Chuyển đơn trả hàng bán từ Sapo OmniAI sang Sapo Accounting HKD

Chuyển đơn trả hàng bán là tính năng giúp bạn đồng bộ dữ liệu đơn khách trả hàng từ phần mềm Sapo Omni AI sang phần mềm Sapo Accounting HKD. Tính năng này giúp tự động hóa quá trình hạch toán kế toán, giảm tối đa thời gian nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và đảm bảo tính liên tục của dữ liệu tài chính.

Điều kiện tiên quyết

Phần mềm Sapo Omni AI đã cài đặt ứng dụng Sapo Accounting.
Ứng dụng Sapo Accounting đã được kết nối thành công với ít nhất một đơn vị kế toán.
Tài khoản người dùng có quyền thực hiện thao tác trên danh sách đơn Trả hàng.

Bước 1: Chọn đơn trả cần chuyển

Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo Omni AI, bạn chọn phân hệ Đơn hàng.
Chọn mục Trả hàng.
Tại danh sách hiển thị, bạn tích chọn các đơn trả hàng cần chuyển sang phần mềm kế toán.
Nhấp chọn Thao tác ở đầu danh sách và chọn Chuyển chứng từ sang Sapo Accounting. Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn sang ứng dụng Sapo Accounting.

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận chuyển dữ liệu

Tại màn hình kiểm tra dữ liệu trước khi chuyển của Sapo Accounting, bạn xem lại danh sách các đơn trả vừa chọn.
Nếu cần điều chỉnh thông tin đơn trả:
- Nhấp vào Mã đơn để mở màn hình chi tiết đơn trả hàng trên tab mới.
- Thực hiện cập nhật thông tin cần thiết và lưu lại.
- Quay lại tab ứng dụng Sapo Accounting, nhấp chọn nút Cập nhật lại dữ liệu để hệ thống đồng bộ thông tin mới nhất.
Kiểm tra toàn bộ thông tin đã chính xác, nhấp chọn nút Chuyển kế toán.

Bước 3: Hệ thống xử lý dữ liệu đồng bộ

Sau khi bạn nhấn xác nhận, hệ thống sẽ tự động xử lý và khởi tạo/liên kết các đối tượng tương ứng trên Sapo Accounting HKD:

Tự động liên kết/tạo mới đối tượng: Sản phẩm, Kho, Khách hàng, Nhân viên tạo đơn, Tài khoản ngân hàng.
Tạo chứng từ tương ứng:
- Đơn trả hàng: Tạo Chứng từ trả lại hàng bán trên Sapo Accounting.
- Giao dịch thanh toán: Tạo Phiếu chi tiền trả lại cho khách hàng.
- Phiếu nhập/xuất kho:
  - Trả hàng không nhập kho: Hệ thống không tạo phiếu nhập/xuất kho.
  - Trả hàng nhập kho toàn bộ: Hệ thống tạo 01 Phiếu nhập kho.
  - Trả hàng nhập kho 1 phần (ví dụ: có hàng bị hỏng/hao hụt không nhập lại): Hệ thống tạo 01 Phiếu nhập kho toàn bộ số hàng trả, sau đó tự động tạo 01 Phiếu xuất kho khác (xuất hàng hỏng hủy) cho phần không nhập kho.

Lưu ý:

Trạng thái ghi sổ: Phụ thuộc vào cấu hình của Sapo Accounting HKD tại thời điểm đồng bộ (Nếu cấu hình là Lưu và chưa ghi sổ, chứng từ sẽ ở trạng thái Chưa ghi sổ; nếu cấu hình là Lưu và ghi sổ, chứng từ sẽ tự động ghi sổ).
Ngày hạch toán: Được ghi nhận theo ngày tạo nhận hàng trả lại cuối cùng.

Bước 4: Xem lịch sử đồng bộ

Tại màn hình ứng dụng Sapo Accounting, nhấp chọn tab Lịch sử đồng bộ trên thanh điều hướng.
Màn hình hiển thị danh sách các lượt đồng bộ cùng các thông tin chi tiết:
- Thời gian chuyển: Thời điểm nhận yêu cầu đồng bộ.
- Người chuyển: Tên tài khoản thực hiện thao tác trên Omni.
- Loại dữ liệu / ID & Mã chứng từ gốc: Thông tin đơn trả hàng bán trên Omni.
- ID & Số chứng từ kế toán: Thông tin chứng từ tương ứng được khởi tạo trên Sapo Accounting.
- Trạng thái chuyển & Chi tiết lỗi: Hiển thị trạng thái Thành công hoặc Thất bại (kèm nguyên nhân cụ thể nếu lỗi).

Trợ lý Sapo