Thiết lập cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử trên Sapo OmniAI

Để giúp bạn tuân thủ quy định về thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Sapo Invoice mang đến tính năng tự động tạo và phát hành hóa đơn. Tính năng này giúp hóa đơn điện tử và hóa đơn điều chỉnh được phát hành ngay khi đơn hàng hoặc đơn trả hàng trên Sapo OmniAI thỏa mãn điều kiện, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian khi xuất hóa đơn.

Bước 1: Truy cập chức năng Cài đặt tự động

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo OmniAI, mở mục KẾ TOÁN VÀ THUẾ và chọn Sapo Invoice > Cài đặt.
• Tại màn hình Cài đặt, bấm Cài đặt tự động.
• Trên màn hình Cài đặt tự động, chọn tab Cấu hình tự động tạo và phát hành bên cạnh tab Thông tin hiển thị.

Bước 2: Thiết lập cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn

• Tại khối Cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn, bấm Thêm cấu hình ở góc trên bên phải để mở màn hình Thêm cấu hình tạo và phát hành hóa đơn tự động.

Màn hình Thêm cấu hình tạo và phát hành hoá đơn tự động sẽ bao gồm 3 phần thông tin bạn cần cài đặt:

1. Cài đặt thông tin hóa đơn

Đây là khu vực để bạn xác định các thông tin cơ bản sẽ hiển thị trên hóa đơn được phát hành tự động.

• Mã số thuế:
  • Bấm chọn vào mục, bạn có thể tìm kiếm và chọn đúng Mã số thuế của cửa hàng đã được kết nối.
  • Với trường hợp chưa có mã số thuế đang kết nối bạn nhấn chọn Thêm tài khoản kết nối hoặc bấm vào “tại đây” trên dòng thông báo “Để thực hiện cấu hình, vui lòng kết nối mã số thuế và chi nhánh liên kết tại đây.” Xem thêm hướng dẫn thêm tài khoản kết nối tại đây.
• Ký hiệu: Cho phép chọn 1 ký hiệu từ danh sách mẫu hóa đơn đã tạo. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Chi nhánh: Cho phép chọn một hoặc nhiều chi nhánh từ danh sách chi nhánh đang hoạt động trên phần mềm Sapo OmniAI. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Chữ ký số: Bạn chọn chữ ký số đang kết nối theo mã số thuế trên Sapo Invoice phù hợp.

Trường hợp có nhiều thông tin hoá đơn và chữ ký số, bạn nhấn chọn Thêm thông tin ở góc trên bên phải mục Cài đặt thông tin hóa đơn và điền các thông tin tương ứng.

2. Cài đặt tự động tạo và phát hành hóa đơn mới

Tại mục "Cài đặt tự động tạo và phát hành hóa đơn mới", bạn bật trạng thái cấu hình để bắt đầu thiết lập

2.1. Ngày đặt hàng từ

Thiết lập "Ngày đặt hàng từ" để giới hạn các đơn hàng được tự động xuất hóa đơn phát sinh từ ngày được chọn. 

• Hệ thống chỉ áp dụng cho các đơn hàng có ngày đặt hàng trên đơn hàng ≥ ngày đặt hàng được cấu hình, và đồng thời thỏa mãn các điều kiện thiết lập
• Ví dụ bạn thiết lập Ngày đặt hàng từ: 13/04/2026
  • Đơn hàng có ngày đặt hàng: 12/04/2026 → đơn hàng phát sinh trước ngày thiết lập sẽ không tự động xuất hóa đơn
  • Đơn hàng có ngày đặt hàng: 13/04/2026 trở đi → nếu thỏa mãn các điều kiện thiết lập sẽ tự động xuất hóa đơn

2.2. Điều kiện

Thiết lập điều kiện để hệ thống tự động xuất hóa đơn. Hóa đơn chỉ được tạo khi đáp ứng tất cả điều kiện:

• Nguồn đơn:
  • Chọn các giá trị kênh bán hàng tương ứng với điều kiện sẽ áp dụng tự động xuất hóa đơn
  • Tích chọn ô vuông bên trái kênh để chọn 1 hoặc nhiều kênh hoặc tích Chọn tất cả kênh bán hàng hiển thị.
• Trạng thái đơn hàng:
  • Chọn giá trị tương ứng với điều kiện trạng thái của đơn hàng.
  • Tích chọn ô vuông bên trái trạng thái để chọn 1 hoặc nhiều giá trị hoặc tích Chọn tất cả để chọn tất cả giá trị hiển thị .
• Trạng thái thanh toán:
  • Chọn giá trị tương ứng trạng thái thanh toán
  • Tích chọn ô vuông bên trái trạng thái để chọn 1 hoặc nhiều giá trị hoặc tích Chọn tất cả để chọn tất cả giá trị hiển thị.
• Trạng thái giao hàng:
  • Mặc định tích chọn giá trị Đã giao hàng khi chọn điều kiện trạng thái giao hàng

3. Cài đặt tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh

Tại mục Cài đặt tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh, bạn bật trạng thái cấu hình để bắt đầu thiết lập.

3.1. Điều kiện

Thiết lập điều kiện để hệ thống tự động xuất hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh chỉ được tạo khi đáp ứng tất cả điều kiện:

• Nguồn đơn:
  • Chọn các giá trị kênh bán hàng tương ứng với điều kiện sẽ áp dụng tự động xuất hóa đơn điều chỉnh
  • Tích chọn ô vuông bên trái kênh để chọn 1 hoặc nhiều kênh hoặc tích Chọn tất cả kênh bán hàng hiển thị.
• Trạng thái đơn hàng:
  • Chọn giá trị tương ứng với điều kiện trạng thái của đơn hàng.
  • Tích chọn ô vuông bên trái trạng thái để chọn 1 hoặc nhiều giá trị hoặc tích Chọn tất cả để chọn tất cả giá trị hiển thị.
  • Các giá trị gồm Đã hủy, Đã hoàn trả một phần và Đã hoàn trả toàn bộ:
    • Đã hoàn trả một phần: “Áp dụng cho từng đơn trả hàng đã nhận hàng và hoàn tiền, bao gồm cả đơn hàng được hoàn trả toàn bộ”
    • Đã hoàn trả toàn bộ: “Áp dụng cho đơn trả đã nhận hàng toàn bộ sản phẩm và có hoàn tiền”
  • Để hệ thống tự động điều chỉnh cho đơn hoàn trả một phần, bạn tích chọn Đã hoàn trả một phần. Hệ thống tự động tích thêm Đã hoàn trả toàn bộ, bạn không bỏ chọn được. Lý do: ở lần trả cuối cùng, khi khách đã trả hết hàng, đơn hàng chuyển sang trạng thái "Đã hoàn trả toàn bộ". Giữ lựa chọn này để hệ thống không bỏ sót hóa đơn điều chỉnh cho lần trả cuối.
    

3.2. Ngày tạo đơn trả hàng từ

Nếu bạn chọn trạng thái đơn hàng là Đã hoàn trả một phần/ Đã hoàn trả toàn bộ sẽ hiển thị thêm trường thông tin Ngày tạo đơn trả hàng từ. Thiết lập "Ngày tạo đơn trả hàng từ" để giới hạn các đơn hàng được tự động xuất hóa đơn điều chỉnh phát sinh từ ngày được chọn.

• Hệ thống chỉ áp dụng cho các đơn hàng có ngày tạo đơn trả hàng trên đơn hàng ≥ ngày tạo đơn trả hàng được cấu hình, và đồng thời thỏa mãn các điều kiện thiết lập
• Ví dụ bạn thiết lập Ngày tạo đơn trả hàng từ: 07/05/2026
  • Đơn hàng có ngày tạo đơn trả hàng: 06/05/2026 → đơn trả hàng phát sinh trước ngày thiết lập sẽ không tự động xuất hóa đơn điều chỉnh
  • Đơn hàng có ngày tạo đơn trả hàng: 07/05/2026 trở đi → nếu thỏa mãn các điều kiện thiết lập sẽ tự động xuất hóa đơn điều chỉnh
• Ví dụ cấu hình "15/10/2026" → đơn trả tạo ngày 14/10/2026 không xuất tự động; đơn trả tạo từ ngày 15/10/2026 trở đi (nếu thỏa điều kiện) sẽ xuất tự động.

3.3. Lý do điều chỉnh

Thiết lập Lý do điều chỉnh để hệ thống ghi nhận lý do trên hóa đơn điều chỉnh tự động tạo và phát hành. Bạn nhập lý do điều chỉnh/ nguyên nhân điều chỉnh (ví dụ: Khách trả hàng toàn bộ). Tối đa 255 ký tự. 

3.4. Tự động điều chỉnh phí giao hàng (tùy chọn)

Nếu hóa đơn của bạn có dòng phí giao hàng và bạn muốn hệ thống điều chỉnh luôn phí này khi khách trả hết hàng:

• Chuyển sang tab Thông tin hiển thị.
• Tại Thiết lập hiển thị phí giao hàng, chọn Hiển thị 1 dòng phí giao hàng.
• Tích chọn Tự động điều chỉnh phí giao hàng.

4. Cài đặt nhận thông báo kết quả

Tại mục Nhận thông báo kết quả tạo và phát hành hóa đơn, bạn bật trạng thái cấu hình để bắt đầu thiết lập về thời gian, email nhận thông báo kết quả xuất hoá đơn.

• Khung giờ: Thực hiện tìm kiếm và chọn các khung giờ trong ngày mà bạn muốn nhận email thông báo.

• Email nhận thông báo: Nhập địa chỉ email sẽ nhận thông báo kết quả tạo và phát hành hóa đơn điện tử. Hệ thống sẽ email tổng hợp kết quả tạo và phát hành hóa đơn tự động vào email này theo khung giờ đã cấu hình.

Bước 3: Hoàn tất thiết lập

• Sau khi đã kiểm tra lại toàn bộ thông tin, bạn nhấn nút Lưu để hoàn tất. Sau khi Lưu, hệ thống sẽ tự động theo dõi các đơn hàng.
• Khi một đơn hàng mới thỏa mãn tát cả điều kiện bạn đã thiết lập, Sapo Invoice sẽ tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử tương ứng.
• Đơn hàng thỏa mãn các điều kiện đã cấu hình sẽ được hệ thống tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh. Bạn có thể theo dõi nhanh thông tin hóa đơn điều chỉnh tại khối Hóa đơn điện tử trên màn hình chi tiết đơn hàng.

Tính năng Cài đặt xuất hóa đơn tự động trên ứng dụng Sapo OmniAI giúp bạn tự động hóa toàn bộ quy trình khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử cho các đơn hàng. Nhờ đó, cửa hàng tối ưu hóa quy trình bán hàng, tiết kiệm thời gian vận hành và hạn chế tối đa sai sót.

Bước 1: Truy cập Sapo Invoice trên app mobile

• Tại màn hình chính của ứng dụng Sapo, bạn chọn tab Tổng quan ở thanh menu bên dưới màn hình.
• Trong mục Kênh bán hàng & Ứng dụng, bạn chọn ứng dụng Sapo Invoice.
• Tại giao diện màn hình Sapo Invoice, nhấp chọn biểu tượng menu danh mục thả xuống --- v ở phía trên đỉnh màn hình.
• Trong danh sách tùy chọn hiển thị, bạn chọn Cài đặt.

Bước 2: Truy cập tính năng Cài đặt tự động

• Tại màn hình Cài đặt, bạn nhấp chọn mục Cài đặt tự động.
• Trên giao diện Cài đặt tự động, bạn chuyển sang tab biểu tượng ba dấu chấm [...] (bên cạnh tab Thông tin hiển thị).
• Hệ thống hiển thị khoang tùy chọn, bạn chọn Cấu hình tự động tạo và phát hành.

Bước 3: Thiết lập cấu hình tự động

Tại tab Cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn, bạn tiến hành:

1. Cài đặt thông tin hóa đơn

Đây là khu vực để bạn xác định các thông tin cơ bản sẽ hiển thị trên hóa đơn được phát hành tự động.

• Mã số thuế:
  • Bấm chọn vào mục, bạn có thể tìm kiếm và chọn đúng Mã số thuế của cửa hàng đã được kết nối.
  • Với trường hợp chưa có mã số thuế đang kết nối bạn nhấn chọn Thêm tài khoản kết nối hoặc bấm vào “tại đây” trên dòng thông báo “Để thực hiện cấu hình, vui lòng kết nối mã số thuế và chi nhánh liên kết tại đây.” Xem thêm hướng dẫn thêm tài khoản kết nối tại đây.
• Ký hiệu: Cho phép chọn 1 ký hiệu từ danh sách mẫu hóa đơn đã tạo. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Chi nhánh: Cho phép chọn một hoặc nhiều chi nhánh từ danh sách chi nhánh đang hoạt động trên phần mềm Sapo OmniAI. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Chữ ký số: Bạn chọn chữ ký số đang kết nối theo mã số thuế trên Sapo Invoice phù hợp.

Trường hợp có nhiều thông tin hoá đơn và chữ ký số, bạn nhấn chọn Thêm thông tin ở góc trên bên phải mục Cài đặt thông tin hóa đơn và điền các thông tin tương ứng.

2. Cài đặt tự động tạo và phát hành hóa đơn mới

Tại mục "Cài đặt tự động tạo và phát hành hóa đơn mới", bạn bật trạng thái cấu hình để bắt đầu thiết lập

2.1. Ngày đặt hàng từ

Thiết lập "Ngày đặt hàng từ" để giới hạn các đơn hàng được tự động xuất hóa đơn phát sinh từ ngày được chọn. 

• Hệ thống chỉ áp dụng cho các đơn hàng có ngày đặt hàng trên đơn hàng ≥ ngày đặt hàng được cấu hình, và đồng thời thỏa mãn các điều kiện thiết lập
• Ví dụ bạn thiết lập Ngày đặt hàng từ: 13/04/2026
  • Đơn hàng có ngày đặt hàng: 12/04/2026 → đơn hàng phát sinh trước ngày thiết lập sẽ không tự động xuất hóa đơn
  • Đơn hàng có ngày đặt hàng: 13/04/2026 trở đi → nếu thỏa mãn các điều kiện thiết lập sẽ tự động xuất hóa đơn

2.2. Điều kiện

Thiết lập điều kiện để hệ thống tự động xuất hóa đơn. Hóa đơn chỉ được tạo khi đáp ứng tất cả điều kiện:

• Nguồn đơn:
  • Chọn các giá trị kênh bán hàng tương ứng với điều kiện sẽ áp dụng tự động xuất hóa đơn
  • Tích chọn ô vuông bên trái kênh để chọn 1 hoặc nhiều kênh hoặc tích Chọn tất cả kênh bán hàng hiển thị.
• Trạng thái đơn hàng:
  • Chọn giá trị tương ứng với điều kiện trạng thái của đơn hàng.
  • Tích chọn ô vuông bên trái trạng thái để chọn 1 hoặc nhiều giá trị hoặc tích Chọn tất cả để chọn tất cả giá trị hiển thị .
• Trạng thái thanh toán:
  • Chọn giá trị tương ứng trạng thái thanh toán
  • Tích chọn ô vuông bên trái trạng thái để chọn 1 hoặc nhiều giá trị hoặc tích Chọn tất cả để chọn tất cả giá trị hiển thị.
• Trạng thái giao hàng:
  • Mặc định tích chọn giá trị Đã giao hàng khi chọn điều kiện trạng thái giao hàng

3. Cài đặt tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh

Tại mục Cài đặt tự động tạo và phát hành hóa đơn điều chỉnh, bạn bật trạng thái cấu hình để bắt đầu thiết lập.

3.1. Điều kiện

Thiết lập điều kiện để hệ thống tự động xuất hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh chỉ được tạo khi đáp ứng tất cả điều kiện:

• Nguồn đơn:
  • Chọn các giá trị kênh bán hàng tương ứng với điều kiện sẽ áp dụng tự động xuất hóa đơn điều chỉnh.
  • Tích chọn ô vuông bên trái kênh để chọn 1 hoặc nhiều kênh hoặc tích Chọn tất cả kênh bán hàng hiển thị.
• Trạng thái đơn hàng:
  • Chọn giá trị tương ứng với điều kiện trạng thái của đơn hàng.
  • Tích chọn ô vuông bên trái trạng thái để chọn 1 hoặc nhiều giá trị hoặc tích Chọn tất cả để chọn tất cả giá trị hiển thị.
  • Các giá trị gồm Đã hủy, Đã hoàn trả một phần và Đã hoàn trả toàn bộ:
    • Đã hoàn trả một phần: “Áp dụng cho từng đơn trả hàng đã nhận hàng và hoàn tiền, bao gồm cả đơn hàng được hoàn trả toàn bộ”
    • Đã hoàn trả toàn bộ: “Áp dụng cho đơn trả đã nhận hàng toàn bộ sản phẩm và có hoàn tiền”
  • Để hệ thống tự động điều chỉnh cho đơn hoàn trả một phần, bạn tích chọn Đã hoàn trả một phần. Hệ thống tự động tích và khóa Đã hoàn trả toàn bộ, bạn không bỏ chọn được. Lý do: ở lần trả cuối cùng, khi khách đã trả hết hàng, đơn hàng chuyển sang trạng thái "Đã hoàn trả toàn bộ". Giữ lựa chọn này để hệ thống không bỏ sót hóa đơn điều chỉnh cho lần trả cuối.

3.2. Ngày tạo đơn trả hàng từ

Nếu bạn chọn trạng thái đơn hàng là Đã hoàn trả toàn bộ/ Đã hoàn trả một phần sẽ hiển thị thêm trường thông tin Ngày tạo đơn trả hàng từ. Thiết lập "Ngày tạo đơn trả hàng từ" để giới hạn các đơn hàng được tự động xuất hóa đơn điều chỉnh phát sinh từ ngày được chọn.

• Hệ thống tự điền ngày hiện tại khi tạo mới.
• Hệ thống chỉ áp dụng cho các đơn hàng có ngày tạo đơn trả hàng trên đơn hàng ≥ ngày tạo đơn trả hàng được cấu hình, và đồng thời thỏa mãn các điều kiện thiết lập.
  
• Ví dụ bạn thiết lập Ngày tạo đơn trả hàng từ: 07/05/2026
  • Đơn hàng có ngày tạo đơn trả hàng: 06/05/2026 → đơn trả hàng phát sinh trước ngày thiết lập sẽ không tự động xuất hóa đơn điều chỉnh
  • Đơn hàng có ngày tạo đơn trả hàng: 07/05/2026 trở đi → nếu thỏa mãn các điều kiện thiết lập sẽ tự động xuất hóa đơn điều chỉnh
• Ví dụ cấu hình "15/10/2026" → đơn trả tạo ngày 14/10/2026 không xuất tự động; đơn trả tạo từ ngày 15/10/2026 trở đi (nếu thỏa điều kiện) sẽ xuất tự động.

3.3. Lý do điều chỉnh

Thiết lập Lý do điều chỉnh để hệ thống ghi nhận lý do trên hóa đơn điều chỉnh tự động tạo và phát hành. Bạn nhập lý do điều chỉnh/ nguyên nhân điều chỉnh (ví dụ: Khách trả hàng toàn bộ). Tối đa 255 ký tự.

3.4. Tự động điều chỉnh phí giao hàng (tùy chọn)

Nếu hóa đơn của bạn có dòng phí giao hàng và bạn muốn hệ thống điều chỉnh luôn phí này khi khách trả hết hàng:

• Chuyển sang tab Thông tin hiển thị.
• Tại Thiết lập hiển thị phí giao hàng, chọn Hiển thị 1 dòng phí giao hàng.
• Tích chọn Tự động điều chỉnh phí giao hàng.

3.5. Một số lưu ý khi điều chỉnh đơn hoàn trả một phần

• Cách tính số tiền điều chỉnh: số tiền được chia theo tỷ lệ số lượng khách trả trên số lượng của dòng hàng trong hóa đơn gốc. Ở lần trả cuối cùng của một mặt hàng, hệ thống lấy phần còn lại (giá trị trên hóa đơn gốc trừ đi các lần đã điều chỉnh) để tổng các lần điều chỉnh khớp đúng hóa đơn gốc, không lệch 1 đồng do làm tròn.
• Hàng trả không khớp với dòng nào trên hóa đơn gốc: hệ thống không tạo hóa đơn điều chỉnh và báo lỗi “Không xác định được dòng hóa đơn gốc tương ứng với hàng trả (dùng điều chỉnh toàn bộ).” Bạn cần lập hóa đơn điều chỉnh toàn bộ thủ công.
• Số lượng trả của một mặt hàng nhiều hơn số lượng trên hóa đơn gốc (ví dụ hóa đơn ghi 0,5 kg, đơn trả ghi 1 kg): hệ thống báo lỗi và không tạo hóa đơn điều chỉnh. Bạn cần kiểm tra lại đơn trả và xử lý thủ công.
• Sản phẩm combo: khi khách trả hàng, bạn chỉ trả được nguyên combo, không trả lẻ từng sản phẩm thành phần trong combo.
  • Nếu hóa đơn gốc hiển thị combo thành 1 dòng (đã tích Hiển thị sản phẩm theo phiên bản quy đổi trên HĐĐT tại tab Thông tin hiển thị), hóa đơn điều chỉnh cũng điều chỉnh combo trên 1 dòng, không tách theo từng sản phẩm thành phần. Số lượng điều chỉnh là số combo khách trả.
  • Nếu hóa đơn gốc hiển thị combo theo từng sản phẩm thành phần (không tích Hiển thị sản phẩm theo phiên bản quy đổi trên HĐĐT), hóa đơn điều chỉnh sẽ điều chỉnh âm theo từng dòng sản phẩm thành phần, giống cách hiển thị trên hóa đơn gốc.
• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: nếu đơn hàng có nhiều đơn trả, hóa đơn điều chỉnh của đơn trả trước phải ở trạng thái hợp lệ thì hệ thống mới tiếp tục phát hành hóa đơn điều chỉnh cho đơn trả tiếp theo.

4. Cài đặt nhận thông báo kết quả

Tại mục Nhận thông báo kết quả tạo và phát hành hóa đơn, bạn bật trạng thái cấu hình để bắt đầu thiết lập về thời gian, email nhận thông báo kết quả xuất hoá đơn.

• Khung giờ: Thực hiện tìm kiếm và chọn các khung giờ trong ngày mà bạn muốn nhận email thông báo.

• Email nhận thông báo: Nhập địa chỉ email sẽ nhận thông báo kết quả tạo và phát hành hóa đơn điện tử. Hệ thống sẽ email tổng hợp kết quả tạo và phát hành hóa đơn tự động vào email này theo khung giờ đã cấu hình.

Bước 4: Hoàn tất cài đặt

• Kiểm tra lại toàn bộ danh mục thông tin đã thiết lập.
• Nhấn nút Lưu ở góc trên bên phải màn hình để lưu lại cấu hình.

Từ thời điểm này, hệ thống Sapo OmniAI sẽ tự động rà soát, khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử ngay khi đơn hàng POS đáp ứng đủ các điều kiện đã thiết lập.