt chẽ thông tin đơn hoàn từ các sàn, đảm bảo nhập kho đúng thực tế, đối soát thuận tiện và xử lý đơn hiệu quả.

Điều kiện tiên quyết:

1. Truy cập tính năng Quản lý Hàng hoàn

  • Tại trang quản trị, trên thanh menu bên trái bạn kéo xuống mục Kênh bán hàng, tìm và chọn kênh sàn TMĐT (TikTok Shop, Shopee, Lazada, Tiki).
  • Từ menu con trỏ xuống dưới kênh sàn, bạn bấm chọn Hàng hoàn.
  • Màn hình sẽ hiển thị danh sách các đơn hàng bị hoàn từ từng sàn đã kết nối.

2. Giao diện tính năng Quản lý Hàng hoàn

a. Bộ lọc thông tin

  • Bộ lọc gian hàng: Chọn gian hàng để xem danh sách các đơn hàng hoàn trả của từng gian.
  • Bộ lọc thời gian nhận hàng: Lọc các đơn hàng theo khoảng thời gian bạn nhận được hàng hoàn.

b. Bảng thống kê quản lý đơn hoàn

Chỉ số Mô tả
Số đơn giao hàng thất bại Tổng số đơn không giao thành công trong thời gian đã chọn.
Số đơn trả hàng Tổng đơn có yêu cầu hoàn hàng hoặc hoàn tiền từ người mua.
Số đơn sàn đã trả Số đơn mà sàn ghi nhận đã giao trả hàng về lại cho bạn.
Đơn chưa nhận thực tế Bạn chưa xác nhận đã nhận lại hàng hoàn trong hệ thống.
Đơn đã nhận thực tế Bạn đã xác nhận nhận hàng hoàn và xử lý theo kho thực tế.

3. Trạng thái đơn hàng hoàn

Mỗi đơn hàng hoàn có hai trạng thái chính để bạn theo dõi:

a. Trạng thái trả hàng từ sàn

  • Đã trả hàng: Sàn TMĐT ghi nhận shop đã nhận hàng hoàn trả.
  • Chưa trả hàng: Sàn ghi nhận shop chưa nhận hàng hoàn trả.

b. Trạng thái nhận hàng của bạn

  • Đã nhận hàng: Shop đã thao tác xác nhận nhận hàng trên Sapo.
  • Chưa nhận hàng: Shop chưa xác nhận nhận hàng hoàn.

Dựa vào hai trạng thái trên, bạn có thể dễ dàng đối soát chính xác từng đơn.

4. Cách xử lý đơn hàng hoàn

a. Xác nhận đơn hàng hoàn tự động

Nếu bạn bật cấu hình Tự động xác nhận hoàn hàng, hệ thống sẽ:

  • Tự động xác nhận với những đơn đang ở trạng thái "Đang hoàn hàng" và "Chờ nhận hàng".
  • Đơn trả hàng sẽ thực hiện hoàn tiền và hoàn hàng.
  • Đơn giao hàng thất bại sẽ thực hiện hoàn hàng.

Xem thêm hướng dẫn cấu hình gian hàng tại đây.

Ví dụ minh họa:

  • Đơn hàng A: Giao hàng thành công, người mua trả hàng. Khi đơn hoàn được đồng bộ về, Sapo tự động xác nhận đã nhận hàng, thực hiện hoàn tiền và nhập kho.
  • Đơn hàng B: Giao hàng thất bại, hàng bị hoàn về. Sapo tự động xác nhận hoàn, chỉ thực hiện nhập kho, không hoàn tiền.
Lưu ý:
  • Với trường hợp bạn bật cấu hình tự động nhập kho khi nhận hàng hoàn, hệ thống sẽ tự động cộng tồn kho cho sản phẩm. Tuy nhiên, nếu thực tế bạn không nhận đủ hàng (ví dụ hàng thiếu, hỏng, thất lạc...), sẽ xảy ra chênh lệch giữa kho thực tế và kho hệ thống.
  • Khi đó, bạn cần thực hiện phiếu kiểm kho để điều chỉnh lại số lượng tồn kho cho đúng với thực tế.
  • Xem hướng dẫn tạo phiếu kiểm kho tại đây.

b. Xác nhận đơn hàng hoàn thủ công

Cách 1: Nhận trực tiếp từ danh sách

  • Tại trang Hàng hoàn, tích chọn các đơn cần xử lý.
  • Nhấn “Nhận hàng trả”.
  • Trong hộp thoại hiện ra, chọn:
    • Nhập kho nếu sản phẩm đủ điều kiện.
    • Không nhập kho nếu sản phẩm lỗi, hỏng,...
  • Nhấn “Nhận hàng” để xác nhận.

Cách 2: Xác nhận bằng cách quét mã vạch

  • Nhấn nút “Nhận hàng trả”, hộp thoại sẽ hiện lên.
  • Dùng máy quét mã vạch vận đơn cần xác nhận.
  • Tích chọn nhập kho hoặc không nhập kho tùy vào tình trạng sản phẩm.
  • Nhấn “Nhận hàng” để hoàn tất.
Lưu ý:
  • Việc chọn “Nhập kho” hay “Không nhập kho” khi xử lý hàng hoàn ảnh hưởng trực tiếp đến tồn kho và báo cáo kho.
  • Nếu sản phẩm hỏng, thiếu phụ kiện, không thể bán lại hoặc chưa rõ tình trạng, bạn nên chọn “Không nhập kho”. Sau đó, kiểm tra lại và dùng phiếu kiểm kho để điều chỉnh nếu cần.
Mẹo:
  • Nếu cần xác nhận nhiều đơn cùng lúc, bạn có thể nhập các mã cách nhau bằng dấu cách.


5. Trạng thái xử lý đơn hàng hoàn trên Sapo

a. Với Đơn trả hàng

  • Trên thanh menu, bạn truy cập vào mục Đơn hàng chọn Trả hàng để theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng
Trạng thái sàn Trạng thái nhận hàng Trạng thái đơn trả hàng Sapo
Chưa trả hàng Chưa nhận hàng Đang trả hàng
Chưa trả hàng Đã nhận hàng Lưu trữ
Đã trả hàng Chưa nhận hàng Đang trả hàng
Đã trả hàng Đã nhận hàng Lưu trữ

b. Với Đơn giao hàng thất bại

  • Trên thanh menu, bạn truy cập vào mục Vận chuyển chọn Vận đơn để theo dõi trạng thái xử lý đơn hàng
Trạng thái sàn Trạng thái nhận hàng Trạng thái vận đơn Sapo
Chưa trả hàng Chưa nhận hàng Đang hoàn hàng
Chưa trả hàng Đã nhận hàng Đã hoàn hàng
Đã trả hàng Chưa nhận hàng Đang hoàn hàng
Đã trả hàng Đã nhận hàng Đã hoàn hàng
Lưu ý:
  • Có thể xảy ra trường hợp sàn TMĐT ghi nhận bạn đã nhận hàng hoàn, nhưng thực tế chưa nhận.
    Nguyên nhân có thể do lỗi từ đơn vị vận chuyển hoặc thất lạc hàng.
  • Hãy kiểm tra kỹ và gửi khiếu nại đến sàn nếu có sai sót.

6. Cập nhật và xuất danh sách hàng hoàn

Tại giao diện Hàng hoàn, nhấn vào mục “Thao tác khác” (góc phải màn hình):

  • Cập nhật dữ liệu: Lấy lại dữ liệu mới nhất từ sàn TMĐT. Hữu ích trong trường hợp hệ thống bị gián đoạn đồng bộ.
  • Xuất file: Tải danh sách đơn hàng hoàn ra file Excel để lưu trữ hoặc xử lý riêng.
Đóng