Chuyển đơn trả hàng nhập sang Sapo Accounting trên phần mềm Sapo OmniAI

Tính năng chuyển đơn trả hàng từ Sapo OmniAI sang Sapo Accounting giúp bạn giảm thao tác thủ công khi hạch toán. Thay vì nhập liệu thủ công, bạn có thể đồng bộ dữ liệu đơn trả hàng (bao gồm chứng từ trả lại hàng mua, phiếu thu, phiếu xuất kho) chỉ với vài cú nhấp chuột, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.

Bước 1: Truy cập màn hình danh sách đơn trả hàng nhập

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Quản lý kho > Trả hàng nhập.
• Hệ thống sẽ hiển thị danh sách đơn trả hàng nhập trên phần mềm.

Bước 2: Chọn đơn trả hàng cần thực hiện chuyển sang Sapo Accounting

1. Tìm kiếm đơn trả hàng nhập

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã đơn trả/nhập, tên, SĐT, mã NCC để tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

2. Lọc đơn hàng

• Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách đơn hàng:
• • Lọc theo Ngày tạo
  • Lọc theo Nhà cung cấp
  • Lọc theo Sản phẩm
  • Lọc theo Bộ lọc khác
• Sau đó bạn nhấn nút Lọc để hệ thống trả về kết quả tương ứng.

3. Chọn đơn nhập hàng cần chuyển chứng từ

• Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều đơn hàng trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả đơn hàng đang hiển thị trên trang.
• Sau đó bạn nhấp vào nút Thao tác > Chuyển chứng từ sang Sapo Accounting.
• Sau khi chọn, hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn sang màn hình Chuyển chứng từ sang kế toán của ứng dụng Sapo Accounting.

Bước 3: Xác nhận và chuyển chứng từ sang kế toán

Tại màn hình ứng dụng Sapo Accounting, hệ thống sẽ kiểm tra và hiển thị danh sách các đơn trả hàng nhập đã chọn.

• Hệ thống sẽ hiển thị theo 2 tab trạng thái Đơn chưa hoàn trả và Đơn đã hoàn trả.
• Ghi vào dữ liệu kế toán: Bạn chọn đơn vị kế toán đã kết nối để thực hiện hạch toán đơn trả hàng vào phần mềm kế toán tương ứng.

• Nếu bạn vừa cập nhật thông tin đơn trả hàng trên Sapo OmniAI và muốn làm mới dữ liệu, hãy nhấp vào nút Cập nhật dữ liệu (ở góc trên bên phải màn hình).
• Sau khi kiểm tra danh sách đã chính xác, bạn nhấp vào nút Chuyển kế toán (số lượng đơn) (ở góc dưới bên phải).
• Trên pop-up Đã gửi yêu cầu xử lý chứng từ sẽ xuất hiện, thông báo rằng hệ thống đang xử lý hạch toán.
  • Kết quả hạch toán chứng từ sẽ được cập nhập tại mục Lịch sử đồng bộ.
  • Trong khi chờ đợi, bạn có thể quay lại Danh sách đơn trả hàng để tiếp tục chuyển chứng từ khác.
• Bạn nhấp Tôi đã hiểu để đóng thông báo.

Bước 4: Kiểm tra lịch sử đồng bộ

Đối với các đơn trả hàng nhập ở trạng thái khác nhau, khi chuyển dữ liệu sang phần mềm kế toán sẽ được ghi nhận theo các chứng từ khác nhau:

• Trường hợp 1: Đơn trả hàng chưa hoàn trả: Khi thao tác đồng bộ, phần mềm kế toán sẽ hạch toán 1 chứng từ giảm công nợ và 1 phiếu xuất kho với thông tin tương ứng.
• Trường hợp 2: Đơn trả đã hoàn trả: Khi thao tác đồng bộ, phần mềm kế toán sẽ hạch toán 1 phiếu thu và 1 phiếu xuất kho với thông tin tương ứng.

• Để kiểm tra kết quả của các yêu cầu đồng bộ (thành công hay thất bại), bạn truy cập vào tab Lịch sử đồng bộ chứng từ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.