Phát hành hóa đơn điện tử trên Sapo OmniAI

Phát hành hóa đơn điện tử trên Sapo OmniAI giúp bạn lập và phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng, đúng quy định ngay trên hệ thống phần mềm quản lý bán hàng. Hóa đơn sau khi phát hành được lưu trữ tập trung, thuận tiện cho việc tra cứu, quản lý và đối soát, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử trong quá trình kinh doanh.

Bước 1: Truy cập Danh sách hóa đơn điện tử

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn kéo xuống mục Kế toán và Thuế, chọn Sapo Invoice.
• Bạn nhấp chọn mục Hóa đơn trong thanh menu con, hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Danh sách hóa đơn điện tử.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn hóa đơn cần phát hành

1. Tìm kiếm nhanh

• Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số hóa đơn, mã đơn hàng, tên, MST, ký hiệu để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn sử dụng thao tác lọc theo các bộ lọc tương ứng:

• Lọc theo Ngày hóa đơn
• Lọc theo Trạng thái phát hành
• Lọc theo Đơn vị bán hàng
• Lọc theo Chi nhánh
• Lọc theo Trạng thái hóa đơn

Bạn nhấp nút Lọc để hệ thống tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Cách 1: Phát hành từng hóa đơn điện tử

• Nhấp chọn dòng chứa hóa đơn ở trạng thái “Hóa đơn nháp” cần phát hành hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị màn hình chi tiết hóa đơn trước khi phát hành.
• Tại đây, bạn có thể kiểm tra, chỉnh sửa và bổ sung các thông tin cần thiết trước khi phát hành. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Bạn nhấp chọn Lưu và Phát hành ở góc dưới bên phải màn hình.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu chọn hình thức ký số:
  • Không ký số khi phát hành hóa đơn: Chỉ áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
  • Chọn chữ ký số đã kết nối trên Sapo Invoice: Xem hướng dẫn kết nối chữ ký số trên Sapo Invoice tại đây.
• Sau khi chọn hình thức ký số, bạn nhấp chọn Phát hành ở góc dưới màn hình pop-up để phát hành hóa đơn điện tử.
• Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Phát hành hóa đơn điện tử thành công”.

Cách 2: Phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử

• Tại màn hình danh sách hóa đơn điện tử, bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều hóa đơn trong danh sách. Hoặc bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả hóa đơn điện tử đang hiển thị trên trang.
• Bạn nhấp Phát hành ở thanh tiêu đề để phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt cho các hóa đơn đã chọn.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up thông báo Phát hành hàng loạt, trong đó:
  • Bạn đã chọn [số lượng] hóa đơn
  • Hóa đơn đủ điều kiện: [số lượng] Hóa đơn
  • Hóa đơn không đủ điều kiện: [số lượng] Hóa đơn
• Sau đó, bạn nhấn nút Tiếp tục để hoàn thành phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt.
• Hệ thống sẽ điều hướng sang màn hình Phát hành hàng loạt, bạn nhấp chọn Phát hành ở góc dưới bên phải màn hình.
• Hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up yêu cầu chọn Hình thức ký số:
  • Không ký số khi phát hành hóa đơn: Chỉ áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
  • Chọn chữ ký số đã kết nối trên Sapo Invoice: Xem hướng dẫn kết nối chữ ký số trên Sapo Invoice tại đây.
• Bạn nhấp chọn Phát hành ở góc dưới màn hình pop-up để phát hành hóa đơn điện tử.
• Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Phát hành thành công [số lượng] hóa đơn”.