Chỉnh sửa đơn hàng trên Sapo OmniAI

Tính năng Sửa đơn hàng cho phép bạn nhanh chóng thay đổi sản phẩm, số lượng, giá và khuyến mãi ngay trên đơn hàng đã tạo nhưng chưa xử lý giao vận. Điều này giúp đảm bảo thông tin đơn hàng luôn chính xác, tăng sự hài lòng của khách hàng và giảm thiểu sai sót.

Điều kiện tiên quyết:

Trước khi thực hiện, hãy đảm bảo đơn hàng và tài khoản của bạn đáp ứng tất cả các điều kiện sau:

Trạng thái đơn hàng: Đơn hàng phải ở trạng thái "Đặt hàng" hoặc "Đang giao dịch" (không bị hủy hoặc lưu trữ).
Trạng thái giao vận: Đơn hàng chưa được xử lý vận chuyển hoặc yêu cầu đóng gói.
Trạng thái trả hàng: Đơn hàng chưa có bất kỳ yêu cầu trả hàng nào.
Phân quyền: Tài khoản của bạn phải được cấp quyền "Cập nhật đơn hàng" tại chi nhánh tạo đơn. Xem thêm hướng dẫn phân quyền tài khoản tại đây.
Tiền tệ: Đơn vị tiền tệ của đơn hàng phải khớp với đơn vị tiền tệ mặc định trong cấu hình cửa hàng.

I. Thao tác thực hiện sửa đơn hàng

Bước 1: Truy cập màn hình sửa đơn hàng

Tại màn hình quản trị Sapo, ở thanh menu bên trái, bạn chọn Đơn hàng > Danh sách đơn hàng.
Tại màn hình danh sách đơn hàng, bạn sử dụng bộ lọc hoặc ô tìm kiếm để tìm chính xác đơn hàng cần sửa (tìm theo Mã đơn hàng, Tên khách hàng, SĐT...).
Bấm chọn vào Mã đơn hàng để mở trang chi tiết.
Tại trang chi tiết đơn hàng, bạn nhấn vào nút Sửa đơn ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 2: Thực hiện chỉnh sửa trong đơn hàng

Sau khi vào màn hình sửa đơn, bạn có thể thực hiện các thay đổi chi tiết như sau:

1. Thêm sản phẩm mới vào đơn

Cách 1: Tìm kiếm sản phẩm

Tại trường Tìm kiếm sản phẩm (F3), bạn nhập tên hoặc mã SKU của sản phẩm cần thêm.
Bấm chọn sản phẩm để thêm vào đơn hàng.

Cách 2: Chọn nhiều sản phẩm

Để thêm nhiều sản phẩm cùng lúc, bạn nhấn vào nút Chọn nhiều.
Trên cửa sổ Chọn nhiều sản phẩm bạn tìm kiếm, tích chọn các sản phẩm, phiên bản sản phẩm cần thêm.
Nhấn Áp dụng để thêm sản phẩm vào đơn.

Cách 3: Thêm sản phẩm hoặc dịch vụ tùy chỉnh

Với sản phẩm, dịch vụ chưa có từ danh sách, bạn bấm chọn Thêm sản phẩm hoặc dịch vụ tùy chỉnh ở dưới khối thông tin sản phẩm.
Trên màn Thêm sản phẩm hoặc dịch vụ tùy chỉnh, bạn thực hiện:
- Nhập Tên sản phẩm, Giá bán, Số lượng.
- Tích chọn Tính thuế cho sản phẩm này nếu có áp dụng thuế cho sản phẩm.
- Tích chọn Đây là sản phẩm có vận chuyển nếu cần đẩy vận chuyển. Với sản phẩm có vận chuyển bạn chọn một trong các đơn vị tính (g, kg, oz, lb) và nhập khối lượng tương ứng.
Nhấn Áp dụng để hoàn tất.

2. Tách dòng khi thêm sản phẩm

Dùng khi một sản phẩm có nhiều mức giá (như hàng khuyến mãi, cập nhật giá riêng).

Tại khối sản phẩm bạn tích chọn ô Tách dòng.
Sau đó, thêm lại chính sản phẩm đã có trên danh sách→ hệ thống tự tạo dòng mới.
Bạn nhập giá và số lượng riêng biệt cho mỗi dòng.

Ví dụ: Bạn nhập 100 cây bút giá 2.000đ và 50 cây giá 1.800đ, hãy dùng tính năng Tách dòng để tạo 2 dòng riêng biệt và nhập đúng giá cho từng dòng.

3. Chỉnh sửa các sản phẩm đã có trong đơn

Với mỗi dòng sản phẩm trong đơn, bạn có thể:

3.1. Thay đổi số lượng:

Tại cột Số lượng, bạn nhấn trực tiếp vào ô số lượng và nhập giá trị mới hoặc nhấn mũi tên lên, xuống để tăng giảm số lượng.
Nhập số lượng mới mà bạn mong muốn, thành tiền sẽ được tự động cập nhật.

3.2. Xóa sản phẩm:

Tại dòng sản phẩm muốn xóa, bạn nhấn vào biểu tượng dấu X ở cuối dòng.

3.3. Điều chỉnh giá bán và giảm giá sản phẩm:

Điều kiện tiên quyết:

Để thực hiện thao tác này, tài khoản của bạn cần được cấp quyền "Áp dụng khuyến mãi và điều chỉnh giá" trong mục tại mục Đơn hàng nháp >> Tạo đơn hàng.

Tại cột Đơn giá, bạn nhấn vào giá của sản phẩm muốn sửa.

Trong cửa sổ "Điều chỉnh giá" hiện ra, bạn có thể:

Chỉnh giá bán:
- Bấm chọn biểu tượng chiếc bút chì cạnh giá sản phẩm.
- Ô Đặt giá mới cho sản phẩm hiển thị, bạn nhập giá mới.
- Tích chọn Cập nhật giá cho sản phẩm nếu muốn cập nhật lại giá trên sản phẩm và cả các kênh đăng bán sản phẩm.
Lưu ý:

Với sản phẩm hoặc dịch vụ tùy chỉnh bạn vừa thêm sẽ không có thao tác chỉnh sửa giá bán.
Giảm giá sản phẩm:
- Tùy chọn giảm giá theo Giá trị hoặc %.
- Nhập giá trị giảm tương ứng, hệ thống sẽ tự tính Giá sau giảm.
- Nhập lý do giảm giá (nếu cần).

Nhấn Xác nhận để hoàn tất.

4. Điều chỉnh thông tin thanh toán (Giảm giá, Phí giao hàng, Thuế)

Tại khu vực Thanh toán ở cuối trang, bạn có thể:

4.1. Sửa giảm giá (F6):

Nhấn vào liên kết "Sửa giảm giá".

Trong cửa sổ Sửa giảm giá, bạn có thể:

Nhập mã giảm giá: Áp dụng mã khuyến mãi có sẵn.
Tự động thêm CTKM phù hợp: tích chọn để hệ thống sẽ quét và gợi ý các khuyến mãi có thể áp dụng cho đơn hàng.
Thêm giảm giá thủ công: tích chọn để tự thêm giảm giá thủ công, Chọn giảm giá theo Giá trị hoặc %, nhập giá trị giảm tương ứng, lý do giảm.

Nhấn Xác nhận để hoàn tất.

4.2. Thêm/ chỉnh sửa/ xoá phí giao hàng:

Để thêm phí giao hàng:

Nhấn vào liên kết "Thêm phí giao hàng (F7)".
Nhập Hình thức giao hàng và Phí giao hàng mong muốn, sau đó nhấn Xác nhận.

Để chỉnh sửa:

Bạn nhấn vào liên kết Sửa phí giao hàng (F7).
Điều chỉnh lại thông tin Hình thức giao hàng và Phí giao hàng, nhấn Xác nhận để hoàn tất.

Trường hợp muốn xoá:

Bạn nhấn vào liên kết Sửa phí giao hàng (F7).
Xóa thông tin trong cả hai ô Hình thức giao hàng và Phí giao hàng, nhấn Xác nhận để hoàn tất.

4.3. Áp dụng/Bỏ Thuế:

Áp dụng thuế

Bấm chọn vào liên kết Thuế.
Tích vào ô "Áp dụng thuế" để tính thuế cho đơn hàng theo cấu hình cửa hàng.
Trường hợp giá bán chưa bao gồm thuế, để chỉnh sửa cài đặt thuế bạn bấm chọn vào liên kết tại đây để chuyển qua màn cấu hình. Xem thêm hướng dẫn cấu hình thuế tại đây.
Nhấn Áp dụng để hoàn tất.

Lưu ý:

Bạn cần đảm bảo đã cấu hình thuế và sản phẩm trong đơn hàng đã tích chọn Áp dụng thuế.

Không áp dụng thuế:

Bấm chọn vào liên kết Thuế.
Bỏ tích ô Áp dụng thuế để xóa thuế khỏi đơn hàng.
Nhấn Áp dụng để hoàn tất.

Bước 3: Hoàn tất và cập nhật đơn hàng

Sau khi đã hoàn thành tất cả các thay đổi, bạn nhấn nút Cập nhật đơn hàng ở góc trên cùng bên phải để lưu lại. Hệ thống sẽ ngay lập tức ghi nhận thông tin mới cho đơn hàng.

Mẹo:

Sau khi sửa đổi, bạn hãy luôn kiểm tra lại mục Tóm tắt đơn hàng ở góc phải màn hình.

Nếu tổng tiền tăng, hệ thống sẽ báo "Cần thu thêm". Bạn cần thu thêm số tiền chênh lệch từ khách hàng.
Nếu tổng tiền giảm:
- Khách chưa thanh toán: Số tiền cần trả sẽ giảm xuống.
- Khách đã thanh toán: Hệ thống báo "Cần hoàn trả". Bạn cần thực hiện thao tác hoàn tiền chênh lệch cho khách.

II. Một số lưu ý khi thực hiện sửa đơn hàng

1. Tính toán lại giá trị đơn

Nội dung: Khi bạn sửa giảm giá và thuế, các giá trị này sẽ được tính toán lại dựa trên chương trình và tỷ lệ tại thời điểm hiện tại, không phải thời điểm tạo đơn.

Ví dụ:

Vào ngày Thứ Ba, cửa hàng của bạn có chương trình khuyến mãi SALE30 giảm 30% cho toàn bộ đơn hàng. Một khách hàng đặt mua chiếc váy 1,000,000đ và áp dụng mã này, đơn hàng được tạo với giá trị 700,000đ.
Vào ngày Thứ Tư, chương trình SALE30 đã kết thúc. Khách hàng gọi điện muốn sửa đơn, thêm một chiếc kẹp tóc 50,000đ vào đơn hàng cũ.

Giải thích: Khi bạn vào màn hình "Sửa đơn hàng" của đơn ngày Thứ Ba và thêm chiếc kẹp tóc vào, hệ thống vẫn sẽ ghi nhận và áp dụng chương trình SALE30 cho các sản phẩm gốc trong đơn. Hệ thống sẽ cảnh báo tại phần giá về chương trình khuyến mại đã không còn hợp lệ.

2. Về Giá bán sản phẩm

Nội dung: Giá bán của các sản phẩm đang có trong đơn sẽ ghi nhận theo thời điểm tạo đơn, không tự động cập nhật lại khi sửa đơn. Nếu cần thay đổi, bạn phải sử dụng tính năng "Điều chỉnh giá".

Ví dụ:

Ngày 01/09, "Áo phông" có giá niêm yết là 200,000đ. Một khách hàng đặt mua và đơn hàng được tạo với giá này.
Ngày 02/09, bạn cập nhật lại giá cho "Áo phông" trong danh mục sản phẩm lên 250,000đ do giá vải tăng.
Ngày 03/09, khách hàng muốn đổi size áo trong đơn hàng đã đặt.

Thực tế:

Khi bạn vào "Sửa đơn hàng", bạn sẽ thấy giá của "Áo phông" trong đơn vẫn là 200,000đ, không tự động cập nhật lên 250,000đ. Giá sản phẩm đã được lấy tại thời điểm tạo đơn.
Nếu bạn muốn áp dụng giá mới, bạn phải chủ động nhấn vào đơn giá 200,000đ, sử dụng tính năng "Điều chỉnh giá" và sửa thủ công thành 250,000đ.

3. Về Ghi nhận báo cáo

Nội dung: Đối với các sản phẩm trong đơn bị thay đổi về tỉ lệ thuế, chương trình khuyến mãi hoặc tỉ lệ phân bổ khuyến mãi, báo cáo sẽ xử lý bằng cách tạo một dòng đối ứng (ghi âm) với tất cả các dòng trước đó, sau đó tạo một dòng mới để ghi nhận thông tin mới.

Tình huống:

Đơn hàng ban đầu: Một đơn hàng có sản phẩm "Quần âu" giá 500,000đ, được áp dụng giảm giá 10% (-50,000đ).
Lúc này, báo cáo sẽ ghi nhận doanh thu cho dòng sản phẩm này là: +450,000đ.
Sau đó, bạn chỉnh sửa đơn hàng và tăng mức giảm giá cho chiếc quần này lên 20% (-100,000đ). Doanh thu thực tế của sản phẩm lúc này chỉ còn 400,000đ.

Thực tế: Hệ thống sẽ không sửa con số 450,000đ thành 400,000đ. Thay vào đó, trên báo cáo sẽ xuất hiện thêm 2 dòng mới liên quan đến sản phẩm này:

Một dòng đối ứng (ghi âm) để hủy bỏ giá trị cũ: -450,000đ
Một dòng mới để ghi nhận giá trị chính xác: +400,000đ

Kết quả cuối cùng trên báo cáo cho sản phẩm này vẫn là 400,000đ, nhưng lịch sử thay đổi được lưu lại đầy đủ.

4. Về "Giới hạn thay đổi chính sách giá (bảng giá)"

Nội dung: Tính năng sửa đơn hàng hiện tại chưa hỗ trợ thay đổi chính sách giá (ví dụ: từ "Giá bán lẻ" sang "Giá bán buôn") áp dụng cho các sản phẩm trong đơn.

Tình huống:

Cửa hàng bạn có 2 bảng giá: "Giá bán lẻ" và "Giá bán buôn" (chiết khấu 15%).
Một nhân viên tạo đơn hàng cho khách sỉ nhưng quên chọn "Bảng giá bán buôn". Vì vậy, tất cả sản phẩm trong đơn đều đang ở mức giá bán lẻ.
Bạn phát hiện ra sai sót và muốn sửa lại để khách được hưởng đúng giá sỉ.

Thực tế: Khi bạn vào "Sửa đơn hàng", bạn sẽ không tìm thấy tùy chọn nào để đổi toàn bộ đơn hàng từ "Giá bán lẻ" sang "Giá bán buôn".

Cách xử lý: Bạn cần sửa thủ công. Với từng sản phẩm trong đơn, bạn cần nhấn vào cột "Đơn giá", sử dụng tính năng "Điều chỉnh giá" và tự nhập lại mức giá mới sau khi đã trừ đi 15% chiết khấu.