Khi bạn cần trả lại nhà cung cấp các sản phẩm được quản lý theo lô và hạn sử dụng (lô - HSD), Sapo cung cấp quy trình xử lý đảm bảo tồn kho được cập nhật chính xác theo đúng lô hàng đã trả. Quy trình này có thể khác nhau tùy thuộc vào cấu hình quản lý lô của cửa hàng bạn: hệ thống tự động chọn lô theo quy tắc FEFO hoặc bạn cần chọn lô thủ công.

Việc xử lý trả hàng nhập theo lô - HSD đúng cách giúp bạn:

• Quản lý tồn kho chính xác: Đảm bảo số lượng tồn của từng lô hàng được cập nhật đúng sau khi trả hàng.
• Theo dõi hạn sử dụng hiệu quả: Ưu tiên trả các lô hết hạn hoặc sắp hết hạn trước (nếu cấu hình tự động).
• Đối soát dễ dàng: Thông tin lô hàng trả được ghi nhận rõ ràng trên đơn trả hàng nhập.

• Với sản phẩm quản lý theo lô - HSD, bạn vẫn thực hiện tạo đơn trả hàng nhập như sản phẩm thường, chi tiết hướng dẫn bạn xem thêm qua bài viết Hoàn trả đơn nhập hàng trên Sapo OmniAI
• Khác với trả hàng nhập sản phẩm thường, với sản phẩm quản lý theo lô - HSD trả hàng nhập sẽ có bước xử lý khác nhau tùy thuộc vào cấu hình chọn lô của cửa hàng, để biết cửa hàng đang xuất kho theo cấu hình nào bạn có thể xem thêm hướng dẫn Cấu hình chọn lô khi xuất kho trên hệ thống

Trường hợp 1: Cửa hàng cấu hình "Chọn lô tự động" khi xuất kho/trả hàng nhập

Khi cửa hàng của bạn được thiết lập để tự động chọn lô (quy tắc FEFO - Hết hạn trước, Xuất trước), quy trình trả hàng nhập sẽ diễn ra như sau:

Bước 1: Nhập thông tin trả hàng nhập

• Trên màn hình Tạo đơn trả hàng cho đơn nhập [mã đơn nhập] bạn sẽ không cần thực hiện thao tác chọn lô cụ thể cho từng sản phẩm. Dưới tên sản phẩm sẽ hiển thị nút thông báo trạng thái Phân lô tự động màu xanh lá cây
• Nhập số lượng sản phẩm sẽ hoàn trả tại ô số lượng tương ứng với dòng sản phẩm
• Cập nhật thông tin Hoàn tiền, ngay khi bạn nhập số lượng hoàn trả hệ thống sẽ mặc định để Nhận hoàn tiền sau. Bạn có thể bấm chọn Đã nhận hoàn tiền để cập nhật thông tin Hình thức thanh toán, Ngày ghi nhận, Tham chiếu
• Cập nhật Thông tin bổ sung về Mã đơn hoàn trả, Lý do hoàn trả, Tag (nếu có)

Bước 2: Tạo đơn trả hàng nhập

• Bạn bấm chọn nút Tạo đơn trả hàng nhập
• Sau khi bạn lưu đơn trả hàng nhập, hệ thống Sapo sẽ tự động xác định và chọn các lô hàng của sản phẩm đó để thực hiện trả.
• Quá trình lựa chọn này tuân theo các nguyên tắc sau:

1. Xác định lô đủ điều kiện: hệ thống chỉ xem xét các lô hàng còn số lượng có thể trả (nghĩa là Số lượng lô đã nhập trừ đi Số lượng lô đã trả trước đó, nếu có). Các lô đã trả hết sẽ không được xem xét.

2. Ưu tiên theo FEFO (First Expired, First Out) từ các lô đủ điều kiện: Sau khi xác định các lô có thể trả, hệ thống sẽ ưu tiên chọn lô theo thứ tự sau để đạt đủ số lượng bạn muốn trả:

• • Ưu tiên 1: Các lô đã hết hạn. Ưu tiên lấy lô có ngày hết hạn xa nhất -> ngày sản xuất xa nhất -> ngày tạo lô xa nhất.
  • Ưu tiên 2: Các lô còn hạn và có ngày hết hạn gần nhất. Ưu tiên lấy lô có ngày sản xuất xa nhất -> ngày tạo lô xa nhất.
  • Ưu tiên 3: Các lô còn hạn và không có ngày hết hạn. Ưu tiên lấy lô có ngày sản xuất xa nhất -> ngày tạo lô xa nhất.

Bước 3: Kiểm tra lô đã trả

• Sau khi đơn trả hàng nhập được tạo thành công, bạn có thể truy cập vào trang chi tiết của đơn trả hàng nhập.
• Tại đây, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về các lô hàng cụ thể đã được hệ thống chọn để trả cho từng sản phẩm.

Trường hợp 2: Cửa hàng cấu hình "Chọn lô thủ công" khi xuất kho/trả hàng nhập

Khi cửa hàng của bạn yêu cầu phải chọn lô thủ công, bạn cần thực hiện thêm bước chọn lô khi tạo đơn trả hàng nhập:

Bước 1: Nhập thông tin trả hàng nhập

• Trên màn hình Tạo đơn trả hàng cho đơn nhập [mã đơn nhập] bạn nhập số lượng sản phẩm sẽ hoàn trả tại ô số lượng tương ứng với dòng sản phẩm
• Chọn lô cụ thể để trả bằng cách nhấn vào dòng chữ “Chọn lô trả hàng” ngay dưới tên sản phẩm
• Trên màn popup Chọn lô trả hàng hiển thị bạn chọn lô muốn trả và nhập số lượng trả cho từng lô đã chọn.

• Cập nhật thông tin Hoàn tiền, ngay khi bạn nhập số lượng hoàn trả hệ thống sẽ mặc định để Nhận hoàn tiền sau. Bạn có thể bấm chọn Đã nhận hoàn tiền để cập nhật thông tin Hình thức thanh toán, Ngày ghi nhận, Tham chiếu
• Cập nhật Thông tin bổ sung về Mã đơn hoàn trả, Lý do hoàn trả, Tag (nếu có)

Bước 2: Tạo đơn trả hàng nhập

• Bạn bấm chọn nút Tạo đơn trả hàng nhập

Bước 3: Kiểm tra lô đã chọn

• Truy cập vào trang chi tiết của đơn trả hàng nhập vừa tạo.
• Bạn sẽ thấy danh sách các lô hàng cụ thể mà bạn đã chọn để trả cho từng sản phẩm.