Thiết lập cấu hình tự động đồng bộ chứng từ sang phần mềm kế toán trên Sapo OmniAI

Tính năng đồng bộ tự động chứng từ từ Sapo OmniAI sang Sapo Accounting cho phép chuyển trực tiếp dữ liệu đơn hàng và đơn nhập hàng từ phần mềm bán hàng sang phần mềm kế toán Sapo Accounting mà không cần thao tác chuyển thủ công. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu hệ thống luôn được đồng bộ, chính xác và cập nhật liên tục, hỗ trợ công việc hạch toán hiệu quả và nhanh chóng.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản Sapo OmniAI đã kết nối với phần mềm kế toán Sapo Accounting - Hộ kinh doanh. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Hoặc tài khoản Sapo OmniAI đã kết nối với phần mềm kế toán Sapo Accounting - Doanh nghiệp. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Tài khoản của bạn có quyền truy cập ứng dụng Sapo Accounting trên Sapo OmniAI. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập chức năng cấu hình tự động

Trên trang menu bên trái trang quản trị, bạn tìm mục Kế toán và thuế và chọn Sapo Accounting > Cấu hình tự động.
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình danh sách đơn vị kế toán đã kết nối.

Bước 2: Thiết lập đơn vị (chi nhánh) mặc định

Nếu tài khoản Sapo Accounting của bạn quản lý đa chi nhánh, bạn cần chọn đơn vị (chi nhánh) mặc định để dữ liệu từ phần mềm bán hàng đồng bộ về chứng từ trên đúng chi nhánh mặc định đó.

Để chọn được đơn vị (chi nhánh), cần đảm bảo cả 3 điều kiện sau đồng thời thỏa mãn:

Điều kiện	Cách kiểm tra / Cấu hình
Khai báo đầy đủ đơn vị cấp Chi nhánh trong mục Danh mục trên phần mềm Sapo Accounting	Danh mục → Chi nhánh, phòng ban → Tạo mới đơn vị cấp Chi nhánh (Có ít nhất 1 Chi nhánh ở trạng thái Đang hoạt động). Xem thêm hướng dẫn Thêm mới Chi nhánh, phòng ban.
Bật Quản lý đa chi nhánh trong mục Cấu hình/Tùy chọn chung trên phần mềm Sapo Accounting	Cấu hình → Tuỳ chọn chung → Đa chi nhánh → Bật nút gạt công tắc. Cấu hình quản lý danh mục theo chi nhánh nếu cần. Xem thêm hướng dẫn ở mục Cấu hình Tùy chọn chung.
Thiết lập quy tắc đồng bộ cho từng chi nhánh tại Cấu hình/Danh sách ứng dụng trên phần mềm Sapo Accounting	Cấu hình → Danh sách ứng dụng → Xem chi tiết ứng dụng Sapo OmniAI Quản lý bán hàng hợp kênh → Bấm dấu … ở tên cửa hàng OmniAI kết nối rồi chọn Thiết lập. Kiểm tra cấu hình quy tắc đồng bộ trên từng chi nhánh — đảm bảo các chi nhánh/ chi nhánh mặc định để đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán được khai báo đầy đủ thông tin khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản ngân hàng mặc định. Xem thêm hướng dẫn ở mục Cấu hình Danh sách ứng dụng.

Bước 3: Thiết lập cấu hình tự động đồng bộ chứng từ

Lưu ý:

Hệ thống chỉ áp dụng cho các đơn được Tạo/ Cập nhật khi thiết lập cấu hình tự động mục Đơn hàng, Đơn nhập hàng, Đơn trả hàng nhập ở trạng thái bật (những dữ liệu cũ phát sinh sẽ không được áp dụng tự động).
Khi người dùng thiết lập đơn vị (chi nhánh) mặc định, các chứng từ đồng bộ tự động sẽ được chuyển về theo thông tin này. Trường hợp chi nhánh bị xóa trên Sapo Accounting, hệ thống sẽ báo lỗi trên màn Lịch sử đồng bộ.
Trường hợp người dùng đã bật Cấu hình đồng bộ tự động đơn hàng/ đơn nhập hàng/ đơn trả hàng nhập trước đó và chưa cấu hình lại, hệ thống sẽ mặc định chuyển chứng từ về đơn vị cấp Trụ sở chính trên Sapo Accounting.

Màn hình Cấu hình tự động bao gồm 3 phần thông tin bạn có thể cài đặt:

1. Đơn hàng

Bạn bật trạng thái cấu hình tự động Đơn hàng để thực hiện thiết lập điều kiện tự động đồng bộ đơn hàng. Bạn có thể chọn nhiều điều kiện khác nhau với nhiều trạng thái lọc cho điều kiện tương ứng:

Điều kiện lọc	Giá trị lọc
Trạng thái thanh toán	Chọn một hoặc nhiều trạng thái bao gồm: Chưa thanh toán, Thanh toán một phần, Thanh toán toàn bộ, Hoàn tiền một phần, Hoàn tiền toàn bộ.
Trạng thái phát hành hóa đơn	Chọn một hoặc nhiều trạng thái bao gồm: Đã phát hành, Đã cấp mã, Hóa đơn hợp lệ.
Trạng thái đơn hàng	Chọn một hoặc nhiều trạng thái bao gồm: Đang giao dịch, Đã hoàn thành, Đã lưu trữ, Đã hủy.
Chi nhánh tạo đơn	Chọn 1 hoặc nhiều chi nhánh trong danh sách các chi nhánh bạn đã thiết lập trên phần mềm Sapo.
Khách hàng	Chọn 1 hoặc nhiều khách hàng trong danh sách các khách hàng đã thêm mới trên phần mềm Sapo.
Nhân viên phụ trách	Chọn 1 hoặc nhiều nhân viên trong danh sách các nhân viên phụ trách đã thêm mới và phân quyền trên phần mềm Sapo.
Nguồn đơn hàng	Chọn 1 hoặc nhiều nguồn đơn hàng (Website, POS, Facebook, Shopee, TikTokShop, Lazada, Tiki, Sendo, Instagram, Livestream, Zalo, GrabMart, Hotline, Cộng tác viên, Landing, Admin, Sàn TMĐT, Mạng xã hội, Khác...).
Tags	Chọn 1 hoặc nhiều từ khóa phân loại trong danh sách các tags đã được tạo trên phần mềm Sapo.

Lưu ý:

Hệ thống chỉ đồng bộ đơn hàng ở trạng thái đã giao hàng thành công và đơn vị tiền tệ là VNĐ.

2. Đơn nhập hàng

Bạn bật trạng thái cấu hình tự động Đơn nhập hàng để thực hiện thiết lập điều kiện tự động đồng bộ đơn nhập hàng.

Điều kiện lọc	Giá trị lọc
Trạng thái đơn nhập	Chọn một hoặc nhiều trạng thái bao gồm: Đang giao dịch, Hoàn thành.
Trạng thái thanh toán	Chọn một hoặc nhiều trạng thái bao gồm: Chưa thanh toán, Thanh toán một phần, Thanh toán toàn bộ.
Chi nhánh	Chọn 1 hoặc nhiều chi nhánh trong danh sách các chi nhánh cửa hàng bạn đã thiết lập trên phần mềm Sapo.
Nhà cung cấp	Chọn 1 hoặc nhiều nhà cung cấp trong danh sách các nhà cung cấp bạn đã thiết lập trên phần mềm Sapo.
Nhân viên tạo	Chọn 1 hoặc nhiều nhân viên trong danh sách các nhân viên đã được thêm mới và phân quyền trên phần mềm Sapo.
Tags	Chọn 1 hoặc nhiều từ khóa phân loại trong danh sách các tags đã được tạo trên phần mềm Sapo.

Lưu ý:

Hệ thống chỉ đồng bộ đơn nhập hàng ở trạng thái đã nhập hàng và đơn vị tiền tệ là VNĐ.

3. Đơn trả hàng nhập

Bạn bật trạng thái cấu hình tự động Đơn trả hàng nhập để thực hiện thiết lập điều kiện tự động đồng bộ đơn trả hàng nhập.

Điều kiện lọc	Giá trị lọc
Nhà cung cấp	Hệ thống hiển thị danh sách các nhà cung cấp bạn đã thiết lập trên phần mềm Sapo.
Chi nhánh	Hệ thống hiển thị danh sách các chi nhánh cửa hàng bạn đã thiết lập trên phần mềm Sapo.
Nhân viên tạo	Hệ thống hiển thị danh sách các nhân viên đã được thêm mới và phân quyền trên phần mềm Sapo.
Tags	Hệ thống hiển thị danh sách các từ khóa phân loại (tags) đã được tạo trên phần mềm Sapo.

Lưu ý:

Hệ thống chỉ đồng bộ đơn trả hàng nhập ở trạng thái đã hoàn trả và đơn vị tiền tệ là VNĐ.

Bước 4: Hệ thống xử lý dữ liệu tự động

Sau khi bạn lưu cấu hình, khi có các phát sinh tạo mới hoặc cập nhật đơn hàng/đơn nhập hàng trên Sapo OmniAI, hệ thống sẽ vận hành theo quy trình tự động sau:

Kiểm tra điều kiện: Hệ thống đối chiếu dữ liệu với các điều kiện thiết lập tại cấu hình để xác định tính hợp lệ.
- Khi bạn chọn nhiều điều kiện khác nhau, hệ thống sẽ yêu cầu đáp ứng đồng thời tất cả điều kiện.
- Khi bạn chọn nhiều giá trị khác nhau trong cùng một điều kiện, hệ thống sẽ áp dụng cho đơn hàng thuộc một trong các giá trị này.
Khởi tạo hàng chờ: Nếu dữ liệu hợp lệ, hệ thống tự động đưa chứng từ vào hàng chờ đồng bộ.
Xử lý đồng bộ: Cấu hình đồng bộ sẽ thực hiện xử lý dữ liệu lần lượt theo thứ tự và áp dụng đúng các quy tắc cài đặt đã thiết lập. Bạn có thể kiểm tra thiết lập quy tắc đồng bộ tại đây.
Kiểm tra lịch sử: Để kiểm tra kết quả của lịch sử đồng bộ (thành công hay thất bại), bạn truy cập vào tab Lịch sử đồng bộ chứng từ. Các đơn đồng bộ tự động sẽ được đánh dấu người chuyển là “Hệ thống”. Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Lưu ý:

Các chứng từ được tạo tự động thông qua quá trình đồng bộ sẽ mặc định ở trạng thái Chưa ghi sổ. Bạn cần kiểm tra lại thông tin chi tiết của chứng từ trước khi thực hiện thao tác ghi sổ thủ công.
Hệ thống xử lý dữ liệu theo cơ chế hàng chờ. Do đó, trong trường hợp có số lượng lớn đơn hàng phát sinh đồng thời, quá trình xử lý có thể gặp độ trễ nhất định. Sapo khuyến nghị bạn hãy chờ trong vài phút trước khi quyết định can thiệp hoặc xử lý thủ công.

Trợ lý Sapo