Chuyển đơn nhập hàng sang Sapo Accounting trên phần mềm Sapo OmniAI

Tính năng chuyển đơn nhập hàng từ Sapo OmniAI sang Sapo Accounting giúp bạn giảm thao tác thủ công khi hạch toán. Thay vì nhập liệu thủ công, bạn có thể đồng bộ dữ liệu đơn nhập hàng (bao gồm chứng từ mua hàng, phiếu chi, phiếu nhập kho) chỉ với vài cú nhấp chuột, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.

Điều kiện tiên quyết:

Phần mềm Sapo OmniAI đã kết nối thành công với tài khoản Sapo Accounting - Hộ kinh doanh. Xem hướng dẫn tại đây .
Hoặc phần mềm Sapo OmniAI đã kết nối thành công với tài khoản Sapo Accounting - Doanh nghiệp. Xem hướng dẫn tại đây .
Tài khoản của bạn có quyền truy cập Kho > Nhập hàng > Xem đơn nhập hàng và ứng dụng Sapo Accounting. Xem hướng dẫn tại đây .
Đơn nhập hàng cần chuyển chứng từ phải ở trạng thái Đã nhập.

Bước 1: Truy cập màn hình danh sách đơn nhập hàng

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Quản lý kho > Nhập hàng.
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách đơn nhập hàng trên phần mềm.

Bước 2: Chọn đơn nhập cần thực hiện chuyển sang Sapo Accounting

1. Tìm kiếm đơn hàng

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã đơn nhập, tên, SĐT, mã NCC để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

2. Lọc đơn hàng

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách đơn hàng:
- Lọc theo Trạng thái nhập
- Lọc theo Ngày tạo
- Lọc theo Sản phẩm
- Lọc theo Bộ lọc khác
Sau đó bạn nhấn nút Lọc để hệ thống trả về kết quả tương ứng.

Mẹo:

Bạn ưu tiên đơn hàng theo Trạng thái nhập > Đã nhập để thực hiện chuyển chứng từ.

3. Chọn đơn nhập hàng cần chuyển chứng từ

Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều đơn hàng trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả đơn nhập hàng đang hiển thị trên trang.
Sau đó bạn nhấp vào nút Thao tác khác > Chuyển chứng từ sang Sapo Accounting.
Sau khi chọn, hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn sang màn hình Chuyển chứng từ sang kế toán của ứng dụng Sapo Accounting.

Bước 3: Xác nhận và chuyển chứng từ sang kế toán

Lưu ý:

Trường hợp phiên bản ứng dụng của bạn chưa được cấp quyền truy cập dữ liệu đơn nhập hàng, hệ thống có thể yêu cầu bạn cấp thêm quyền cho ứng dụng bằng cách hiển thị pop-up cảnh báo. Hãy bấm Cập nhật để xác nhận cho phép ứng dụng chuyển dữ liệu nhập hàng sang phần mềm kế toán.

Tại màn hình ứng dụng Sapo Accounting, hệ thống sẽ kiểm tra và hiển thị danh sách các đơn nhập hàng đủ điều kiện đồng bộ.
Hệ thống sẽ phân loại các đơn hàng theo 2 tab trạng thái Đơn đã nhập hàng hoặc Đơn chưa nhập hàng.
Ghi vào dữ liệu kế toán: Bạn chọn đơn vị kế toán đã kết nối để thực hiện hạch toán đơn nhập hàng vào phần mềm kế toán tương ứng.

Trường thông tin	Mô tả
Mã nhập hàng	Mã đơn nhập hàng trên phần mềm bán hàng
Ngày nhập hàng	Ngày ghi nhận đơn nhập hàng trên phần mềm bán hàng
Ngày tạo	Ngày khởi tạo đơn nhập hàng trên phần mềm bán hàng
Nhà cung cấp	Thông tin nhà cung cấp trên đơn nhập hàng (nếu có)
Thành tiền	Tổng thành tiền thanh toán của đơn hàng
Trạng thái trả hàng	Trạng thái thanh toán cho đơn nhập hàng
Trạng thái thanh toán	Trạng thái thanh toán của khách hàng cho đơn hàng
Nhân viên gán cho đơn	Hệ thống ghi nhận tài khoản người dùng thực hiện chuyển chứng từ

Nếu bạn vừa cập nhật thông tin đơn nhập hàng trên Sapo OmniAI và muốn làm mới dữ liệu, hãy nhấp vào nút Cập nhật dữ liệu (ở góc trên bên phải màn hình).
Sau khi kiểm tra danh sách đã chính xác, bạn nhấp vào nút Chuyển kế toán (số lượng đơn) (ở góc dưới bên phải).
Trên pop-up Đã gửi yêu cầu xử lý chứng từ sẽ xuất hiện, thông báo rằng hệ thống đang xử lý hạch toán.
- Kết quả hạch toán chứng từ sẽ được cập nhập tại mục Lịch sử đồng bộ.
- Trong khi chờ đợi, bạn có thể quay lại Danh sách đơn nhập hàng để tiếp tục chuyển chứng từ khác.
Bạn nhấp Tôi đã hiểu để đóng thông báo.

Lưu ý:

Sapo Accounting chỉ thực hiện hạch toán cho các đơn có trạng thái Đã nhập hàng.

Bước 4: Kiểm tra lịch sử đồng bộ

Đối với các đơn nhập hàng ở trạng thái khác nhau, khi chuyển dữ liệu sang phần mềm kế toán sẽ được ghi nhận theo các chứng từ khác nhau:

Trường hợp 1: Đơn nhập hàng chưa thanh toán: Khi thao tác đồng bộ, phần mềm kế toán sẽ hạch toán 1 chứng từ ghi nợ và 1 phiếu nhập kho với thông tin tương ứng.
Trường hợp 2: Đơn hàng đã thanh toán: Khi thao tác đồng bộ, phần mềm kế toán sẽ hạch toán 1 phiếu chi và 1 phiếu nhập kho với thông tin tương ứng.

Mẹo:

Bạn nên chuyển chứng từ đối với đơn nhập hàng ở trạng thái đã thanh toán để phần mềm kế toán hạch toán đầy đủ chứng từ nhất.

Để kiểm tra kết quả của các yêu cầu đồng bộ (thành công hay thất bại), bạn truy cập vào tab Lịch sử đồng bộ chứng từ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Lưu ý:

Các chứng từ được tạo: Khi đồng bộ thành công, hệ thống sẽ tự động tạo/liên kết các đối tượng (Nhà cung cấp, Sản phẩm, Kho, Nhân viên) và tạo ra 1 bộ chứng từ mua hàng gồm 2 loại chứng từ trên phần mềm kế toán:
- Phiếu chi/ Chứng từ ghi nợ (tương ứng với giao dịch thanh toán của đơn hàng)
- Phiếu nhập kho
Trạng thái hạch toán: Tất cả các chứng từ được tạo tự động sẽ mặc định ở trạng thái Chưa ghi sổ. Bạn cần đăng nhập phần mềm kế toán để kiểm tra lại tính chính xác và thực hiện thao tác Ghi sổ.
Ngày hạch toán: Ngày hạch toán của đơn hàng sẽ được ghi nhận theo ngày nhập hàng thành công trên Sapo OmniAI.